Nedávno jsem vedl stále více obchodních hovorů, které mi navzdory tomu, že jsem s chytrými lidmi, zanechávaly špatný dojem. Jistě, volání se zdají docela jednoduché, ale cokoli od technologických závad, kterým by se dalo zabránit až po špatnou správu času, může mít opravdu dopad na dojmy vašich klientů a kolegů z vás (nemluvě o vaší produktivitě).
Stejně jako existují nepsaná pravidla pro e-maily a schůzky, vysvětluji pokyny pro firemní telefonní hovory a konferenční hovory, které by se měli všichni řídit. Tady je produktivnější (a méně nepříjemný) vyžaduje vždy!
Před voláním se dohodněte, která osoba volá a na jakém čísle. Zasílání e-mailů tři minuty po hovoru mělo začít „kde bych vám měl zavolat?“ plýtvá časem každého.
Obecně platí, že pokud žádáte někoho jiného, měli byste mu nabídnout, že mu zavoláte. Pokud pomáháte někomu jinému, požádejte tuto osobu, aby vám zavolala, abyste nemuseli nikoho pronásledovat.
Naplánujte hovor na dobu, kterou potřebujete, a nezapomeňte, že to může být pět, 10 nebo 20 minut. Neměli byste se zaokrouhlovat na nejbližší 30minutový přírůstek.
Pokud víte předem, že se chystáte na hovor pozdě, informujte druhou osobu prostřednictvím e-mailu a nabídněte mu, až budete připraveni.
Pokud osoba, kterou voláte, nepřijme zprávu, nenechávejte zprávu poprvé. Zkuste to znovu o 1 - 2 minuty později, a pokud se mu nedaří, zanechte zprávu a také e-mail, dejte mu vědět, že jste volali, a sdělte, kolik času budete mít k dispozici. Poté už nezavolávejte, pokud to není naléhavé.
Pokud mluví více než dva lidé, vytvořte telefonické připojení předem. Existuje spousta bezplatných služeb, jako je UberConference, které s tím pomáhají.
Udržujte hovor na co nejmenším počtu lidí a ujistěte se, že jsou všichni opravdu potřební. Čím více lidí na lince, tím méně každý věnuje pozornost.
Ujistěte se, že voláte z klidného místa s dobrým signálem. Použití pozemních linek, kdykoli je to možné, pomáhá předcházet problémům se signálem.
Pokud vás chytí na hlučném místě, dejte lidem okamžitě vědět, že budete ztlumení, pokud nebudete mluvit. Je to slušná věc.
Pokud ne telefonujete z telefonu, který používáte pravidelně, ujistěte se, že víte, jak s ním pracovat. To je zvláště důležité při používání neznámého kancelářského telefonního systému.
Nedoporučuji používat diapozitivy k prezentaci hovoru, pokud nemáte demo, ale pokud ano, neposílejte je e-mailem. Místo toho použijte službu sdílení obrazovky, jako je GoToMeeting nebo Screenleap, abyste zajistili, že se lidé nebudou dívat, skákat dopředu a pak přestat věnovat pozornost.
Pokud používáte službu sdílení obrazovky, ujistěte se, že funguje před zahájením hovoru a zda vaše protějšky mají nainstalované vše, co by potřebovaly před zahájením hovoru.
Pokud se setkáváte s lidmi poprvé, nebo pokud chcete, aby lidé věnovali pozornost, zvažte videokonference.
Stejně jako u schůzek začněte včas. Čekání na nosítka je povzbuzuje.
Pokud se připojujete ke konferenčnímu hovoru, okamžitě se představte, takže nikdo není překvapen, že jste poslouchali tři minuty o tom, co považovali za konverzaci jeden na jednoho.
Pokud se někdo připojí pozdě, nezachyťte ho. Ztrácí čas všech ostatních. Povzbuďte tuto osobu, aby na konci hovoru někoho dohlédla a zjistila, co zmeškalo.
Uveďte přehled o tom, kdo jste a proč voláte během prvních 120 sekund hovoru a poté stanovte svůj program nebo cíl. Ostatní účastníci hovoru by měli okamžitě vědět, co od nich chcete.
V prvních několika minutách každého hovoru potvrďte, jak dlouho musí všichni mluvit, abyste mohli konverzaci odpovídajícím způsobem spravovat.
Pokud máte na lince více než tři osoby, měl by organizátor rychle zavolat, aby se ujistil, že jsou všichni, a pokud možno je krátce představit.
Individuální úvody chodíte pouze tehdy, pokud to pomůže podnikům dosáhnout úspěchu, a zohlední to ve vaší agendě. Jinak ztratíte spoustu času.
Pokud se nejedná o výzvu, abyste se podělili o své zkušenosti, neměli byste mluvit déle než 70% času. Pokud je na lince mnoho lidí, klesne toto číslo na 25%.
Udržujte své věty krátké a pauzu mezi nápady pravidelně. To umožní lidem skočit nebo položit otázky.
Pokud jste organizátorem volání, je vaší úlohou vyzvat lidi, aby se účastnili, pokud nemluví a někdo jiný monopolizuje konverzaci.
Použijte tlačítko ztlumení strategicky. Pokud jste na 90% hovoru ztišeni, pravděpodobně nebudete plně věnovat pozornost.
Nebuďte osobou, která kontroluje e-maily, a musí si položit otázku, aby se opakovala. Pokud zjistíte, že během většiny vašich hovorů kontrolujete e-maily, jsou buď příliš dlouhé, jsou do nich zapojeny příliš mnoho lidí, nebo se jich nemusíte účastnit.
Pět minut před koncem hovoru varujte všechny, že je to zabalené, a zeptejte se, pokud máte nějaké dotazy. Nenechte ho běžet, pokud je to vůbec možné - je neúcta k času ostatních lidí.
Během hovoru sledujte další kroky a poté je posílejte e-mailem jako připomínku.
Řekni nám! Jaké je vaše oblíbené pravidlo telefonního hovoru? Něco, co nám chybělo?
