Tam je epidemie - epidemie špatných e-mailů.
Opravdu jsem si to uvědomil asi po páté, když můj šéf komentoval e-mail, který jsem jí poslal, aby se podíval: „To je opravdu dobrý e-mail!“ Nemyslel jsem si, že to bylo něco zvláštního, dokud jsem nezačal věnovat e-mailům větší pozornost Dostával jsem. Byly hrozné gramatické chyby, trapné pravopisné chyby, nesprávná jména, emotikony, nedostatek zdravých pozdravů nebo pleasantries a prosté staré špatné psaní. Mohl bych pokračovat dál a dál.
Není to tak, že jsme nekompetentní, lidi. Jednoduše neuvedeme péči do našich e-mailů, které si mnoho z nich zaslouží. Péče, řekněme, editor může dát článek.
Takže, abychom nám všem pomohli zlepšit komunikaci na pracovišti, zde je průvodce editora pro psaní e-mailů, které vám přinesou respekt (a odpovědi). Mějte na paměti tyto nápady, až příště projdete svou doručenou poštu - a uvidíte, jaký dopad má několik malých změn.
Zpomal
Vím, že jsme všichni na závodě, abychom se dostali k doručené nule. A v některých případech je jistě vhodné vypustit rychlý e-mail: když jste uprostřed dlouhého vlákna komunikace s blízkým kolegou, když právě vyhodíte dokument svému šéfovi a podobně.
Efektivní komunikace (a dobré psaní) však z větší části vyžaduje čas. Formování vašich myšlenek, vymýšlení toho, co se vlastně snažíte říct, a napsání vaší zprávy jasným způsobem trvá nějakou dobu. A nakonec, to je to, co je e-mail - forma komunikace. Není to úkol.
Takže až budete příště muset někomu napsat podrobnější e-mail, věnujte mu čas, který si zaslouží. Pokud to potřebujete, zablokujte to ve svém kalendáři. A nemluvím pět minut na e-mail - není neobvyklé, že trávím 15 minut na dobrém e-mailu, zvláště pokud je to moje první komunikace s někým, na kterého chci zapůsobit. Dopřejte si ten čas a nemějte pocit, že jste pomalí nebo neproduktivní. Máte pocit, že to děláte správně.
Ujistěte se, že má začátek, střed a konec
Jen proto, že žijeme ve světě 140 znaků, neznamená to, že by vaše e-maily měly být tímto způsobem. Ve skutečnosti zde budeme mít malý návrat do anglického jazyka na střední škole a klasický esej ve stylu hamburgeru; to znamená, že každá esej potřebuje úvod, tělo a závěr.
Měli byste přemýšlet o tom, že vaše e-maily mají stejnou strukturu. Každá sekce nemusí být dlouhá, ale zejména v počáteční komunikaci by tam měla být. Co by tedy každá sekce měla zahrnovat?
Intro
Vždy začněte s pozdravem - může to vypadat archaicky, ale ve skutečnosti to dělá rozdíl. Poté, v závislosti na povaze vašeho vztahu, je úvodní odstavec skvělým místem pro přátelský pozdrav ( „Doufám, že vaše hledání zaměstnání jde dobře!“ ), Připomínající kontext vaší konverzace ( „Bylo to tak hezké dostat se chatovat s vámi minulý týden. “ ) nebo předmluvu o tom, proč jste se dostali ven ( „ Chtěl jsem se dotknout základny asi… “ ).
Tělo
To je místo, kde se dostanete k jádru svého e-mailu. Nejdůležitější věcí, kterou si musíte zapamatovat, je poskytnout příjemcům veškeré informace, které potřebují k provedení jakékoli akce, kterou od nich požadujete. To zahrnuje poskytnutí veškerých nezbytných kontextových informací, podrobností nebo údajů a jejich logické a soudržné představení. Pokud je e-mail odesílán s cílem poskytnout informace nebo rozhodnutí (spíše než požádat o laskavost), nezapomeňte uvést odůvodnění nebo vysvětlení.
Závěr
Závěr e-mailů je trochu jiný než závěr esejů. Namísto shrnutí toho, o čem jste již mluvili, byste jej měli zabalit do akčních kroků. Pokud žádáte o setkání s kávou, navrhněte datum a čas. Pokud vstupujete do projektu, připomeňte svému kolegovi přesně to, co potřebujete a kdy. A pokud právě poskytujete informace, připomeňte svému kontaktu, že je vítán a přijde k vám s případnými dotazy. Nakonec alespoň ve svém počátečním e-mailu vždy uzavřete pozdrav a plný podpis.
Může to vypadat jako hodně, ale jak jsem řekl, nemusí to být dlouhé. Jedná se například o e-mail, který bych mohl poslat někomu, s kým chci uchopit kávu:
Ahoj Dave!
Rád vás poznávám! Bylo to skvělé se bavit s Alexem a když se zmínila, věděla, že jsem na to skočil.
Miluji to, co děláte ve vaší společnosti, a bylo by úžasné si s vámi povídat o tom, jak si myslíte o online publikování, o svém nedávném přepracování a dalších věcech o práci, kterou oba trávíme svým životem.
Myslíte si, že byste měli mít v příštích týdnech trochu času na setkání? Rád bych se houpal ve vašich kancelářích nebo popadl kávu - cokoli je pro vás nejvhodnější!
Nejlepší a šťastný pondělí.
Erin
O tolik lepší než: „Ahoj Dave, chceš si někdy vzít kávu?“ že jo?
Korektura a kontrola faktů
Jakmile zadáte svůj e-mail, neměli byste jej pouze posílat na svět. Vždy znovu čtěte své e-maily, alespoň jednou. Kromě kontroly základních pravopisných a gramatických chyb také kontrolujete skutečnosti, jako jsou hláskování jmen, události, na které odkazujete, nebo data, která zmiňujete. Adresování e-mailu „Ahoj Jon“, když by to mělo být „Ahoj Johne“, by se mohlo zdát jako malá věc, ale tvůj kontakt si všimne - a první dojmy udělají obrovský rozdíl.
To je také dobrý bod k zamyšlení nad tónem vašeho e-mailu. Zní to příliš dobře jako byznys, když se jen snažíte být přátelští? Jste příliš nadšeni vykřičníky a emotikony na úkor profesionality? Pokuste se ustoupit a zvažte, jak na ně někdo poprvé přečte e-mail, a podle toho upravte. U zvláště důležitých e-mailů také žádám někoho jiného, aby si mě prohlédl - další sada redakčních očí nikomu neublížila.
Přemýšlejte, jak byste se cítili, kdyby to bylo veřejné
Nakonec, než zasáhnete odesílání, přemýšlejte o tom, jak byste se cítili, kdyby tento e-mail četl kdokoli jiný než osoba, které jej posíláte. Co když to nějak dopadlo v doručené schránce vašeho šéfa? Co když to zveřejní na webu? (Hej, to se stává.) Toto je skvělá závěrečná kontrola, aby se vaše e-maily ozvaly slušně a profesionálně a v konečném důsledku představovaly, jak se chcete zobrazovat světu.
Vím, že to zní jako spousta práce, která se dá do jednoho e-mailu. Ale s počtem špatných e-mailů, které všichni dostáváme každý den, si lidé opravdu všimnou rozdílu, když jeden dobrý přijde do své doručené pošty. A to by mohl být rozdíl mezi ignorováním a získáním toho, co chcete.
