To, že nedávno byla spuštěna funkce zpětného odesílání společnosti Google, neznamená, že máte jasno, pokud jde o chyby e-mailů. Koneckonců, když pracujete stejně rychle jako vy, má smysl jen to, že se budete občas vyklouznout nahoru. I když jste perfekcionista.
Ve skutečnosti existuje několik věcí, které všichni profesionálové nakonec dělají v určitém okamžiku - v jejich kariéře (ne-li jednou za rok). Takže spíše než panikaření, jen sledujte náš náskok.
1. Klepnutím na tlačítko Odeslat před tím, než máte
Je obtížné zůstat v klidu poté, co někomu omylem pošlete polovinu e-mailu - zvláště když jste plánovali jeho revizi, protože je plná překlepů, nadměrných vykřičníků a nějakých formulací, které lze snadno vyvést špatně.
Neztrácejte však dalších 10 minut zkoumáním aplikací pro sledování e-mailů, abyste zjistili, zda váš příjemce zprávu otevřel. Místo toho dokončete původní e-mail rychle (již nemáte luxus utrácet několik minut jeho úpravou) a napište následující na začátek:
2. Náhodně opakující vše
Tato chyba přichází ve dvou scénářích: Jeden pošlete něco, co není důvěrné, ale není určeno pro všechny, aby si je přečetl - například e-mail svému šéfovi o dovolené. Nebo dvě, pošlete celé společnosti chmurný komentář o kolegovi, který byl určen pouze pro blízkého přítele, aby ho viděl.
Pro první scénář zkuste:
Odeslání toho je začátek, ale ještě nejste z háku. Nejedná se o příležitostné skluzy, které lze snadno opravit. Oslovte kohokoli, s kým jste se urazil osobně (nebo telefonicky), a omlouvejte se - bez ohledu na to, jak nepříjemné to je. Poté si přečtěte tento postup krok za krokem, jak se zotavit z tohoto typu závažnější pracovní chyby.
3. Vytvoření Egregious Typo
Většina překlepů nevyžadují následnou poznámku, ale všichni jsme narazili na ty cringeworthy ty, které vyžadují vysvětlení. Možná překlep mění význam toho, co se vlastně snažíte říct. Nebo možná je jich tolik, že to jen způsobuje, že vypadáte trochu negramotně.
Spíše než doufat, že váš příjemce ignoruje překlepy jako chybu, řekněte mu:
4. Zaslání nesprávné osoby e-mailem
Tato chyba je opět ve dvou různých scénářích. Buď pošlete zprávu týkající se společnosti místo kolegy One místo kolegy One, nebo omylem pošlete citlivé informace někomu mimo společnost.
Pro první scénář napište:
Druhý scénář je samozřejmě mnohem vážnější. Než se obrátíte na nesprávného příjemce, uvědomte si důsledky tím, že informujete svého manažera, co se stalo - a zjistěte, jak citlivé byly informace, které jste unikli. Poté se na základě pokynů svého nadřízeného omluvte vnější straně a zdvořile ho požádejte, aby vaši zprávu odstranil.
Jaké jsou další každodenní e-mailové chyby a jak se z nich zotavujete? Řekněte mi o nich na Twitteru?
