Leslie, výkonná ředitelka neziskové organizace, chtěla znovu vydat brožuru pro program organizace, který pomáhá ohroženým pobytům mládeže ve škole, a pověřila Emmu, vedoucí kanceláře.
Emma strávila hodiny aktualizací obrázků, barev a písem. Byla hrdá na svůj odvážnější, jasnější vynález, nadšený, že ji předvedla svému šéfovi.
Když to však udělala, byl to zjevně problém. "Ach, " poznamenal Leslie o nové brožuře, "vypadá to skvěle." Ale proč je kopie stále stejná? “
Emma užasle nemohla uvěřit svým uším. Nikdy nepřemýšlela o revizi kopie. A Leslie to nikdy nenavrhl. Jak mohou dva lidé, kteří mluví o jedné jednoduché věci, mít takové odlišné interpretace?
Leslie a Emma zažili klasický problém zvěčněný Georgem Bernardem Shawem: „Jediným největším problémem v komunikaci je iluze, že k ní došlo.“
Na pracovišti budou lidé, kteří, stejně jako Leslie, nejsou moc dobří, když vám předají své nápady. A pokud tomu tak není, může to vytvářet překážky. To vám může poslat točení do miskomunikačního limbu. Ztráta času, obávané přepracování a úplné vynechání se může zvednout, když váš kolega nebo šéf nebude komunikovat, co chtějí efektivně nebo efektivně.
Můžete si přát celý den, aby tito lidé komunikovali jasněji. Ale pravděpodobně by to neměla být vaše strategie go-to. Namísto přání zkuste následující tři techniky, abyste získali jasnější a efektivnější komunikaci od ostatních.
1. Když přijímáte úkol
Emma si myslela, že slyší, co její šéf chce. Nakonec stáli ve stejné místnosti a spolu si povídali. Ve skutečnosti však byly Leslieho pokyny „redesign brožury“ vágní a neúplné.
Skvělá strategie, jak přimět ostatní, aby byli stručnější a konkrétnější, je klást otázky, které poskytují jasnost.
Takto by to znělo od Emmy: „Leslie, když řekneš„ redesign brožury “, můžeš o mně říct víc, co tím myslíš a jaká jsou tvá očekávání?“
Emma by docela rychle zjistila, že ona a její šéf měli o konečném produktu jedinečné nápady. Pak se mohla podrobněji věnovat dalším otázkám a ptát se na vše od grafické a barevné schémy až po konečný termín prvního návrhu.
Otázky jsou vaše tajná zbraň na pracovišti. V případě pochybností požádejte ostatní, aby vyjasnili svá očekávání. Zeptejte se, dokud si nejste jisti, že tomu rozumíte. Budete ohromeni tím, jak zefektivňuje většinu všeho.
2. Když jste na schůzce
Už jste někdy byli na schůzce, která dala schůzkám špatné jméno? Viděl jsem manažery, kteří se zdánlivě pohybují bez jasného účelu nebo žádoucího výsledku. Kromě toho vůdce zní, jako by nahlas zpracovával své myšlenky, více, než usnadňuje skupinový rozhovor. Nikdo si není jistý, co brát vážně jako nápad a co ignorovat. A každý myslí na hromadu práce na svých stolech. Po chvíli tým zapomene, o čem vlastně mluvil, a mentálně uvolnil prostory, rezignoval na kontrolu e-mailů na svých telefonech.
Být v síle neúspěchu setkání může být obtížným místem, kde požádat šéfa nebo kolegu, aby byl ve své řeči efektivnější. Ale můžete a nemusíte o tom myslet. Jednoduše přerušte, když je pauza, a požádejte o vysvětlení.
"Bobe, všiml jsem si nějaké zvrásněné obočí v místnosti." Vypadá to, že vás někteří z nás v tomto tématu nesledují. Můžete nám jít pár kroků zpět a zkontrolovat klíčové body na vysoké úrovni? Chci mít jistotu, že víme, co od nás potřebujete. “
Je pravděpodobné, že budete kývnout na souhlas a další skáčou, abyste vyjádřili zmatek. Získáte potřebné informace a také vaši kolegové, kteří vám nepochybně děkují za to, že jste promluvili.
3. Když pracujete na e-mailu
Většina komunikace na pracovišti, ne překvapivě, se děje prostřednictvím e-mailu. Takže, když dostanete od Angely, vašeho kamaráda projektu dlouhý, chraplavý, rozostřený chlápek, chcete plakat.
Trvá vám 30 minut, než se probudíte v odstavcích, přijdete na to, co říká, zjistit, zda musíte něco udělat, a pak přijít na to, jak reagovat. Jeden pohled a pamatujete si, proč nenávidíte otevření této e-mailové zprávy. Mohli byste frustrovaně praštit hlavu o zeď.
Místo toho si vyzkoušejte, co potřebujete, laskavým a nekonfrontačním způsobem. Zeptejte se Angely, zda by byla otevřená pro přeformulování svých e-mailů, abyste mohli rychleji reagovat. A pamatujte, že pokud někoho požádáte, aby udělal něco jiného, řekněte jí, proč je pro ni také dobré.
"Ahoj Angelo, všiml jsem si, že tvoje e-maily jsou často dlouhé a podrobné." Je skvělé, že poskytujete tolik informací, ale když se rychle dívám, nedokážu vždy dešifrovat přesně to, co ode mě potřebujete a kdy - a nenávidím chybějící termíny nebo nesprávné interpretace pokynů. Mohli byste uvést hlavní bod na vrchol, abych na vás mohl reagovat rychleji, nebo aby byl předmět podrobnější? Například „Akce potřebná do pátku v 9:00 | Projekt ACME mi připomene, abych ho hned uvedl do svého rozvrhu. “
Pravděpodobně začnete okamžitě dostávat e-maily s vyšší kvalitou od Angely a vy uděláte svému kolegovi laskavost tím, že jí pomůžete profesionálněji komunikovat. Poplácaj se po zádech.
Bylo by skvělé, kdyby každý komunikoval takovým způsobem, který by fantazii nezanechal nic. Skutečností je, že komunikujeme ve složitých, hlučných pracovištích plných rozptýlení a stresu. Když se odehrávají důležité konverzace, je dobré praxe pomáhat lidem kolem vás stručně komunikovat, abyste z nich mohli získat potřebné informace. Při prvním pokusu by to mohlo být trochu nepříjemné, ale v dlouhodobém horizontu se tím budete lépe a pohodlněji bavit. Bonus, ušetří vám to hodiny stresu a nesprávně nasměrované energie v procesu.
