Adresa Gettysburg byla dlouhá 271 slov.
Včera jsem obdržel e-mail o změně firemní politiky týkající se výběru kávy a čaje, který byl 350.
Vím - káva je důležitá. Ale pokud Lincoln dokázal výmluvně rozdělit rozdělený národ o důležitosti lidskosti a rovnosti 271 slovy, myslím, že bychom měli být schopni posílat e-maily související s prací, které jsou o něco kratší.
Mnohokrát se obáváme být v e-mailech krátký, protože nechceme, aby to znělo vážně, nebo proto, že si myslíme, že potřebujeme poskytnout spoustu informací nebo pokynů, abychom se dostali přes náš bod. A to je fér. Ale myslím, že bychom všichni souhlasili s tím, že méně e-mailů by nám usnadnilo pracovní život. A to začíná tím, že se každý z nich zkrátí.
Zde je rychlý a snadný průvodce, jak udržovat e-maily krátké a sladké (aniž by to znělo jako blbec).
Řez chmýří
Dostávám spoustu e-mailů, které začínají chmýří. A když je to jistě, je to příjemné, může to být také ztráta času, zejména pokud vás opravdu neznám, nebo pokud se na vás chystám na setkání ve 16 hodin.
Jinými slovy, nemusíte začínat každý e-mail, který lidem říká, že jste doufali, že mají dobrý víkend. Pokud opravdu někoho nenahazujete, abyste ho dohonili, předpokládejme, že všichni doufáme, že všichni měli dobrý víkend, těšíme se na nadcházející a celkově se daří. A pak se pusťte do práce.
Vystřihněte zvláštní slova
Všichni z času na čas přidáváme k našemu psaní další slova z různých důvodů. Díky tomu jsou přechody plynulejší. Změkčuje tvrdý jazyk. Někdy z nás dělá chytřejší zvuk.
V e-mailu však není vaším úkolem vymýšlet nejvhodnější dopis na světě, ale komunikovat rychle a snadno. Ve skutečnosti vás vyzývám, abyste odstranili všechna slova nebo fráze, které nejsou nezbytně nutné.
Ze zprávy, kterou jsem nedávno dostal, si vezměte následující větu:
V tuto chvíli si myslím, že by pro nás všechny bylo smysluplné přeskupit se do této záležitosti a přijít s několika klíčovými body pro diskusi na našem setkání ve dvou týdnech, které nám pomohou přiblížit se k nalezení řešení, které funguje pro všechny strany.
Co je tady hlavním bodem? S tolika dalšími slovy je těžké říct. Fráze jako „v tomto okamžiku“ nepřidává nic, a proto nemusí být zahrnuta. Proč to takhle nepřepisovat?
"Pojďme všichni přijít s 2-3 diskusními body na toto téma před naším příštím zasedáním."
Každý, kdo je ve vlákně, ví, o čem to mluvíte, je tu jasný bod k větě a právě jste snížili počet slov o asi 70%.
Buďte struční, ne matoucí
Jednou jsem měl šéfa, který mi poslal krátké, tajné e-maily, které nedávaly smysl. O 8:00 dostanu e-mail, který bude obsahovat pouze následující:
„Zacházejte s Facebookem první věcí dnes. -MJ “
Co tím myslel? Co třeba Facebook řešit? Jeho e-mail mě donutil položit několik otázek zpět, na které musel odpovědět. Přestože byl jeho počáteční e-mail krátký, nakonec jsme si vyměnili více e-mailů a ztráceli jsme více času, než kdyby poprvé zahrnul trochu více informací. Kdyby přidal ještě pár slov, řekl: „Zpracovávejte odpovědi uživatelů Facebooku na první věc dnes, protože jsme měli přes noc mnoho stížností, “ mohli jsme se vyhnout zbytečnému pohybu dopředu a dozadu.
Být chytrý se svými slovy a krátký ve svém provedení neznamená jen být krátký. Ujistěte se, že máte stále jasno s vaší zprávou.
Shrnout
Než vypnete e-mail, věnujte dalších 30 sekund a přečtěte si jej. Položte si následující otázky:
- Existuje jasný a snadno pochopitelný bod k tomuto e-mailu?
- Existuje něco, co mohu vzít ven, což nepřispívá k hlavnímu bodu?
- Lze něco zjednodušit?
Čím více se trénujete, abyste si přečetli své psaní, tím více uvidíte, že existují oblasti, které je třeba vylepšit. A co je důležitější, tím více začnete automaticky provádět tyto změny v budoucích e-mailech.
Poslední tip: Vložte své e-maily do počítadla slov a zjistěte, kolik slov v průměru průměrujete na e-mail - mohlo by vás to šokovat. Sledujte svůj pokrok a sledujte, jak nízko můžete jít.
