Pokud jste novým v řízení, je pravděpodobné, že můžete tvrdit, že jste bojovali s delegací. Vzhledem k tomu, že výkon vašeho týmu se přímo odráží na vás, musíte se ujistit, že zvládnete všechno sami, že?
Hádám, že nemáš takový čas. Navíc, tým lidí, které spravujete? No, máte je z nějakého důvodu.
Já vím, já vím - je těžké se zbavit kontroly. Delegováním úkolů na osoby kolem vás však můžete pomoci zvýšit produktivitu, poskytnout jim příležitosti k růstu a umožnit jim, aby se stali nedílnou součástí úspěchů vaší společnosti - všechny části vaší práce jako vedoucího. Navíc, jako bonus, uvolníte nějaký čas, abyste byli ve skutečnosti šéfem.
Pokud jste podivínem, je čas ustoupit a zbavit se některých těch nepříjemných úkolů z vaší desky. Zde je návod, jak se připravit na úspěšnou delegaci.
Omluvte se
Pokud váháte s delegováním, protože si nemyslíte, že někdo jiný může udělat úkol „správně“, neudělal jste svou práci jako šéf. Součástí popisu vaší práce je naučit, vést a školit své zaměstnance, aby získali dovednosti potřebné k plnění úkolů a také k lepšímu než vám.
Nebo se možná bojíte, že příliš mnoho úkolů způsobí, že vaše pozice nebude relevantní - co máte dělat s prázdným seznamem úkolů?
S touto situací se nebojte. Je důležité, abyste měli čas na celkový obraz: vedení projektů vašeho týmu, pomoc při dosahování větších cílů, najímání správných lidí a plynulý průběh procesů. Navíc, když máte nějaký volný čas, budete jej moci strávit trénováním členů svého týmu jeden na jednoho, což z dlouhodobého hlediska zlepší efektivitu všech. Pamatujte, že i když sami nedokončujete úkoly a projekty, jste pro konečný výsledek rozhodující.
Vyberte správnou osobu pro úlohu
Toto je pravidlo č. 1, pokud jde o delegování: Přiřaďte úkoly na základě nejlepších dovedností každého člověka, nebo - pokud je to vhodné - na základě dovedností, které se lidé snaží rozvíjet. Pokud například delegujete rozhodnutí o nadcházející konferenční akci, vyberte osobu, která důsledně hřebí logistiku a která je s prodejci dobrá, nebo ji přiřaďte osobě, která požádala o příležitost převzít větší roli při plánování událostí.
Je také důležité vzít v úvahu aktuální pracovní zátěž vašich zaměstnanců. Možná, že někdo nebyl předán velký úkol za chvíli a nezdálo se zcela zasnoubený. Pokud jí dáte na starosti další důležitý projekt, naplní její čas smysluplnou prací a dá jí šanci zářit, což může poskytnout tolik potřebný nárůst produktivity. Na druhou stranu, pokud je někdo přetížen projekty, nebude dělat svou nejlepší práci, bez ohledu na to, jak je skvělá.
Když má zaměstnanec, kterého si vyberete, dovednosti (a čas) pro delegovaný úkol, bude s větší pravděpodobností uspět - a budete se cítit mnohem jistější, že ji necháte převzít.
Ukažte jim velký obrázek
Než začnete rozdávat úkoly, je důležité přesně porozumět tomu, co zadáváte. To však neznamená, že se musíte rozhodnout, jak bude daný úkol splněn (to je to, co delegujete!), Ale měli byste odpovědět na následující otázky: Co konkrétně požadujete? Proč je to nutné? Jaký je nejlepší výsledek? Jaký je konečný termín pro hotový produkt?
Poté poskytněte tyto informace osobě, kterou jste vybrali. Zaměstnanci jsou mnohem úspěšnější, když vidí celkový obraz, protože přesně chápou, jak jejich část zapadne do celkového cíle. Odtud se mohou rozhodnout, jak úkol splnit, aby plně splnily vaše (a společnost) očekávání.
Poskytněte pouze dost návod
Jakmile úkol odevzdáte, odolajte nutkání mikromanage. Vím, že je to lákavé, zvláště když si všimnete něčeho, co byste udělali jinak, ale pamatujte si: Ty nejsi ten, kdo to dělá.
Je tu jemná čára. I když byste měli odpovídat na otázky a ujistit se, že práce je dokončena, neměli byste zvážit malé věci (přinejmenším ještě ne) - zejména pokud se vás na nic neptají. Například, pokud jste někoho požádali o napsání zprávy, zastavte se a uvidíte, jak to jde. Pokud se vás zeptá, odkud obvykle vytahujete prodejní čísla, je to informace, kterou můžete sdílet, což bude užitečné, protože ji nasměruje správným směrem. Ale nenarazte na její čísla, když „jen procházíte“, nebo nezačněte diskutovat o druhé větě ve čtvrtém odstavci třetí stránky.
Po delegování je také na vás, abyste se ujistili, že váš zaměstnanec vaše vedení nevyužívá jako berlu. Zaměstnanci někdy nervózně rozhodují a kontrolují se s vámi na každém kroku, ale připomínají jim (a sobě), proč jste jim přiřadili projekty na prvním místě: Protože jste věděli, že udělají skvělou práci. Sdělí to, že ve svůj tým máte plnou důvěru a že pocit důvěry zvýší jejich motivaci k úspěchu.
Sledujte zpětnou vazbu
Když je vše řečeno a hotovo, je důležité poskytnout zpětnou vazbu o hotovém produktu vašich zaměstnanců. Poslouchali vaše pokyny? Splnili lhůty? Odfoukl vás projekt a přiměl vás, abyste se divili, proč jste jej dříve nedělili? Nebo možná máte někoho, kdo zaostal a mohl použít nějakou konstruktivní kritiku. Ať už je výsledek jakýkoli, musíte se přihlásit po každém projektu a vysvětlit své myšlenky.
Měli byste také využít příležitosti a požádat o zpětnou vazbu o svých delegačních schopnostech. Poskytli jste dostatečné vedení? Skutečně jste nechali své zaměstnance řešit práci sami? Co můžete příště dělat jinak? Jediným způsobem, jak může být proces delegování snazší, je otevřeně komunikovat o tom, co se stalo, a co by se mohlo udělat lépe.
Delegování může otevírat hodiny navíc, což vám a vašemu týmu umožní stát se exponenciálně produktivnější. Takže, pokud si chcete udržet kontrolu nad každým posledním úkolem, dejte svému týmu šanci postoupit na talíř. Hej, možná vás prostě překvapí! A pamatujte: Když uspějí, dokončili jste svou práci správně.
