Každý ví, že vedení společnosti je jedním z nejtěžších koncertů. Ať už provozujete malou firmu nebo nadnárodní korporaci, musí generální ředitelé řídit čas, zdroje a vícenásobné požadavky a zároveň hledat čas a prostor pro rozhodování a vytváření plánů, které určí průběh jejich podnikání.
Což znamená, že vyvinuli některé hlavní systémy a triky, aby maximalizovali svou produktivitu.
Proč tedy nemůžeme ukrást pár tahů z jejich příruček? Ať už chcete provozovat svůj vlastní podnik nebo chcete být produktivnější ve své současné práci, podívejte se na tento seznam doporučených generálních ředitelů, které můžete použít na jakoukoli stránku svého života.
1. Přestávejte každých 90 minut
Tony Schwartz, prezident energetického projektu, navrhuje přestávky každých 90 minut, aby se maximalizovala vaše produktivita. Důvod? Lidská těla mají energetický cyklus, který funguje po celý den v 90 minutových intervalech. Když na něčem pracujeme hodinu a půl nebo déle, je přirozené, že naše úroveň bdělosti klesá a naše pozornost se bude bloudit nebo se budeme cítit ospalý (nebo začneme kontrolovat Twitter nebo Facebook).
Neintuitivním tajemstvím udržitelného skvělého výkonu je žít jako sprinter. V praxi to znamená pracovat ve vaší nejvyšší intenzitě ráno, maximálně 90 minut najednou, a pak si dát pauzu.
Takže až příště vaše oči zasklí, namísto natahování dalšího šálku kávy, místo toho odstupte z práce na pár minut. Možná vás překvapí, kolik toho v dlouhodobém horizontu dosáhnete.
2. Udělejte sami sebe nepřetržitým
Není nic frustrujícího, než se konečně dostat do zóny a pracovat na velkém projektu - a pak ho přerušil spolupracovník nebo šéf, který spadne za váš stůl. Horší je, že výzkum ukazuje, že po přerušení může trvat až 25 minut, než se vrátí na trať.
A právě proto Andrew Marsh, generální ředitel pátých sloupových her, vyvinul systém, který zajistí, že všichni v jeho kanceláři mohou pracovat bez přerušení. Umístěním „kuželu ticha“ do svých psacích stolů mají zaměstnanci hmatatelný symbol, který vyjadřuje, že by neměli být rušeni, pokud to není naléhavé.
Kužel ticha používám, když pracuji na komplexním projektu, na který se musím soustředit. Být schopen se intenzivně soustředit bez přerušení je cenným nástrojem produktivity pro každého na Fifth Column Games.
Ať už se potřebujete soustředit na intenzivní úkoly po dobu několika hodin denně nebo pracujete na velkém projektu, pomocí systému, který o tom informuje lidi, se dostanete do zvyku, že vám pošlou e-mail na neodkladné úkoly. místo toho, aby spadl na stůl.
3. Spravujte svou energii, nejen váš čas
Víte, že je důležité rozvrhovat svůj čas rozumně - ale ve skutečnosti může být efektivnější také spravovat vaši energii. Náš vlastní generální ředitel, spoluzakladatel Muse Kathryn Minshew, je fanouškem optimalizace svého pracovního dne tím, že plní nejnáročnější úkoly zaměřené na soustředění během špičkových hodin, těch zlatých hodin, kdy jsou její energetické úrovně na nejvyšší úrovni. Na druhé straně schůzky jsou něco, čemu se během těchto hodin vyhýbá, a ušetří se jindy během dne.
Zjistil jsem, že pro mě bylo nesmírně užitečné věnovat pozornost tomu, kdy jsem v ten den nejproduktivnější (jaké hodiny, za jakých podmínek) a agresivně chránit tento čas pro soustředěnou práci.
Pokud jste ranní člověk, udělejte nejprve své nejdůležitější úkoly a ušetřete únavné a bezduché úkoly pro pozdější den, kdy vaše energie ubývá. Nejste si jisti, jaké jsou vaše špičkové hodiny? Vyzkoušejte energetické mapování a zjistěte, jak nejlépe využít svůj pracovní den.
4. Nebuď otrokem na e-mail
Gina Trapani, zakladatelka ThinkUp, je fanouškem kontroly e-mailů pouze v určitých denních dobách. Proč? Namísto pocitu, že musíte reagovat na e-maily v okamžiku, kdy zasáhnou vaši doručenou poštu, můžete ušetřit čas a soustředit se stanovením harmonogramu kontroly a odpovědi na e-mail (například jednou ráno a jednou na konci dne ).
Vypněte aplikaci Outlook, vypněte na svém BlackBerry nová e-mailová oznámení, proveďte cokoli, abyste tlumili přerušení e-mailu.
V závislosti na vaší pozici se to nemusí zdát jako možnost - zejména pokud se na vás váš šéf nebo kolegové spoléhají na rychlé reakce. Možná vás však překvapí, jak podporující lidé budou o vaší nové strategii produktivity, když jim ji vysvětlíte. Tim Ferriss, autor Čtyřhodinového pracovního týdne , navrhuje kolegům zasílat e-maily, aby je upozornili na váš nový e-mailový rozvrh, a vysvětlili, že důvodem je zvýšení vaší produktivity, a žádají, aby vás volali po naléhavých záležitostech. Můžete si také nastavit automatickou odpověď se zprávou, která vysvětluje, kdy znovu kontrolujete e-mail a jak se s vámi lidé mohou spojit, pokud je to mezitím důležité.
5. Udržujte své e-maily krátké a sladké
Generální ředitelé nemají čas na čtení e-mailů s novinkou nebo na jejich psaní. Andrew Torba, spoluzakladatel Kuhcoonu, dokonce zachází tak daleko, že někdy píše jednoslovné e-maily a navrhuje, aby se s vašimi e-maily zacházelo, jako by měly stejný limit 140 znaků na Twitteru.
Vyzvěte se, abyste při připojení prostřednictvím e-mailu nebo jiné formy komunikace mysleli kriticky a efektivně.
Tím, že držíte e-maily krátké a do té míry, ušetříte nejen spoustu času na psaní, ale také ušetříte svým spolupracovníkům spoustu času na čtení. Pokud je váš problém příliš krátký pro krátký e-mail, naplánování krátkého (5-10 minutového) telefonního hovoru může být mnohem efektivnější než zdlouhavá výměna e-mailů.
6. Delegát, delegát, delegát
Je snadné se ohromit pocitem, že musíte udělat všechno sami. Delegování je však jedním z nejlepších způsobů, jak spravovat svůj čas. Předávání projektů ostatním členům týmu odlehčuje zátěž a umožňuje soustředit se na projekty, které děláte nejlépe. Podnikatel Daniel Tan Kh učinil tento krok ještě dále a radí nejen delegování úkolů, ale také věřit, že nový vlastník přebírá plnou odpovědnost za jejich provedení.
Delegace je nejdůležitějším palivem produktivity.
Delegování neznamená snažit se dostat z práce - ale pokud máte příliš mnoho na talíři, delegování jednoho z vašich úkolů na jiného člena vašeho týmu může pomoci věnovat více pozornosti vašim naléhavějším projektům. Nemáte spolupracovníka, který by mohl převzít váš úkol? Matt DeCelles, sériový podnikatel, navrhuje outsourcing vašich obávaných úkolů na volné noze na Fiverr.com.
Řešení vašeho seznamu úkolů se někdy může zdát nemožné, ale pokud se pokusíte provést tyto malé změny od mistrů, budete překvapeni, kolik toho můžete během pracovního dne dosáhnout.
