Někdy musíte psát tvrdé e-maily.
Musíte se podělit o zpětnou vazbu s někým v jiné kanceláři, nebo nesouhlasit se zúčastněnou stranou, nebo sdělit někomu, koho to pokazilo - a navázání hovoru nebo osobní setkání by bylo přehnanou reakcí (a riskovalo by to, že by situace byla ještě větší) .
To znamená, že když mohou být ty neškodné noty interpretovány nesprávně, sázky jsou ještě vyšší, když máte co říct kriticky.
Jako někdo, kdo pracuje vzdáleně - neustále lidem posílám zpětnou vazbu. A i když jsem to udělal stokrát, pořád mi v žaludku trochu propíchnu, když píšu, že něčí práce potřebuje spoustu změn.
Lidé však často reagují mnohem pozitivněji, než jsem si představoval. Připisuji vzorec, který používám a který způsobuje, že drsné e-maily jsou tak laskavé a užitečné.
Zde je návod, jak se rozkládá:
Řádek 1: Řekněte něco přátelského
Když píšete úvodní čáru (po pozdravu, to je), může být užitečné si představit, že je to rozhovor. Kdyby k vám někdo šel a skočil přímo do jejich bodu, byl byste odložen.
To je důvod, proč linka jako Jaký byl váš víkend? nebo doufám, že tato poznámka vás najde dobře, jak zbytečná, jak se zdá, pomáhá kopat věci do správné poznámky.
Řádek 2: Děkuji mu nebo jí
Je-li to možné, je dobré si povšimnout úsilí druhé osoby. Nechcete se ponořit přímo do toho, co udělali špatně, bez uznání času, který strávili tím, co poslali.
Je to tak snadné jako: Díky moc za to.
Řádek 3: Poukazujte na něco pozitivního
Nikdo se nechce cítit jako idiot (nebo si myslíte, že jsou hloupí). Takže, když se nechcete bít kolem keře, je důležité věnovat čas tomu, aby poukazoval na jednu sílu práce druhé osoby.
Zkuste, vidím, kam by to vedlo. Například byste mohli říct přímé zprávě, že vidíte, jak strategie, kterou implementují, pomůže týmu lépe fungovat. Nebo můžete kolegovi sdělit, že odvedli skvělou práci při řešení hlavního problému klienta.
Samozřejmě je důležité, aby byl tento komentář čestný. Měli byste se zmínit o něčem, co je skutečně prospěšné, a neměli byste chválit tak rozsáhlou chválu, že zbytek vaší zprávy příjemce zcela oslepuje.
Text e-mailu: Projděte změny (a výsledky)
Věřte tomu nebo ne: Lidé oceňují, že věděli, proč jste se rozhodli dělat věci jinak. Je to kontraintuitivní (protože kdo chce slyšet, jak se podrobně rozebírali?), Ale ve skutečnosti to ukazuje, že o nich máte vysoký názor.
To dokazuje, že byste s nimi nesouhlasili jen kvůli tomu. Kromě toho to ukazuje, že si myslíte, že jsou dostatečně chytrí, aby se mohli poučit ze zpětné vazby a splnit vaše očekávání, která se posunou vpřed.
Abyste se vyhnuli přílišnému rozpracování toho, co se pokazilo, omezte se na věty, které odpovídají formátu …. A pokud máte více než jednu změnu, použijte odrážky.
Vypadá to takto:
Nebo:
- Uvidíte, že jsme provedli některé změny na palubě hřiště na základě zpětné vazby od týmu vedení.
- V tomto smyslu bych rád viděl, jak se tyto změny uskutečňují prostřednictvím jiných aspektů prezentace, protože bychom chtěli, aby byly konzistentní.
Poslední řádek
Nakonec se vždy zeptejte, zda byste mohli něco vyjasnit nebo odpovědět na jakékoli otázky.
I když, prosím, dejte mi vědět, pokud mohu odpovědět na jakékoli otázky, může se zdát zřejmé, že slouží účelu. Díky tomu bude celý duch vašeho e-mailu více spolupracovat.
Najednou to jde od, říkat “tady jsou změny - období” k “tady jsou změny - dáte mi vědět, pokud některá z nich nedává smysl?” To ukazuje, že si stále ceníte názoru druhé osoby.
Pak už zbývá jen odhlášení - udělá to jakékoli standardní odhlášení (nejlépe, upřímně díky)!
Dát to všechno dohromady
- Příklad změny a jak to přinese pozitivní výsledek
- Případně: příklad změny dva a jak to přinese pozitivní výsledek
- Případně: příklad změny tři a jak to přinese pozitivní výsledek
Nyní, když jste složili skutečně konstruktivní zpětnou vazbu, věnujte chvilku přemýšlení o svém předmětu. Možná vše, co potřebujete, je zasáhnout odpověď, ale je možné, že malá změna ovlivní celý tón. (Věděli jste, že „dnes“ je lepší než „naléhavé“? Více o tom - a dalších slovech, kterým je třeba se vyhnout - zde.)
Ne každá zpráva, kterou posíláte, bude chvála plná chvály - a to je v pořádku. Pokud si uděláš čas na to, abys to napsal zamyšleně, půjde to daleko.
