Existuje spousta tipů, jak se stát produktivnějšími - od pravidel až po pravidla pro zvýšení účinnosti až po podrobnosti, které bychom měli mít na paměti, abychom ušetřili náš pracovní čas a další.
Ale které z těchto tipů jsou ve skutečnosti vyzkoušené a pravdivé - a které jsou jen šumem?
Za měsíc jsem vyzkoušel čtyři běžné tipy na produktivitu (plus zábavný bonusový trik) a pomocí softwaru pro sledování času DeskTime změřil, jak skutečně ovlivnili moji produktivitu. Podle tohoto malého experimentu by některé z nejoblíbenějších tipů mohly být trochu nadhodnoceny - zatímco jiné zjevně mají nějakou magickou sílu, která vám pomůže dokončit práci.
Tady je to, co jsem se naučil - a jak to můžete použít ve svém vlastním pracovním životě.
Tip č. 1: Zastavte multitasking
Hlavní myšlenkou této metody je soustředit se na jeden úkol současně a vyvarovat se dělat více věcí současně. Studie a experimenty ukázaly, že naše mysl funguje nejlépe, když se soustředíme na jediný úkol, jak poznamenal Daniel Patrick Forrester na Bloomberg Businessweek . Poznamenává však také, že tento přístup k jednomu úkolu není něco, co přichází přirozeně, a my se často musíme trénovat, abychom přestali multitasking.
Jak to šlo?
Úplně první den jsem objevil hlavní nevýhodu této metody: vede k náchylnosti k perfekcionismu. Díky tomu můžete ztrácet spoustu času na detaily, které mohou bránit vaší dlouhodobé produktivitě.
Později v tomto týdnu byly odfiltrovány další dvě nevýhody této metody.
Za prvé, zaměření na jeden úkol může znít jednoduše, ale není to tak. Můžete zavřít všechny karty na svém notebooku a nechat otevřený pouze související úkol, ale nemůžete udělat totéž se svou myslí - všechny ostatní věci, které musíte udělat, se vznášejí vzadu.
Za druhé, tato metoda v nejextrémnějším smyslu znamená úplné vyloučení všech ostatních úkolů na celý den, což se může stát nudným. Pro mě je rozumný multitasking tím, co pracovnímu dni přidává nějakou dynamiku a pomáhá mi zůstat v zájmu.
Účinnost: 77%
Osobní spokojenost: 2/5
Závěr: Pokud nemůžete uniknout multitaskingu, pokračujte v provádění různých úkolů současně. Jen se nesnažte dělat příliš mnoho najednou - studie ukazují, že to může způsobit, že se váš mozek zmenší, a pravděpodobně to nechcete.
Tip č. 2: Udělejte časté přestávky
Hlavní myšlenkou je, že přestávky po celý den vám pomohou dostat se zpět do práce uvolněně a pod napětím a získat tak více práce. Studie naznačují, že existuje celá řada optimálních poměrů mezi pracovními přestávkami, ale nakonec nezáleží na tom, zda dodržujete pravidlo 52:17 nebo si uděláte přestávku každých 90 minut, pokud několikrát opustíte pracovní stůl. den.
Jak to šlo?
Všechno šlo podle plánu v pondělí; Když jsem se často lámal, dokončil jsem docela slušné množství úkolů, které byly na mém seznamu úkolů.
Ale pak přišel druhý den a já jsem měl pocit, že musím opustit stůl. Po těchto povinných přestávkách bylo navíc stále obtížnější dostat se zpět na trať. Poté, co jsem měl stejný problém i v následujících dnech, jsem nakonec změnil celý přístup: Namísto toho, abych se každou hodinu přinutil přestávku, jsem si udělal pauzu pokaždé, když jsem dokončil úkol nebo se prostě cítil zaseknutý. V důsledku toho byly chvíle, kdy jsem si vzal tři přestávky za hodinu a časy jsem udělal pěthodinový „pracovní maraton“ bez odpočinku. Ale fungovalo to; Dělal jsem věci jeden po druhém, aniž jsem se cítil přepracovaný, a na tom opravdu záleželo.
Účinnost: 75%
Osobní spokojenost: 4/5
Závěr: Dělejte si pauzu, kdykoli ji potřebujete, ne, když máte.
