Konečně! 23 nepsaných pravidel e-mailu

Teprve když jsem pomohl svému bratrovi ve škole ve škole (ehm, nastavit) svou doručenou poštu a vysvětlil některé nuance této všudypřítomné metody komunikace, uvědomil jsem si, kolik nepsaných pravidel e-mailu se v průběhu let vyvinulo.

Některé z nich jsou docela zřejmé, ale stojí za to je opakovat (protože stále vidím lidi, jak je občas porušují). A další nejsou okamžitě intuitivní - ale pokud by se to všeobecně řídilo, pomohlo by nám všem lépe poslat a odpovědět na e-mail.

Takže je dávám písemně. Prohlédněte si seznam a opakujte po mně: „Vážně přísahám, že budu navždy dodržovat pravidla e-mailu.“

Váš předmět by měl být vždy popisný. „Úvod“ není dostatečně popisný. „Úvod: Alex (Muse) // Jennifer (XYZ Co)“ je lepší.
Udržujte každý e-mail co nejkratší; šetří vám to čas a co je důležitější, respektuje čas příjemce.
Čím rychleji reagujete, tím kratší je vaše odpověď.
Pokud příjemce neočekává tento e-mail, vždy uveďte jeden řádek kontextu. To platí stejně pro první e-maily („Zde jsme se setkali“), jako pro e-maily někomu, se kterým pravidelně pracujete („Tento e-mail je o další fázi projektu, na kterém společně pracujeme“).
Vložte do e-mailu své „zeptejte se“ nebo „akční položky“, nikoliv poslední, a upřesněte je. Příjemci by mělo být okamžitě jasné, co chcete.
Pokud existuje termín, řekněte to. Pokud žádost není naléhavá, řekněte to.
Pokud nepotřebujete odpověď a e-mail je pouze FYI, řekněte to.
Uveďte co nejkonkrétnější otázky. „Co si o návrhu myslíte?“ Není dobrá otázka. "Můžeme pokračovat s návrhem prodejce na 20 000 $ do pátku?" Je lepší.
Pokud je to možné, použijte odrážky nebo číslované seznamy. Ty se snadněji sbírají než bloky textu.
Když je něco opravdu důležité, tučně.
Nepoužívejte nadměrně tučně ve svých e-mailech.
Používejte čitelná písma. Comic Sans není čitelné písmo.
Pokud obdržíte dotaz od někoho jiného, ale nemůžete okamžitě odpovědět, odpovězte a dejte mu vědět, až se k tomu dostanete. To vám ušetří přihlašovací e-maily a pomůže druhé osobě naplánovat.
Vždy CC minimální počet lidí potřebných k provedení práce. Čím více lidí v e-mailovém řetězci, tím menší pocit odpovědnosti odpovídá.
„Odpovědět všem“ použijte, pouze pokud je to skutečně potřeba. Nikdo nemá rád toho člověka, který ucpává doručenou poštu celého oddělení.
Pokud je někdo v e-mailové diskusi, kterou již nemusí používat, přesuňte danou osobu do BCC ve vaší další odpovědi a řekněte to v prvním řádku e-mailu. ("Sam, díky za představení Mary a mě - přesunu tě do BCC a vezmu to odtud.")
Vždy provádějte dvojitá úvodní přihlášení. Pokud tak neučiníte, lidé se od vás začnou bát slyšet.
Neupravujte vlákno na jedno téma, abyste diskutovali o jiném tématu. Místo toho spusťte nové vlákno e-mailu s příslušným řádkem předmětu a příjemci.
Nepohazujte. Nikdo nepotřebuje e-mail s adresou 20. „Tohle mě také skvěle vypadalo!“.
Pokud odesíláte e-maily pro obchodní účely, vložte do zápatí své kontaktní informace a název. Čím jednodušší, tím lepší.
Pokud odesíláte e-mailem velmi zaneprázdněné osobě, je naprosto přijatelné a do jisté míry se očekává, že původní e-mail zašlete zpět s následnou zprávou po týdnu nebo dvou. Většina zaneprázdněných lidí vyžaduje alespoň jednu z nich. Nedělejte více než tři.
Není přijatelné sledovat e-mail do 48 hodin, pokud to není skutečně naléhavé. Mnoho lidí považuje e-mail za formu korespondence a může mít jednoduše vyšší priority, než aby vám hned odpovědělo.
Pokud obdržíte nebo chcete odeslat rozzlobený e-mail, počkejte na něj. Pokud je to naléhavé, místo toho telefonujte.