Před několika lety jsem vstoupil do manažerské pozice, kde jsem byl poprvé zodpovědný za dohled nad týmem šesti. S mým MBA v ruce a důkladnou analýzou mého typu Myers-Briggs jsem si myslel, že by bylo hračkou řídit a motivovat lidi, se kterými jsem pracoval.
Ale i když se tyto nástroje ukázaly jako užitečné, úplně mě nepřipravily na jednu z nejtěžších částí manažera: každoroční hodnocení výkonu. Ukázalo se, že manažeři se jich bojí stejně jako zaměstnanci! Přesto, navzdory naší přirozené averzi, jsou recenze nevyhnutelnou (a důležitou) součástí práce a rozhodující součástí růstu vašeho týmu. Takže, pokud máte v úmyslu být superhvězdným manažerem, je čas stát se stejně dobrými recenzemi, jak jen můžete.
V tomto duchu, jak začít.
Základy
Možná byste byli v pokušení seskupit svou zpětnou vazbu pro své zaměstnance týden před kontrolou, ale pravděpodobně už víte, že byste to neměli. Měli byste s tímto procesem zacházet jako s celoroční činností a promyslet si jej v dostatečném předstihu. Plánování vám pomůže poskytnout ucelenější zpětnou vazbu a při revizi sezóny nepřijde žádná překvapení pro vás ani vaše zaměstnance - a to je to, o co byste měli usilovat.
Začněte tím, že určíte nejlepší roční období k provedení vašich recenzí. Zjistěte, zda má vaše organizace preferovaný rozvrh nebo postup (většina velkých společností ano), a zvažte, kdy probíhá proces rozpočtování nebo kdy máte možnost rozdávat bonusy. Pokud máte flexibilitu, chcete se vyhnout velkoobjemovým pracovním obdobím, protože proces přípravy a zpětné vazby může být náročný a intenzivní a během rušné sezóny nikdo nechce provádět kontroly.
Dále podle toho sestavte svůj roční rozvrh a sdělte načasování svým zaměstnancům. Nic o recenzi - od obsahu po načasování - by nikdy nemělo být překvapením.
Nyní pro snadnost řekněme, že vaše recenzní sezóna bude na konci roku, v prosinci. Váš roční plán by měl vypadat takto:
Leden (začátek roku)
Stanovte cíle a očekávání
Na začátku roku se setkejte se svými zaměstnanci a podělte se o své roční cíle a očekávání týmu. Poté se s nimi jednotlivě setkejte a stanovte si vlastní výkonnostní cíle. To nejen zajišťuje, že každý má jasná očekávání v tomto roce, ale také vám dává jasný přehled, který byste měli sledovat pokaždé, když diskutujete o výkonu v následujících měsících.
Nejlepší způsob, jak stanovit cíle, je použít rámec SMART ( S pecific, M easurable, Aievievable, R esults-orientovaný, T ime-bound). (Potřebujete základní nápovědu? Získejte základní informace zde.) A pamatujte, že zatímco cíle by měly být specifické pro každou roli každého člověka, měly by být také jasně sladěny s organizačními cíli, aby zaměstnanci mohli vidět, jak jejich výkon ovlivňuje celý tým.
Po schůzkách zadejte cíle společnosti a cíle každého zaměstnance a vložte je do e-mailu. Vaši zaměstnanci ocení, že vědí, že pracují ze stejné kopie jako vy a budou mít jasný plán, kterým se budou řídit po celý rok.
Březen, červen a září (každé 3 měsíce nebo měsíčně)
Pozastavte schůzky Touch-Base
Manažeři často panikaří na sumarizaci a komentování výkonu lidí během recenzí, ale pravdou je, že nic, co byste na tomto výročním setkání potkali, by neměly být nové informace. Spíše byste měli sledovat cíle svých zaměstnanců a poskytovat jim zpětnou vazbu po celý rok. Ať už chcete měsíční nebo čtvrtletní check-iny, naplánujte si tyto schůzky na začátku roku tak, aby se nedostaly na zadní hořák.
Před každým zasedáním připravte krátkou agendu. Měli byste zkontrolovat roční cíle zaměstnance, prodiskutovat očekávání, která jste nastínili, a odpovědět na jakékoli dotazy nebo další úkoly, které máte. Pokud existují revize čtvrtletních metrik nebo dlouhodobých aktualizací projektů, je čas to udělat.
Budete také chtít strávit čas informováním každého člověka o jeho výkonu, včetně nabídnutí chválu, kde je to možné, a řešení případných přetrvávajících nebo potenciálních problémů. (Ano, tohle je těžká část.) Jednou z věcí, které mi připadají užitečné, je zarámovat komentáře, pokud jde o chování, které by někdo měl začít , zastavit nebo pokračovat : Možná byste chtěli, aby vás zaměstnanec začal informovat e-mailem ostatní manažeři, přestaňte na dlouhé polední přestávky nebo pokračujte v projektech v předstihu. Udělejte z toho také rozhovor a požádejte každého zaměstnance, aby se podělil o své vlastní myšlenky a otázky.
