Tajemství zůstat produktivním, když máte velký projekt

Pokud jste něco jako já, jste věčný multi-tasker. Tato kvalita může být užitečná, ale může to být i handicap - jako když se pokoušíte dokončit disertační práci, diplomovou práci, seminární práci nebo dlouhodobý kreativní projekt. Tyto druhy úkolů vyžadují jednostrannost, soustředění a pracovitost - neodklánět se od myšlenky k myšlence.

Když jsem poprvé začal pracovat na své disertační práci, pokaždé, když jsem se posadil k psaní, zjistil jsem, že jsem rozptylován jinými úkoly v mém seznamu úkolů. Závazek byl tak velký, že mi připadalo snazší pracovat na malých projektech, o kterých jsem věděl, že dokážu rychle dokončit. Navíc jsem měl ještě spoustu dalších věcí, které jsem musel dělat, takže jsem odůvodnil čas od psaní jako čas k jiným naléhavým záležitostem.

Co jsem se dozvěděl je, že když jsem uspořádal svůj čas tak, abych okamžitě reagoval na další úkol, abych vyskočil, byl jsem překonán tyranií naléhavých a neudělal jsem žádný pokrok ve své hlavní prioritě: absolvování! Potřeboval jsem najít způsob, jak se soustředit na psaní, a nenechat se odtrhnout prací nebo společenskými povinnostmi, které by mohly čekat na další den.

Pokud jste ve stejné pozici, dovolte mi, abych vám řekl o dvou technikách, které jsem našel a které mi pomohly z tohoto cyklu.

Pomodoro technika

Když jsem vyprávěla příteli o obtížích, které jsem zažil, doporučila, abych se podíval na fórum Phinished, disertační práci a práci na psaní disertační práce a podporu. Právě tady jsem se poprvé dozvěděl o síle Pomodoro techniky, když jsem se zaměřil na dokončování malých kousků psaní (nebo na jakoukoli práci).

Pomodoro technika je metoda řízení času, která používá časovač k rozdělení práce na intervaly ostření a odpočinku. Tyto intervaly se nazývají „Pomodoros“ (nebo „rajčata“ v italštině) po časovačích ve tvaru rajčat, které fungují perfektně pro časování. Pomodory jsou odděleny krátkými přestávkami pro rozptýlení, snění, občerstvení - cokoli. Funguje to takto:

Vyberte úkol, na kterém budete pracovat výhradně po dobu 25 minut.

Nastavte časovač.

Práce na úkolu, dokud časovač nezazvoní.

Udělejte si pětiminutovou přestávku.

Tento cyklus opakujte čtyřikrát a pak si udělejte 15minutovou přestávku.

Tato technika mi pomohla maximalizovat koncentraci a snížit rozptýlení, když jsem psal svou disertační práci. Zjistil jsem, že obvykle dávám přednost delší Pomodoros (30-45 minut) s delšími přestávkami, ale každý den je jiný a podle toho se snažím stanovit cíle.

K měření času a sledování pokroku používám aplikaci PomodoroPro na svém iPhonu (2, 99 $ z App Store). Na webových stránkách Pomodoro Technique jsou také k dispozici bezplatné zdroje, které vám pomohou zefektivnit pracovní proces a bojovat s tendencemi více hráčů.

Způsob, jak věci dokončit

Další metodou, se kterou jsem se setkal při řízení svého času a vypořádání se s rozptýlením, je Začínáme dělat věci (GTD), systém řízení času, který vám pomůže strukturovat vaše povinnosti a spravovat podrobnosti vašeho života, aniž by byl váš plán příliš rigidní.

GTD je především o získání kontroly nad a pohledu na věci, které chcete dosáhnout nebo co musíte udělat. Ať už potřebujete získat knihu z knihovny, naplánovat pohovor nebo navrhnout obrys, zůstat na úkolu je o učení se správě a organizaci vašich věcí.

Zde je základní přehled toho, jak to funguje:

Sbírejte a katalogizujte všechny své věci: Uspořádejte všechny své poznámky v centrálním umístění. Zbavte se náhodných příspěvků na monitoru a sloučte všechny své úkoly a nápady na jedno místo. Doporučená aplikace: Evernote

Zpracovávejte věci s přesností a účelem: Jakmile shromáždíte všechny své věci, je čas zpracovat. Jakýkoli úkol, který trvá méně než dvě minuty, by měl být vyřešen okamžitě. Pokud k dokončení úkolu potřebujete více než dvě minuty, přidejte tento úkol do příslušně kategorizovaného seznamu akcí. Seznamy akcí můžete motivovat podle kontextu (například „pro kancelář“ nebo „v knihovně“) nebo podle funkce (jako je „přezkum literatury“ nebo „sběr dat“). Doporučená aplikace: Připomenutí

Rozdělte věci na kroky, které lze provést : V případě projektu s více akcemi, jako je práce, je třeba jej rozdělit na kousky. Popište položky co nejjasněji a přidejte je do kategorických seznamů akcí. Doporučená aplikace: Věci

Tyto kroky vám pomohou získat kontrolu nad svými úkoly a závazky, ale musíte se také ujistit, že máte perspektivu ohledně svých priorit, abyste mohli „začít s vědomím cíle“.

Z tohoto důvodu společnost GTD požaduje týdenní kontrolu všech oblastí, na které se zaměřujete, což by vám mělo pomoci znovu se spojit s vašimi prioritami a zjistit, kde jste a kam jedete. Zde je několik doporučení pro týdenní kontrolní program:

Shromažďujte všechny své volné papíry: Sbírejte poznámky, které jste nashromáždili za týden, na jedno místo.

Zpracování poznámek: Přečtěte si poznámky a hledejte položky akcí. Přidejte položky akce do příslušného seznamu akcí.

Prohlédněte si kalendář z minulého týdne: Ujistěte se, že vám neunikly žádné schůzky nebo úkoly.

Naplánujte si harmonogram na následující týden: Všímejte si důležitých schůzek nebo termínů, abyste mohli související úkoly upřednostnit .

Prohlédněte si seznamy svých akcí: Podívejte se na všechny různé seznamy, které jste vytvořili, a rozhodněte se, co si v nadcházejícím týdnu vypořádat.

Chcete-li se dozvědět více o GTD, navštivte web tvůrce Davida Allena, získejte knihu nebo si prohlédněte tyto GTD aplikace.