Pokud pracujete v neziskových organizacích, pravděpodobně jste byli součástí fundraisingové akce, ať už to byla extravagantní gala nebo jednoduchá šťastná hodina v baru za rohem. Mnoho organizací, zejména malé, se spoléhají na tyto události, aby v krátké době získaly spoustu peněz.
Ale když se dostanete na plánovací výbor (nebo dokonce musíte událost naplánovat úplně sami), není to už jen zábavná noc, na kterou se musíte zúčastnit. Nyní musíte vypracovat všechny podrobnosti, abyste vytvořili nezapomenutelný večer - ten, který bude lákat vaše účastníky, aby vám do klobouku vložili trochu hotovosti.
Velikost vaší organizace a úroveň vašich dárců samozřejmě určí nejlepší druh akce, která se bude hostit, a to jistě ovlivní, jak plánujete. Ale bez ohledu na velikost nebo rozsah vašeho fundraiseru, podle mých zkušeností jsem zjistil, že existuje několik klíčových prvků, díky nimž tyto události fungují. Pokud se pustíte do své první fundraisingové akce, ujistěte se, že máte těchto pět potřeb.
1. Rozpočet
Slyšeli jste přísloví „vyžaduje peníze, abyste vydělali peníze“ - a to je 100% pravda pro události. Jistě, pokud jste dostatečně přesvědčiví, můžete na vaši akci pravděpodobně věnovat několik nezbytných věcí - jako je prostor události, chlast, jídlo a dokonce i zábava. Ale i přes tuto velkorysost budete stále potřebovat nějaké peníze po ruce na pár dalších výdajů, jako je doprava, jídlo pro zaměstnance a dobrovolníky a tipy.
Chcete-li se ujistit, že jej můžete houpat, vytvořte rozpočet dříve, než začnete plánovat podrobnosti. Díky dobrému pochopení vaší finanční situace budete moci snadno zjistit, zda máte prostředky na plánování večeře při sedění - nebo pokud se budete muset spokojit s příležitostnou recepcí pouze s nápoji. Jakmile začnete dostávat dary a vytvářet solidní plány, pečlivě sledujte svůj rozpočet. Budete muset vyrovnat všechny neočekávané náklady s novými dary nebo upravit své plány podle potřeby.
2. Šampioni
Aby byla akce úspěšná, lidé musí darovat a ukázat se. Ale abyste dostali dost dárců, abyste se mohli zúčastnit, nemůžete být jediný, kdo akci propaguje. Budete potřebovat skupinu dalších lidí, kteří jsou ochotni rozdělit fundraiser ke svým přátelům, spolupracovníkům a sítím - a samozřejmě je inspirovat, aby dali.
Tomu se říká váš „hostitelský výbor“, obvykle složený z lidí, kteří již organizaci podporují svými penězi nebo časem. Kromě dobré znalosti vaší organizace by každý ve výboru měl mít široký okruh kontaktů, které budou povzbuzovat k účasti.
Ačkoli každá organizace používá hostitelské výbory poněkud odlišným způsobem, byl jsem nejúspěšnější, když jsem skupinu přímo zapojil do procesu plánování. Míra jejich zapojení samozřejmě závisí na jednotlivcích, takže použijte svůj úsudek: Někteří lidé jsou více než rádi, že si vezmou poháry v Costco nebo vyžádají hlavní firemní sponzory, zatímco jiní by raději měli pouze uvést jejich jména na pozvání a učinit pár telefonátů s jejich přáteli.
3. Více příležitostí dát
Prvním pravidlem fundraisingu je požádat. A jistě, když pořádáte událost, každý ví, že se od nich očekává, že vykašlají cenu vstupenky. Můžete však také zahrnout další příležitosti pro účastníky.
Nejběžnější typ žádosti přichází ve formě tomboly nebo tiché aukce (a ano, můžete udělat obojí). Je pozoruhodně snadné získat ceny za tyto typy činností tím, že požádají místní podniky, aby přispěly; stačí se ujistit, že ceny odpovídají vašemu publiku. Jinými slovy, balíček lázeňských dnů bude velmi dobrý na obědu s tématem Den matek - ne tolik na golfovém turnaji. Někdy to může znamenat vyhýbání se cenám úplně a místo toho mají dárci nabídku na prvky programu: 100 $ za cihlu v novém komunitním centru nebo 1 000 $ na stipendium.
Pokud víte, že vaši hosté nejsou typem, který by vám dal více peněz, požádejte je, aby se místo toho přihlásili k dobrovolnictví pro vaše nadcházející programy a iniciativy. Tím se zapojíte do vaší mise a zvýšíte pravděpodobnost, že se jim v budoucnu znovu podají - a řekněte svým přátelům o vás.
4. Celá zkušenost
Darování na akci vidí mnoho lidí jako rovnocenná výměna - dávají vám nějaké peníze a dáváte jim zážitek. Vaším úkolem je tedy učinit z akce tak úžasný zážitek, že aby byla spravedlivá, musí věnovat ještě více.
Některé organizace to dělají s vysoce postavenými hosty a zábavou. Pokud ale na své rychlé volbě nemáte Beyonce nebo Billa Clintona, možná budete chtít zvážit exkluzivní místo, neobvyklou aktivitu (taneční maratón, někdo?) Nebo prvotřídní večeři. Ještě důležitější je, přemýšlet o způsobech, jak odrážet své poslání v události. Pokud jste přímou servisní organizací, můžete vyzvat klienty, aby promluvili. Školy nebo umělecké programy mohou zobrazit práci svých studentů. Nabízíte-li svým hostům zážitek, který odráží jedinečnost vaší organizace, nabízíte zážitek, který nelze replikovat. A to je opravdu k nezaplacení.
5. Následná kontrola
Překvapivě nejdůležitějším prvkem fundraiserů je sledování, které se děje po události. Nebuďte v pokušení odpočívat na vavřínech (nebo ošetřovat kocovinu); dostat se do telefonu, rozesílat e-maily a aktualizovat svůj web. Budete chtít osobně oslovit každého dárce (nebo potenciálního dárce), se kterým jste se setkali noc předtím, a poděkovat jim za podporu. To může být ideální příležitost k vytvoření tolika navazujících schůzek, které můžete - krokem k jejich kultivaci pro další dar.
A nezapomeňte na své dodavatele a dobrovolníky! Děkuji jim za pomoc, abyste dosáhli noci úspěchu. Chápou, že jste vyčerpaní, takže rychlý e-mail je v pořádku, ale pro každého, kdo to opravdu dal nad a za, je ručně psaná poznámka obzvláště prima. (Věřte mi, že si budou pamatovat vaši vděčnost, když se bude blížit vaše další událost.)
Každá akce vyžaduje hodně času a úsilí, aby byla úspěšná. Ale podle výše uvedených tipů budete moci hostit události, které vytvářejí a rozvíjejí aktivity, které do vaší organizace přinesou více lidí - a peněz. A kdo ví? Možná se také dobře pobavíte!