Po každém z těchto setkání si poznamenejte, co jste diskutovali. Věř mi - až bude konec roku kolem, budeš rád, že ti budu mít poznámky, které ti pomohou shrnout rok a vzpomenout si na to, o čem jsi diskutoval s lidmi v prvních několika čtvrtletích.
Říjen / listopad (dva měsíce před kontrolou)
Požádejte své zaměstnance o přípravu
Pár měsíců před skutečným hodnocením naplánujte termíny oficiálních schůzek s každým členem týmu. V tuto chvíli byste je měli také požádat, aby začali sestavovat své roční výsledky. Začněte jakýmikoli oficiálními formuláři, které chce vaše společnost použít, nebo si vytvořte vlastní, a požádejte každého zaměstnance, aby vypracoval shrnutí svých klíčových pracovních povinností, aktuální projektovou práci a shrnutí cílů a úspěchů.
Také může být užitečné, aby každý zaměstnanec provedl písemné autoevaluace. To nejen pomáhá zaměstnancům cítit se, jako by měli v procesu slovo, ale také je výzvou, aby se upřímně podívali na své vlastní pracovní chování, což je užitečné, když mluví o jejich výkonu. Nejlepší autoevaluace zahrnují 6-10 otevřených otázek, jako například: Jaké úspěchy jste na tento rok nejvíce hrdí? Kde jste nedosáhli očekávání a cílů týmu nebo sebe? Jaké jsou vaše oblasti růstu a jak je oslovujete? Existují věci, které může váš manažer udělat pro další podporu vašeho pokroku a úspěchu?
Listopad (šest týdnů před kontrolou)
Připravte se na pozici manažera
Mezitím byste měli strávit měsíce před recenzemi sestavováním vlastních poznámek a výsledků pro každého zaměstnance. Začněte shromažďovat jak kvantitativní míry výkonu zaměstnanců, jako jsou výkazy prodeje, záznamy hovorů a zprávy o termínech, tak kvalitativní opatření, která mohou zahrnovat zpětnou vazbu od klientů a zákazníků nebo vaše osobní pozorování. Vytáhněte také poznámky, které jste si vzali během roku na svých schůzích s dotykovou základnou.
Jedním běžným nástrojem je 360stupňová revize, která je založena na sebehodnocení zaměstnanců a vzájemných hodnoceních, jakož i na nadřazené a podřízené zpětné vazbě. Velmi jednoduchou verzi najdete na HowsMyWork.com nebo rozsáhlejší verzi na Inc.com. Neváhejte tyto šablony přizpůsobit vašim vlastním potřebám.
Když kontrolujete výsledky, zeptejte se sami sebe na následující otázku: Plní tato osoba své cíle, vaše očekávání a ukazatele úspěchu společnosti? Pokud ne, proč - a můžete to změnit? Pokud ano - existují odměny, uznání nebo větší projekty, které můžete přiřadit k posílení vašich hvězdných umělců? Zde přicházejí bonusy!
Prosinec (1 měsíc před kontrolou)
Připravte si svou dokumentaci
Jakmile provedete veškerý svůj výzkum, je čas sestavit sebehodnocení každého zaměstnance, veškerou externí zpětnou vazbu a veškerá relevantní data - použijte tyto informace k přípravě hodnotících formulářů, písemných dopisů vysvětlujících vaše zpětné vazby a řečových bodů pro vaši tvář - osobní diskuse.
Nejprve určete formát nebo strukturu, kterou chcete použít. Zde máte určitou flexibilitu, ale vyberte si strukturu, která se cítí komplexně a pomůže vašemu zaměstnanci sledovat ho. Můžete například strukturovat přehled podle cílů, které jste si stanovili, hovořit o nich jeden po druhém, nebo kolem hlavních projektů zaměstnance, projít projekt po projektu a diskutovat o relevantních cílech za běhu.
Pak, bez ohledu na to, o jaký formát se rozhodnete, budete chtít určit obě oblasti pro potvrzení a povzbuzení, jakož i všechny oblasti zájmu (nebo oblasti, ve kterých může zaměstnanec pokračovat v růstu). U každé kategorie vyberte 2-3 hlavní oblasti, na které se chcete zaměřit, aby se vaše konverzace cítila podstatně a přitom soustředěná. Rozvíjejte diskusní body, které jsou podporovány nashromážděnými údaji, a poté pro každý bod uveďte shrnutí svých budoucích očekávání a položek akcí souvisejících s tímto cílem. (Zaměstnanci - zejména dobře výkonní zaměstnanci - nesnáší, když vycházejí z recenze pocit, že z toho nemají nic, nebo že si nejsou jisti, co dělat dál. Takže i v oblastech, kde se někdo dobře vede, byste měli myslet o dalších krocích a budoucích nebo „protahovacích“ cílech.)
Se všemi těmito zdroji v ruce budete připraveni na smysluplnou konverzaci s každým členem vašeho týmu.
Konec prosince
Uspořádejte osobní kontrolní schůzku
Nyní je čas se posadit se svými zaměstnanci k oficiální kontrole. Toto je nejnáročnější část procesu, ale je to také nejdůležitější. Zůstaňte tedy naladěni na další část naší série, kde se dozvíte, jak provést recenzi - včetně poznatků o zacházení s různými typy osobnosti a účinném získávání zpětné vazby.
