Už jste někdy měli jeden z těch dnů, kdy jste po devíti hodinách zabalených v kanceláři stále nevyrazili z vašeho seznamu úkolů žádnou důležitou položku? Když máte pocit, že byste mohli být produktivní - jen kdybyste pracovali v tiché krabici bez rozptylování a nebyli jste bombardováni e-maily, telefonními hovory a výpadky spolupracovníků každých 30 sekund?
Ale samozřejmě to tak není. Většina z nás mladých profesionálů je usazena v malých, přeplněných kabinách, obklopená desítkami dalších mladých profesionálů v malých, přeplněných kabinách, a prolezla pokračujícími digitálními rozptylováním našich telefonů, počítačů a ostružin.
To je stěží nejlepší prostředí, ve kterém pracovat. Jak tedy můžeme vyladit rozptýlení v kanceláři, spoutat se a ve skutečnosti to udělat? Zde je šest jednoduchých řešení.
1. Uvolněte se z e-mailu
To, že každý den dostanete spoustu e-mailů, neznamená, že musíte být svázáni s aplikací Outlook (nebo Entourage nebo Gmail). Díky skutečnosti, že bude váš e-mail neustále na obrazovce, může být méně produktivní.
Jedna snadná změna: nechte svůj e-mail otevřený na monitoru celý den. Místo toho vypněte všechna upozornění a vynakládejte společné úsilí, abyste kontrolovali pouze zprávy v naplánovaných časech (kontroluji důl asi jednou za hodinu). Pokud vás to zneklidní - pokud je váš šéf častým e-mailem nebo máte klienta, který potřebuje skutečně okamžité odpovědi - můžete si přizpůsobit, jak vás aplikace Outlook upozorní, aby vás upoutaly pouze velké věci.
2. Nezvedejte telefon
To, že zazvoní, neznamená, že na to musíte odpovědět. Pokud jste vyčlenili hodinu, aby zahodili zprávu pro svého šéfa a dostanete hovor z neznámého čísla, nechte to jít do hlasové schránky. Pokud neočekáváte hovor, nemá cenu přerušit vaše zaměření. Věř mi, pokud je to důležité, volající zanechá zprávu a vždy můžeš zavolat zpět.
Rovněž se ušetříte před stresem, že nejste připraveni na hovor - pokud hodinu křičíte čísla a místo konání hovoru o pozdní zásilce, budete více rozzlobení, pokud vyzvednete nyní, než když zastavíte, znovu zaostřete a zavolejte zpět poté, co jste zjistili informace o zásilce.
3. Signál pro vaše spolupracovníky
Společenská atmosféra je jednou z nejlepších věcí o práci v kanceláři - ale je také jednou z nejrušivějších. Jedním ze způsobů, jak tomu čelit, je nastavení systému se svými spolupracovníky, abyste všichni věděli, kdy se navzájem neobtěžovat. Je to snadné, když máte kancelářské dveře, které můžete zavřít - ale pokud ne, vymyslete si vlastní signál, který říká „prosím, nepřerušujte mě právě teď.“
Může to být stejně jednoduché jako nasazení sluchátek (i když neposloucháte hudbu) nebo nalepení oblíbeného stolního příslušenství na váš monitor. Jen mějte na paměti, že to funguje, pouze pokud se během celého dne zpřístupníte - lidé někdy potřebují vaši pozornost.
4. Buďte fyzicky organizováni
Nyní nemusíte nutně uchovávat na svém stole papír nebo barevný kód své složky, ale pokud jste organizováni - ať už to pro vás funguje - a najdete věci, budete produktivnější. (Můj stůl může vypadat jako krabička poštovních poznámek explodovala po celém povrchu, ale já mám systém, přísahám!) Nikdo nemá rád ztrátu 10 minut hledáním minut minulých týdnů, když se chystáte psát tento týdenní program.
To je také místo, kde technologie může skutečně pomoci. Považuji za mnohem jednodušší ukládat věci digitálně, takže se snažím vše prohledat a uložit na sdílený disk mé společnosti. Tímto způsobem, pokud jsem na telefonu s klientem a potřebuji znovu zkontrolovat smlouvu, mohu ji jen vytáhnout na obrazovce - není třeba ji přidržovat, zatímco já zakopluji kolem své kóje vpravo složku.
5. Rozptýlit!
Lidé se často zaměřují na odstranění rozptýlení, jako je Facebook, weby s online nakupováním a streamování médií na pracovišti. Ale jakkoli by váš šéf rád viděl, jak se skrčíte nad klávesnicí a díváte se na tuto tabulku po všech osm (nebo více) hodin denně, nebude to pro vás nic produktivnějšího.
Nedávná studie ve skutečnosti ukázala, že „procházení webu může ve skutečnosti osvobodit unavené pracovníky a zvýšit jejich produktivitu ve srovnání s jinými činnostmi, jako jsou osobní hovory, texty nebo e-maily, natož pracovat přímo bez jakéhokoli odpočinku.“
Tak jděte do toho: Strávte 15 minut doháněním svého drby Gawkera nebo procházejte nové příjezdy do JCrew. Díky této přestávce budete produktivnější, když se obrátíte zpět na úkoly, které máte po ruce.
6. Udržujte pracovní deník
A co je nejdůležitější, zjistěte, jak nejlépe osobně pracujete. Zkuste si zapsat vše, co během dne děláte, a jak dlouho vám to potrvá - pravděpodobně budete překvapeni.
Začal jsem si vést pracovní deník, abych mohl zaznamenat, kolik času jsem strávil administrativními úkoly a kolik zbývá věnovat dlouhodobým projektům. Ale nakonec mi také ukázaly své pracovní vzorce - například, že jsem toho odpoledne udělal zdaleka nejvíce práce. Uvědomil jsem si, že mi to pomohlo stanovit lepší rozvrh: Teď pracuji pozdě místo toho, abych přišel brzy, a obvykle mohu do svého dne sbalit mnohem více produktivity.
Není vždy snadné vyladit rozptýlení, ale jen si pomyslete: čím produktivnější jste, tím rychleji se dostanete z kóje a do kanceláře - kde můžete zavřít dveře.
