Dostal práci? Ten, který zahrnuje počítač, připojení k internetu a stůl?
Tento rok pravděpodobně pravděpodobně napíšete e-mail v hodnotě románu - při řešení asi 100 e-mailů denně.
Myslím, že se můžeme všichni shodnout: Přetížení e-mailem dosahuje horečky. (A ne dobrá horečka, jako diskotéka nebo kravský zvonek. Špatná horečka. Jako tyfus.)
Stejně jako většina lidí jsem strávil značné množství času přemýšlením o tom, jak organizovat e-maily, určovat priority e-mailů a reagovat na e-maily rychleji. Ale v poslední době zvažuji zajímavější otázku: Jak mohu „školit“ lidi (samozřejmě jemně a láskyplně), aby mi posílali méně e-mailů na první místo?
Zde jsou tři mé oblíbené techniky.
Jsou to revoluční koncepce? Spíš ne. Jsou to rozumné, rozumné připomenutí? Myslím, že ano. A pokud souhlasíte, doufám, že mi pošlete e-mail a řeknete mi o tom všechno. (Jen si dělám srandu. Úplně.)
1. Neodpovídejte na každý e-mail hned (nebo vůbec)
Může to znít kontraintuitivně, ale když se do toho opravdu pustíte, spousta „naléhavých e-mailů“ má tendenci se vyřešit bez vaší pomoci.
Příklad: Asi jednou denně dostanu šílený e-mail od krásného klienta, kolegy nebo zákazníka, který říká něco jako:
"Alexi!" Pomoc! Snažím se to udělat _________, ale nemohu si vzpomenout, co jsi mi řekl o _________. Můžeš mi to znovu připomenout? “
Asi 90% času, pokud budu čekat hodinu nebo dvě a neudělám vůbec nic, ten samý člověk napíše zpět a řekne:
"Alexi!" Hurá! Přišel jsem na to. Moje chyba. Nevadí!"
Rozhodnete-li se neodpovídat okamžitě, „trénujete“ lidi, aby byli více soběstační - a přitom vytvářeli rozumná a realistická očekávání, jak rychle budete moci odpovědět.
Zde samozřejmě používejte zdravý rozum. Pokud pracujete v pozici zákaznického servisu - a klíčovým prvkem vaší práce je rychlá reakce na lidi, kteří potřebují vaši pomoc - pak bude vaše definice „kdo potřebuje moji pomoc“ samozřejmě jiná, než je definice někoho jiného.
Ale bez ohledu na to, jakou práci máte, můžete zkusit tento další krok.
2. Vytvořte automatickou odpověď s užitečnými odpověďmi na často kladené otázky
Vytvořte si seznam nejčastějších dotazů, které vám lidé denně zasílají e-mailem. Poté své odpovědi pište do automatické odpovědi, která lidem dává přesně to, co potřebují.
Je to vysoce efektivní a znovu vysílá jemnou zprávu, kterou si vážíte lidí, kteří jsou ochotni si pomoci.
Zde je jednoduchý příklad:
Zdravím!
Děkujeme za psaní.
Pokud čtete tato slova, znamená to, že jsem ve velkém, vzrušujícím projektu - jsem na kolena - a nebudu svůj e-mail kontrolovat několik hodin.
Ale díky magii e-mailu vám mohu pomoci právě teď!
Pokud e-mailem nastavujete schůzku:
Použijte prosím můj online plánovací nástroj zde. Je to nejlepší způsob, jak uzamknout čas.
Pokud e-mailem zasíláte aktualizaci stavu projektu XYZ:
Podívejte se prosím na aktuální časovou osu zde.
Pokud máte velmi časově citlivou otázku:
Vyzvánějte prosím mou buňku na ### - ### - ####. Nebo se projděte k mému stolu ve třetím patře. Budu kolem.
3. Odpovězte s prohlášeními, ne více otázkami
Pokud své e-maily uzavřete otevřenými otázkami, jako jsou tyto:
"Kolik času si myslíte, že bychom měli mít oběd?"
"Pamatujete si, jak aktualizovat web, nebo potřebujete pomoc?"
"Jak si myslíte, že bychom měli pokračovat odtud?"
Vaše dotazy vygenerují pouze více e-mailů a ještě více otázek, které vyžadují vaši nepřetržitou myšlenku a pozornost.
Namísto otevřené otázky zkuste své e-maily ukončit jasným prohlášením, například:
"Pojďme na oběd ve 12:30." Uvidíme se v Café Luna. “
„Až budete připraveni aktualizovat web, zde je průvodce WordPress a odkaz na pokyny pro budování značky naší společnosti. Jsem zde, pokud potřebujete další pomoc. “
"Znovu se připojíme za jeden týden." Zavolám vám příští pondělí v 10:00. “
Pokud to, co navrhujete, nefunguje pro vaše příjemce, dobře, dají vám vědět! Ale většinu času budou vděční za vaši přesnost. Odstraňuješ pro ně duševní legování - nemluvě o dlouhém řetězci zbytečného zády a forthing.
Chcete-li to shrnout vše?
Pokud chcete školit lidi, aby vám posílali méně (a lepších) e-mailů: Modelujte chování, které chcete vidět na světě.
Pokud si zvyknete posílat e-maily přátelům a kolegům a žádat o radu o věcech, které by pravděpodobně mohly být jen Googlem, pak vám ostatní pravděpodobně udělají totéž.
Pokud píšete dlouhé e-mailové zprávy, které vás baví, skládejte puzzle, dostanete odpovědi, které jsou stejně mystifikující.
Ale pokud jste ohleduplní a výstižní, pak zvýšíte laťku pro všechny ve svém kruhu - učíte ostatní přesně o tom, jak se s nimi chcete zacházet.
Buďte tedy jasným a důsledným učitelem. Vaše doručená pošta (a psychika) vám poděkují.