Tip č. 3: Vytvořte seznam úkolů pomocí spravovatelných úkolů
Existuje několik způsobů, jak vytvořit svůj seznam úkolů. Myšlenka tohoto konkrétního seznamu rozděluje každý úkol na kroky, které je třeba učinit, abyste své projekty dokončili. Guru produktivity David Allen navrhuje začít každou položku v seznamu slovesem, aby se vaše záměry staly konkrétnějšími. Například místo jednoduchého uvedení „klientské zprávy“ do seznamu podrobně popište položky akcí, které budou zahrnuty: shromáždit data, analyzovat data, napsat zprávu atd.
Poté musíte tyto úkoly přiřadit způsobem, který je ve skutečnosti proveditelný. "Denní seznam úkolů by se měl skládat z malých úkolů, jejichž dokončení netrvá déle než několik hodin, " píše Cody Wheeler pro Lifehack .
Jak to šlo?
Dobrá věc na této metodě je, že se cítíte produktivní. Délka mého seznamu úkolů se ve skutečnosti zmenšovala a bylo to docela motivující. Kromě toho mi tato metoda také umožňuje všimnout si menších věcí, které jsem udělal jako součást celého projektu, jako je vyhledávací literatura pro blogový příspěvek, který obvykle zabírá spoustu času, ale nedává okamžité výsledky, které může každý vidět.
Přestože rozdělení úkolů na proveditelné kroky je pravděpodobně nejúčinnější metodou, kterou jsem vyzkoušel, měli byste si svůj seznam vytvořit moudře; nemůžete zahrnout každý drobet, který plánujete udělat, i když je to nezbytné pro dokončení projektu. Váš seznam bude prostě zbytečně dlouhý.
Účinnost: 80%
Osobní spokojenost: 5/5
Závěr: Seznam zkraťte na maximálně šest nebo sedm konkrétních proveditelných úkolů denně. Jednotlivé úkoly, jejichž dokončení trvá méně než 10 minut, se do seznamu nekvalifikují.
Tip č. 4: Začněte nejdůležitějším úkolem
Myšlenka této metody je začít s nejdůležitějším úkolem dne, kdy máte plnou mentální energii, a pak se spousty jednodušších úkolů provádějte v průběhu dne a stáváte se více opotřebovanými. V článku pro společnost Fast Company Rachel Gillett navrhuje:
"Identifikujte úkoly, které jsou důležité, a vyžadují vaše plné mentální schopnosti, které odkládáte do konce dne, kdy jsou vaše mentální rezervy nízké." Jakmile tyto úkoly identifikujete, proveďte reorganizaci rutiny tak, abyste na nich mohli pracovat nepřetržitě první hodinu dne. “
Jak to šlo?
Pro mě to nešlo tak, jak to popisuje Gillett. Ráno budu potřebovat nějaký čas, abych se dostal do pracovního toku. Mohl bych dělat některé každodenní úkoly, ale rozhodně nic, co „nevyžadovalo mé plné mentální schopnosti.“ Takže jsem s touto metodou bojoval den a půl, dokud jsem se nevzdal, abych konečně něco dokázal.
Účinnost: 66%
Osobní spokojenost: 1/5
Závěr: Najděte vrcholy produktivity (DeskTime má pro tento účel „stupnici produktivity“) a poté naplánujte své prioritní úkoly během této doby. Nemusí to být první věc ráno - vždy, když je váš hlavní čas.
Bonusový tip: 2 piva pro kreativitu
Ve studii provedené University of Chicago vědci zjistili, že mírně intoxikované může zvýšit vaši produktivitu pro kreativní úkoly. Zatímco se ukázalo, že vám káva pomůže získat jednoduché úkoly, u kreativních úkolů byl prokázán obsah alkoholu v krvi 0, 07 (ekvivalent dvou piv).
Jak to šlo?
Celé týdny jsem odkládal psaní článku - prostě jsem se nemohl dostat do proudu. Jednoho odpoledne jsem se tedy uchýlil k tomuto experimentu poslední míry. Vypil jsem první pivo plné, pak jsem šel zpět do svého počítače do práce a náhodně usrknul druhý.
První pivo pracovalo zázraky; okamžitě tekla slova, objevovaly se nápady a stránky se rychle doplňovaly. Zdálo se, že pivo vypnulo moji sebekritiku a otevřelo dveře pro mé kreativní psaní.
Druhé pivo však bylo chybou; jak jsem to usrkával, moje schopnost koncentrace se rychle rozpadla.
Efektivita: Dobře, udělala to práci, že?
Osobní spokojenost: 5/5
Závěr: S pivem udělal skvělé věci, aby dostal nápady na papír, ale neočekávejte, že poté dokážete udělat něco skutečně produktivního. Jedno pivo by pro moji toleranci stačilo.
