Pokud jste někdy pracovali v kanceláři, víte, že schůzky jsou černou ovcí pracovních úkolů. Rádi je nenávidíme a snažíme se je navždy eliminovat, a přesto je stále máme - znovu a znovu, dokud nenajdeme sami sebe, přemýšleli, proč v nich trávíme tolik času.
Každý má svá tajemství, pokud jde o orientaci v obtížné krajině schůzek (a některé jsou lepší než jiné).
Takže jsem zaokrouhlil strategie pro snížení vaší pracovní zátěže (a zvýšení vaší produktivity) od čtyř úspěšných vedoucích společností. Kdo ví, můžete si vyzkoušet jednu z těchto taktik ve své vlastní kanceláři!
1. Vytvoření časového rozvrhu „Bez schůzky“
Toto je nejstarší a nejjednodušší trik v knize pro každého, kdo se snaží naplánovat práci na hlavu.
A pracoval pro Andrew Fingerman, generální ředitel společnosti PhotoShelter:
"Už něco přes rok jsem odmítl uspořádat schůzky před polednem." Dopad na moji produktivitu byl ohromující. Jako někdo, kdo má také ADHD, jsem zjistil, že ráno jsou nezbytná pro práci, která vyžaduje mou nejvyšší úroveň kritického myšlení. Takže, pokud se někdo zoufale potřebuje se mnou ráno setkat, téměř vždy odmítám a místo toho se zeptám, jestli si můžeme vybrat čas odpoledne. Jedinou podmínkou, pro kterou se jeskyně chystám, je, pokud se setkání dokonale přizpůsobí mým hlavním prioritám. “
V Museu jsme přijali podobnou strategii implementací „Vítězných středisek“, kde od 9:00 do 13:00 ve středu nesmí nikdo ve společnosti naplánovat schůzky.
"Nejčastější stížnosti byly, že lidé neměli dost konzistentního času na přemýšlení, protože setkání by tak často přerušovala jednání, " říká naše viceprezidentka pro lidi a talent Toni Thompsonová. "Existuje několik schůzek, které mi lidé řekli, že se nemohou zastavit, ale pokud úsilí sníží i 70% neproduktivních schůzek a nahradí je spoustou produktivity, kreativity a zdravého rozumu zaměstnanců, vyplatí se to."
2. Setkání pouze jeden den v týdnu
Mattan Griffel je spoluzakladatelem a jednatelem společnosti One Month. Aby vyřešil své vlastní problémy se zasedáním, rozhodl se, že spíše než blokuje určité časy, blokuje každý den kromě jednoho.
Na rozdíl od vlastního systému Muse pořádá Griffel schůzky pouze ve středu: „Nedělám z toho moc. Pokud někdo v úterý požádá, aby si vzal kávu, zeptám se, jestli místo toho funguje středa. Pokud je tato středu úplně rezervovaná, zeptám se na příští středu (někdy musím rezervovat dvě nebo tři středy ven), “říká v nedávném článku Forbes . Překvapivě jednoduché, že?
Výsledek, jak zjistil, není jen obrovský čas na soustředění se na jiné úkoly, ale to, že „nutit lidi, aby počkali, až ve středu, často odfiltrují nedůležité schůzky. Vyloučí to lidi, kteří chtějí trochu času, ale nechtějí na to čekat nebo pracovat ve vašem rozvrhu. To je pro mě skvělé, protože se s těmito lidmi stejně nechci setkat. “
3. Pravidelná revize kalendáře
"Pravidelně jsme čtvrtletně přehodnocovali schůzky, abychom v případě potřeby přepracovali plány schůzek, " říká Dinah Alobeid, ředitelka komunikace ve skleníku. To znamená, že v každé čtvrtině se každý ve společnosti dívá na svůj kalendář a rozhoduje, zda lze určité diskuse přesunout na jiný kanál.
Můžete to snadno udělat podle vlastního rozvrhu. Abychom pomohli s omezením toho, které schůzky se konají a neuskutečňují, navrhuje Alobeid zkrácení časového rámce: „Začněte 30minutovými schůzkami a pokud možno je zkraťte na 20 minut; to samé platí po dobu 60 minut, proč nezkusit 45? “Možná zjistíte, že toho můžete dosáhnout i za kratší dobu, pokud ne prostřednictvím e-mailu nebo dokumentu Google.
Také říká: „Trávit čas v pondělí zmapováním toho, čeho chcete tohoto týdne dosáhnout a které schůzky je třeba udělat, aby se práce dokončila a posunout určité projekty vpřed.“ Pokud se necítí v souladu s vašimi prioritami, odeberte je jim.
4. Uspořádání vymazání schůzky
Alex Villa, provozní ředitel společnosti Healthify, se výše uvedenému věnuje ještě dále tím, že ve své společnosti zorganizuje „očištění schůzek“:
"Jedná se o konkrétní časový bod každých šest až devět měsíců, kdy odstraníme 100% opakujících se schůzek a stanoví pravidla, podle kterých je lze přidat zpět."
Co přesně tedy představuje navrácení schůzky zpět do kalendáře pro Villa a jeho tým? „U jednorázových schůzek a schůzek s klienty můžete schůzku ponechat nebo odstranit podle svého uvážení. Smazané schůzky nelze přidat zpět po dobu nejméně dvou týdnů. Po těchto dvou týdnech můžete schůzku znovu přidat, pouze pokud většina účastníků aktivně požádá o její navrácení (lobování za vaše vlastní schůzky je zakázáno!) “
Odpověď v jeho společnosti byla neuvěřitelně pozitivní, přestože byla taková zastrašující žádost: „Každý ji miluje a nemůže se dočkat, až všechno smaže. Bez uznání problému začnete mít nepříjemnou situaci, když nikdo nechce být tím, kdo řekne: „Toto setkání není užitečné, můžeme to prostě zrušit?“ Nakonec procházíme cykly optimálního výkonu, kdy lidé dosáhnou dobré rovnováhy, že jsou schopni spolupracovat, a přitom mají čas na individuální práci. “
Přestože je pro každého s tímto plánem na palubě každý, může být obtížné, stojí za to otestovat menší schůzky. Promluvte si se svými spolupracovníky o odstranění neodkladných ohlášení na pár týdnů a zjistěte, zda to vůbec nepříznivě neovlivní vaši práci.
Řešení přetížení schůzky skutečně znamená upřednostnit vaše pracovní vytížení, a proto jsou výše uvedené strategie tak efektivní.
