Před několika týdny jsem psal o nepsaných pravidlech e-mailu a byl jsem odfouknut, kolik lidí to považovalo za užitečné. Ukázalo se, že existuje spousta pravidel, z nichž bychom mohli všichni těžit z získání papíru!
S ohledem na to udělám několik dalších seznamů, počínaje druhým největším bodem bolesti v kanceláři: schůzky. Přečtěte si o nezbytných pravidlech, jak vést úspěšné setkání, a kolegové všude vám děkují.
Než naplánujete schůzku, ujistěte se, že opravdu potřebujete schůzku. Lze to vyřešit telefonicky nebo e-mailem do 10 minut?
Každé setkání by mělo mít účel: Buď se musíte rozhodnout, nebo dokončit akci společně. Aktualizace se může téměř vždy uskutečnit e-mailem.
Neplánujte více času, než potřebujete. Většina schůzek je naplánována na celou hodinu, kdy by měly být 20 minut, 30 minut nebo 45 minut - max .
Začněte včas. Nečekejte na nosítka - jen je povzbuzujete.
Konec včas. Říká: „Vím, že všichni musíme toho hodně udělat, takže to zkusíme udržet do 30 minut, “ připomene lidem, že chcete efektivní setkání stejně jako oni.
Pozvěte pouze lidi, kteří tam absolutně potřebují být. Čím více lidí na schůzce, tím méně je hotovo.
Ke každé schůzce by měl mít někdo předem jasně přiřazeno její spuštění. Pokud to nejste vy, pojmenujte někoho jiného (a ujistěte se, že osoba ví, že má na starosti).
Na začátku schůzky pečte pár minut na chit-chat. Jsme lidé, ne roboti, a budování vztahů s kolegy pomáhá podnikání hladce.
Pokud chcete, aby si lidé něco předem přečetli, je odeslání alespoň tři hodiny dopředu dobré, a den předtím je lepší. Odeslání 20 minut před je zbytečné.
Zarezervujte si schůzkový prostor v předstihu, nebo si udělejte 10 minut před schůzkou, abyste si to přišli. Putování po halách s každým v závěsu ztrácí čas každého.
Stanovte si agendu a sdílejte ji na začátku schůzky, aby všichni udrželi přehled.
Pokud chcete, aby lidé věnovali pozornost, nedávejte jim na začátku schůzky několik letáků. Začnou je listovat skrz ně a budou rozptýleni.
Během schůzky nekontrolujte telefon nebo e-mail. Každý může říct, co děláte, a začnou dělat totéž.
Během schůzky sledujte další kroky. Po akci by měly být všechny položky akce zaslány jako připomenutí.
Akční položka bez někoho, kdo je k ní přiřazen, je bezcenné. Ve většině případů je nutná také lhůta.
Pokud někdo mluví příliš mnoho, odřízněte ho (pěkně). Podobně, pokud někdo mluví příliš málo, zkuste ho zapojit.
Pokud konverzace zmizí z tématu, je pro vás přijatelné a nezbytné, abyste ji znovu zapojili. Jednoduchý, „Pojďme si naplánovat čas, abychom to probrali později, pokud je to užitečné, protože zbývá už jen 10 minut“, funguje perfektně.
Pokud schůzka trvá déle než hodinu, naplánujte si čas na přestávky a předem o nich informujte účastníky. Vědí, že si mohou zkontrolovat svůj e-mail za 45 minut, pomůže jim to soustředit se nyní.
Sledujte řeč těla. Můžete snadno zjistit, zda se lidé nudí, jsou uvolněni nebo mají pocit, že jejich čas ztrácí čas, pokud to hledáte.
V případě potřeby přiřaďte poznámkový blok, abyste se mohli soustředit na spuštění schůzky.
Pravidelně posuzujte, zda jsou ve vašem kalendáři vůbec potřeba opakující se schůzky, a pokud ano, zda formát, délka a účastníci přispívají k jejich účinnosti. Pokud ne? Změňte je!
