Vytvořili jste, co považujete za perfektní e-mail. Je to přátelské - ale ne příliš přátelské. Je to dobře organizované s tučnými sekcemi a odrážkami. Dokonce jste hodil rozkošný emodži pro dobrou míru.
Stisknete tlačítko „odeslat“ na své mistrovské dílo a počkáte, až se nevyhnutelné odpovědi začnou válcovat. Počkáte hodinu, pak čtyři hodiny, pak dva dny. Všechno, co jste slyšeli v reakci na vaši dokonale vyleštěnou zprávu? Cvrčci - a zvuk tvé vlastní frustrace se odráží v mozku.
Co dává? Mysleli jste si, že jste dodržovali všechna vyzkoušená a pravdivá pravidla pro e-maily. Čtyřnásobně jste zkontrolovali, že jste jej odeslali správným příjemcům. Dokonce jste si ji přečetli 800krát, abyste se ujistili, že nic nemůže být vykládáno jako hrubé nebo pasivní agresivní. Proč tedy dostáváte jen rádiové ticho na oplátku?
Zpomalte - možná to budete přehánět. Ve skutečnosti je možné, že váš e-mail je příliš dlouhý .
Příliš dlouho?
Jste nadšeni, když se musíte brodit e-mailem, který je tak hustý, že vám dává křeč z rukou tolik rolování? Asi ne. Šance jsou, vaši příjemci se cítí stejně.
Podle výzkumu prováděného e-mailovou příponou Boomerang je ideální délka někde mezi 50 a 125 slovy. Zprávy v tomto rozmezí poskytly míru odezvy nad 50%.
Jak přesně tato délka vypadá? Podívej se zpět na „Příliš dlouho?“ A pak zastavte oči přímo tady . To je 87 slov, což je plácnutí uprostřed rozsahu, ve kterém chcete být.
Boomerang zjistil, že míra odezvy klesla z 50% u 125-slovních e-mailů na 44% u e-mailů o 500 slovech. Pro zprávy, které byly neuvěřitelných 2 500 slov nebo více? Míra odezvy byla skutečná nosedive - pod 35%.
Víš co myslím? Ty dlouhé zprávy, které jste vyhodili, pravděpodobně lidi roztrhají. Lepší je udržet si věci krátké (ale ne příliš krátké - přece jen chcete zůstat nad těmito 50 slovy).
Jak zmenšit vaše e-maily
"Ale všechno, co říkám, je super důležité, " mumláte si právě teď. Věřte mi, chápu to - sám mohu být docela horlivý spisovatel. Nicméně, protože jsem se živil provázáním dopisů, podařilo se mi naučit několik triků a taktik, které mi pomáhají udržet délku pod kontrolou.
1. Hledejte čárky
To je jeden z mých oblíbených triků, které mám použít, když vím, že musím zkrátit nějaké psaní. Prohledávám zpět celý kus a udržuji oči oloupané o čárky. I když mohou být často zařazeny do seznamů, najdete je také po mnoha krátkých úvodních větách (už jsem jich v tomto článku použil docela dost).
Když se snažíte udržet věci krátké, lze tyto věty snadno odstranit - aniž byste obětovali svou celkovou zprávu. Od frází typu: „Jen aby bylo jasno“, až po „V případě, že by vás to zajímalo“, až po jednoduché „Netřeba říkat“, jsou to zbytečné kvalifikace, které přijímají pouze cenné nemovitosti.
2. Odstraňte přídavná jména a příslovce
Odstranění květinových přídavných jmen a zbytečných příslovek z vašeho nepříjemně dlouhého e-mailu může způsobit jeho zkrácení. Chceš příklad? Odstraňte je z první věty a zůstane vám „Smazání přídavných jmen a příslovek z vašeho e-mailu může být kratší.“
Ano, mohou do vašich zpráv přinést trochu přátelskost a konverzační tón. Ale pokud se snažíte snížit počet slov, měly by být jednou z prvních věcí, které musíte udělat. Koneckonců, je naprosto možné psát kratší e-maily bez toho, aby vypadaly tak chladně nebo hrubě.
3. Upřesněte své zaměření
Pokud projdete oběma těmito kroky a stále se ocitnete nad limitem 125 slov, můžete se pokusit pokrýt příliš mnoho. Bylo by lepší rozdělit věci do různých kratších zpráv?
Namísto toho, aby celý tým poslal rundown, který diskutuje podrobnosti o vašem nedávném projektu, žádá nápady pro firemní piknik a také všem připomíná, že se blíží narozeniny vašeho šéfa, vyberte jedno téma a držte se ho. Váš e-mail bude nejen kratší, ale také přehlednější.
Vezměte to ode mě, vím, že zkrácení vašeho psaní není vždy snadný úkol - existuje důvod, proč ho William Faulkner označil jako „zabití vašich miláčků“.
Pokud se stále snažíte vyhýbat se psaní války a míru , zeptejte se sami sebe: Pokud je toto téma tak masivní, je nejvhodnější e-mail? Nebo byste měli zvednout telefon, naplánovat schůzku nebo dokonce vytvořit dokument Google, kde by všichni mohli spolupracovat - namísto ucpávání všech doručených?
Uvedení tohoto předchozího zvážení spolu s výše uvedenými třemi tipy bude znamenat, že vaše e-maily jsou stručné, do té míry, a co je nejdůležitější, odpověděly.
