Pokud jde o e-maily, mám sklon být docela hnusný.
Žiji s intenzivním strachem z toho, že přijdu jako příliš přímý nebo chladný, a je tu něco o všech těch dalších slovech, drobnostech a (trapně) vykřičnících, díky nimž jsem zněl trochu tepleji a přátelštěji.
Ale tady je ta věc: Nakonec ztrácím svůj čas - spolu s časem toho, kdo čte moje poselství.
Nikdo nechce utrácet svou vzácnou mentální energii broděním chmýří, aby se dostal k vašemu bodu. Takže, pokud máte v srdci měkké místo pro malé řeči a květinový jazyk, jako já, jak se vám podaří strhnout vaše vlastní zprávy k tomu, na čem opravdu záleží?
Zde jsou čtyři užitečné tipy, které mi pomohly:
1. Vystřihněte výplňová slova a fráze
Je velká šance, že do svých e-mailů posypete výplňové fráze.
Nevěříš mi? Zadejte e-mail kolegovi a podívejte se, kolikrát jste zahrnuli slova „Myslím.“ I když to pomáhá změkčit váš jazyk, je to naprosto zbytečné. Předpokládá se, že to je to, co si myslíte, protože vy jste ten, kdo píše zprávu.
Stejné pravidlo platí i pro slovo jako „spravedlivé“. Všichni ho sem a tam pepříme. Ale ve většině případů by to mohlo být zcela vyříznuto.
Pokud jde o odfiltrování jakéhokoli jiného nepořádku, který by se mohl skrývat, je tu ještě jeden tip od mého bývalého instruktora žurnalistiky, který se mi stále drží: Hledejte, kde jste zahrnuli čárky. Mnohokrát následují kvalifikátor, který můžete odstranit. Víte, věci jako „Netřeba říkat“, „Nicméně“, „Opravdu“ nebo dokonce „Víte“, že jsem začal tuto samotnou větu.
2. Použijte Bullet Points
Zahrnutí nezbytného kontextu je jedna věc. Ale zejména v e-mailech je lákavé jít přes palubu a zaplnit vaši zprávu celou řadou nepodstatných podrobností.
To je důvod, proč používání odrážek může být tak užitečné - nutí vás, abyste byli při psaní mnohem stručnější a přímější. Vyzvěte se, abyste zjistili, zda existují nějaké odstavce, které by bylo lepší proměnit v zkrácený seznam.
I když si nepřejete, aby byl celý váš e-mail zdánlivě nekonečným seznamem odrážek, rozložení některých větších kusů textu může pomoci zkrátit (a mnohem organizovanější) poznámku.
3. Odkažte lidi na příslušné dokumenty
Informace, které se zoufale pokoušíte zasáhnout do svého e-mailu, byly občas zaznamenány jinde - ať už se jedná o dokument, prezentaci, web nebo o něco úplně jiného.
Není třeba, abyste znovu objevovali kolo. Pokud tedy můžete vykopat další zdroj, který již sdílí všechny tyto potřebné informace, raději se na něj obraťte se svým příjemcem, a ne na pokus o jeho shrnutí.
4. Přeskočte Small Talk
Pokud jste jako já, podíval jste se na tento tip a pomyslel si, že si děláte srandu? Přeskakování těchto pobavení mě jistě promění v kancelářské monstrum!
Dostanu se z místa, odkud pocházíte - prefacing každé z mých zpráv přátelskou otázkou se zdá být zdvořilý. Ale častěji je to i tak úplně nezodpovězené. Je to naprosto zbytečná část, kterou většina lidí právě leskne.
Neváhejte a držte se v rychlém a příjemném „Doufám, že se vám daří dobře!“ Pravděpodobně však bude nejlepší stisknout tlačítko backspace na cokoli jiného.
Tyto triky v akci
Chcete důkaz, že tyto tipy skutečně fungují? Podívejte se na níže uvedené příklady a zjistěte, jak druhý e-mail dostane stejný bod jako první - mnohem méně slovy.
- Prodejní čísla v tomto čtvrtletí klesají. Jak to můžeme prezentovat způsobem, který není příliš negativní?
- Prezentace by mohla být silnější, kdybychom obrátili objednávku. Co myslíš?
První e-mail je 198 slov. Druhý? Je to stručné a racionální 93 slov - což znamená, že první zpráva byla více než dvakrát delší než druhá.
Mějte na paměti, že na některé zprávy bude snazší aplikovat tyto taktiky než na jiné. A pravděpodobně nebudete moci krájet každý, který napíšete napůl.
Ale nenechte se tím odradit. Místo toho si uvědomte, že na čemkoli je snaha být efektivnější a efektivnější ve vaší písemné komunikaci, je to nejdůležitější. Dokud je to něco, o čem si neustále uvědomujete, vaše e-maily se budou neustále zlepšovat.
