Jen jsi zamumlal? Nejste sám. Navzdory skutečnosti, že jsme k našim telefonům připojeni 24/7, mnozí z nás skutečně nenávidí jednu funkci, pro kterou jsou určeny: uskutečňování a přijímání hovorů.
Chápu to. Přerušení pracovního dne za účelem účasti na telefonním hovoru, ke kterému mohlo dojít prostřednictvím e-mailu - možná mnohem efektivněji - může být nepříjemné.
Ale co s tím můžete přesně udělat? Musí být zdvořilejší a profesionálnější způsob, jak se vyhnout telefonickému rozhovoru, než slovy: „Ne, děkuji, raději bych poslouchal zvukovou stopu hřebíků na tabuli po dobu osmi hodin, “ ne?
Ano, opravdu existuje. Pokud jste jedním z mnoha lidí s averzí k telefonu, tady je průvodce založený na tom, co jste v pokušení říci, když vás někdo požádá, abyste „skočili do telefonu“ - stejně jako co stojí za těmito pocity (a ty víte, co byste měli místo toho říct).
Jste v pokušení říct … "Budu zapomenout na všechno, co mi řekneš, takže bys mi mohl poslat emailem"
Telefonní hovory mohou být efektivní - ale pouze pokud jste aktivně zapojeni do toho, o čem se diskutuje. Pokud tak neučiníte, všechny ty klíčové kousky pravděpodobně spadnou z vašeho mozku, jakmile zavěsíte.
Mohl byste si dělat poznámky? Absolutně. Ale pokud jste něco jako já, vrátíte se k těm čmáranicím na konci vaší konverzace a nemáte ponětí, co ve skutečnosti někdo z nich znamená. Nebo můžete ztratit pozornost během tohoto dobře zamyšleného telefonního chatu a rozhodnout se procházet Twitter nebo zapisovat svůj seznam potravin namísto aktivního poslouchání tématu po ruce (ehm, provinile za poplatek).
Ať tak či onak, tento telefonní hovor skončí ztrátou času, protože jste ve skutečnosti nezachovali žádné důležité informace.
To je jeden z mnoha výhod e-mailu. Máte dokumentaci, kam se můžete vrátit, kdykoli ji budete potřebovat - a můžete si být jisti, že je přesná (na rozdíl od vašeho čmáranice slunečnice s kryptickou poznámkou, která říká: „Zeptejte se Jim!“ Vedle ní).
Naštěstí pro vás, je to naprosto ospravedlnitelné důvody, o které se můžete opírat, když ji potřebujete.
Jo, a pokud vaše pokusy o útěk z tohoto telefonního hovoru nehrají, jak jste doufali? Udělejte si chvilku a stěžujte si, a pak se ujistěte, že jste připraveni poslouchat (jen přemýšlejte - nechcete na telefon dvakrát poskakovat, protože jste poprvé zmeškali věci!). Pokračujte také v této konverzaci e-mailovým shrnutím, které zdůrazňuje akční položky - takže stále máte písemný záznam, ve který jste doufali.
Řekněte to místo toho
"Pokud je to možné, rád bych zahájil tuto konverzaci prostřednictvím e-mailu." Tímto způsobem mám poznámky, na které se mohu vrátit a mohu je snadno opakovat u kohokoli jiného, kdo musí být v poznání. Pokud si stále myslíme, že je nutné zavolat i po sestavení této základy, můžeme si vybrat čas na chat. “
Jste v pokušení říct … "Mám noční můry o tom, že se mě chcete zeptat na něco, na co nemůžu odpovědět"
Odložte na chvíli své vlastní ego a přiznejte si to: Část toho, co dělá telefonní hovory tak zastrašujícími, je to, že k nim dochází v reálném čase.
Musíte na nohou myslet mnohem více, než kdybyste jednoduše reagovali na e-mail, který vám poskytne dostatek času na to, abyste se zeptali svého kolegy nebo se obrátili na společnost Google.
Takže pokud jsou vaše nervy inspirující k tomu, abyste zůstali daleko, daleko od telefonního rozhovoru, odpověď, jako je ta dole, vám snad pomůže vyhnout se obávanému živému chatu - bez očividného přiznání vlastních nejistot.
A hej, někdy se vyplatí vytlačit se z pohodlí. Nezapomeňte, že pokud budete mít otázku, na kterou neznáte odpověď, můžete se vždy podělit o to, že s nimi budete muset e-mailem kroužit zpět.
Řekněte to místo toho
"Chci se ujistit, že jsem připraven vám poskytnout všechny potřebné informace." Nevadilo by vám poslat e-mailem otázky, na které chcete odpovědět? Odpovím na to, co umím, e-mailem, a pokud to bude nutné, můžeme naplánovat hovor a prodiskutovat zbytek. “
Jste v pokušení říct … "Ugh, já opravdu nemám rád mluvit s lidmi"
Řekněme to jen rýčem rýčem - telefonní hovory mohou být opravdu velkou bolestí v tom, co víte.
Máte dostatek schůzek a závazků, které vám brání v harmonogramu, a poslední věcí, kterou chcete udělat, je znovu strhnout vaši pozornost z vaší skutečné práce , abyste se mohli účastnit konverzace, kterou byste mohli řešit e-mailem ve svém vlastním čase.
Samozřejmě, že retort, který nese holé skutečnosti, že byste raději s nikým nemluvit, pravděpodobně nebude příliš dobře.
Zarámujte svou odpověď trochu pozitivněji tím, že vysvětlíte, že máte něco, na co se v tuto chvíli musíte soustředit, a pokud je to možné, raději byste upřednostňovali e-mail. Stále vás to přesvědčí - způsobem, který vás nutí, abyste se nezdáli být tak velcí.
Řekněte to místo toho
"Jsem uprostřed velkého projektu a právě se na to zaměřuji právě teď." Pokud byste chtěli, klidně mi sem pošlete své mluvící body a v e-mailu se budu zabývat tím, co mohu. Pokud si stále myslíte, že je třeba zavolat později, můžeme si to naplánovat až poté, co se tento projekt zalomí. “
O všech těchto odpovědích si všimnete něčeho: Stále jim dává možnost telefonického chatu, pokud je to nezbytně nutné.
Nesnažím se vás tu zradit, slibuji. Je však důležité si uvědomit, že někdy jsou telefonní hovory opravdu potřeba.
Mohou být efektivnější a efektivnější než desítky e-mailů odesílaných sem a tam. A některé konverzace vyžadují, aby lidský prvek mluvil nahlas něco - jako by poskytoval tvrdou zpětnou vazbu nebo mluvil o konfliktu na pracovišti. Navíc, schopnost hop na telefonu je důležitá dovednost v mnoha pracovních místech - například v prodeji - a v konečném důsledku klíčová pro váš úspěch.
To však nic nemění na skutečnosti, že existují telefonní hovory, které stojí za to proměnit v e-mailové výměny. V těchto scénářích použijte odpovědi, které jsem zde nastínil, a doufejme, že se vyhnete obávanému telefonu způsobem, který je stále zdvořilý, profesionální a produktivní.
