Konfrontace (zejména pracovní konfrontace) není nikdy pro nikoho zábavná. Ale ještě nepříjemnější než pokusit se někomu říct něco nepříjemného, se snaží vyjádřit tyto pocity prostřednictvím e-mailu.
Jako spoluzakladatel zcela virtuální organizace, která má více než 120 přispěvatelů po celém světě, jsem měl spravedlivý podíl trapných e-mailů s konfrontací. Co byste tedy měli dělat, když se ocitnete v e-mailové situaci? Zde je několik tipů.
1. Nepoužívejte uchýlit se k e-mailu, pokud nemáte
To by mělo být samozřejmé, ale je to důležité: E-mail by nikdy neměl být před vaší první volbou pro konfrontační komunikaci. Ve skutečnosti by se měl používat pouze jako poslední možnost.
Neposílejte konfrontační e-mail někomu, pokud jste se ho nepokusili kontaktovat každou další možnou cestou bez úspěchu, nebo pokud je problém tak naléhavý, že je třeba mu to okamžitě sdělit a jediný dostupný možnost je e-mail. Konfrontační e-maily by navíc měly být použity pouze pro menší problémy, nikoli pro velké události měnící život (jako je vypálení někoho; v ideálním případě by to bylo alespoň provedeno na Skype nebo na platformě, kde můžete vidět něčí tvář).
Toto zdůvodnění má dva hlavní důvody. Zaprvé, interakce tváří v tvář (i když je přes Skype nebo Google Hangout) umožňuje druhé osobě do určité míry vyzvednout si obličejové podněty a řeč těla, což vám může pomoci lépe se orientovat. Za druhé, slova v e-mailu lze velmi snadno vytrhnout z kontextu (stejně jako v kontextu samotného e-mailu) a nechcete, aby se vám do tváře vynořila situace (narážka na toho, kdo se chystá jít ke svému šéfovi, aby si stěžoval) tvůj e-mail).
Určitě však budou chvíle, kdy budete muset používat e-mail, a věřte mi, že v takových situacích je lepší komunikovat prostřednictvím e-mailu než vůbec.
2. Buďte co nejjednodušší a nejpřesnější
Nejdůležitější součástí psaní e-mailu je jen říct, co chcete říct. Vyjměte z toho svůj komentář nebo jiné vedlejší myšlenky (nemělo by to být román), a prostě se dostanete přímo k věci. Celý váš konfrontační e-mail by měl být jen pár vět a cílem by mělo být co nejrychlejší přesunutí komunikace offline a do skutečného života.
Co to znamená? Nebojte se kolem keře, neříkejte zvracet všechno, co vám přijde na mysl, a rozhodně se neomlouvejte za to, co říkáte. Stále to můžete udělat, aniž byste tím mysleli - jako příklad si přečtěte e-mail níže, který jsem poslal jednomu ze svých přispěvatelů.
Také pokud máte pocit, že nemůžete vysvětlit svůj případ šesti nebo méně větami, možná je předmět příliš velký a chlupatý na e-mail. Koneckonců nechcete minimalizovat citlivou situaci. Krátká e-mailová adresa, která zmeškala termíny, kvalitu přiřazení, nepřítomnost nebo pokrok, je v pořádku - ale dokážete si jen představit, jak strašné by bylo zaslat e-mail, který řekl: „Ahoj tak a tak, jen jsem ti chtěl dát vědět. zapisuje se. Chladný."
3. Nabídka k dispozici pro chat
Dalším problémem, který se objeví, když někomu čelíte prostřednictvím e-mailu, je to, že online komunikace je velmi jednostranná. Někdo jiný s vámi nemůže okamžitě nesouhlasit; místo toho obdrží váš e-mail, přečte si jej, odpoví atd. Může to chvíli trvat, než obě strany dostanou své body, a obvykle se toho mnoho nepovede.
I když jste zaslali konfrontaci e-mailem, měli byste dát druhé osobě možnost odpovědět prostřednictvím jiného média. Konec dopisu je něco jako: „Rozhodně mi dejte vědět, pokud máte nějaké dotazy, a pokud byste o tom chtěli dále diskutovat, můžeme si na Skype absolutně vzít oběd nebo hop.“
4. Zamyslete se před odesláním
Předtím, než pošlete svůj e-mail, který se rozbije v kybernetickém prostoru, pomyslete si: Pokud by to moji nadřízení viděli, co by si mysleli o tom, co jsem řekl? Pokud tak učiníte, můžete zabránit odesílání e-mailu, který je příliš tvrdý nebo který vydává jinou atmosféru, než jste doufali. Pokud si myslíte, že váš šéf dostane špatnou zprávu při pohledu na váš e-mail bez kontextu, pak je čas vrátit se zpět na rýsovací prkno.
Pokud je to možné, zkuste napsat svůj e-mail den (nebo alespoň pár hodin) před odesláním. Pokud píšete svou korespondenci uprostřed hněvu, budete chtít nějakou dobu vychladnout, než tato osoba uvidí vaši zprávu. V žáru vzteku se neučiní mnoho velkých rozhodnutí a určitě nechcete, aby byla vaše reputace ohrožena, protože jste poslali jeden ne-pečlivě formulovaný e-mail.
5. Buďte připraveni na odpověď (nebo ne)
E-maily jsou samozřejmě obousměrné ulice; když vysíláte jakoukoli konfrontaci, ujistěte se, že jste připraveni na všechny reakce. Kromě toho si udělejte nějaký čas na přemýšlení o tom, co budete dělat v různých scénářích, jako kdyby osoba na druhém konci neodpověděla nebo jestli na vás vyhodí do vzduchu 10 minut později.
Například, pokud autor, který jsem poslal výše uvedený e-mail, aby neodpověděl do tří nebo čtyř dnů, pošleme e-mail s následnou kontrolou s termínem nebo ultimátum (něco jako: „Pokud od vás neslyším zpět „Předpokládám, že už pro vás nemáte zájem psát o Prospektu “). To vytváří další tlak na druhou osobu, aby reagovala.
A v případě, že dostanete hrubou nebo rozzlobenou odpověď, věnujte nějaký čas (alespoň několik hodin), než odpovíte. Může být lákavé vystřelit zpět a také je velmi snadné, aby se jedna zpráva změnila v válečnou zónu e-mailu. A opět, vaším hlavním cílem by mělo být dostat se zpoza štítu e-mailu a mluvit věci tváří v tvář.
