Existuje mnoho způsobů, jak může být e-mail nesprávně interpretován nebo špatně pochopen. Abychom nahradili tón hlasu, který je nezaměnitelný v telefonu nebo v řeči těla, který mluví osobně, musíte si pečlivě vybrat občasné frázování, které používáte.
Abych byl upřímný, nemiluji, jak často házím v vykřičníku, abych naznačil, že věci jsou v pořádku, dobré, nikdy lepší, nebo abych ukázal své uznání za splnění žádosti - ale někdy neexistuje jiný způsob, jak ukázat, že m hra. Někdy však ani vzrušená interpunkce nedokáže situaci zachránit, pokud význam vašich slov obsahuje i základní nepřátelství.
Než odložíte unáhlený e-mail a riskujete urážku nebo obtěžování příjemce, podívejte se na tyto běžné, ale nepopulární řádky a místo toho se rozhodněte pro alternativu.
1. „Promiň, že jsem Burden / Bother“
To je taková pasivně agresivní linie. V téměř 100% případů, kdy je tato linka použita, není člověk vůbec omluvný a nemyslí si, že je břemenem nebo obtěžováním. Spíše, devětkrát z deseti, používají tuto frázi, protože chtějí získat pozornost (a možná sympatie nebo soucit) čtenáře. Předpokládají, že přijetí tohoto přístupu vyvolá soucitnou reakci přijímače.
Místo toho řekněte: „Děkuji vám, že jste se mnou trpěli“
To naznačuje odpovědnost za to, co se děje, a je mnohem pravděpodobnější, že se s ní setká štědrá reakce a možná i ujištění, že to není problém. A pokud opravdu potřebujete odpověď ASAP, je to nejlepší způsob, jak rychle navázat kontrolu.
2. „Cokoli si myslíte“
Dobře, předpokládejme, že to bylo vysloveno na základě žádosti o vstup. Pokud byl požadavek upřímný, ale jste naštvaní, že existuje něco tam a zpět (váš nápad byl v pohodě, původní způsob, jak jste ho předložili, moc vám děkuji), pak mi dovolte, abych vám jako první řekl, že tito tři zdánlivě neškodní slova vyjadřují vaši nepříjemnost a frustrace v pikách.
Místo toho řekněte: „Jsem otevřený vašim nápadům a jsem rád, že mohu ještě více debatovat“
To ukazuje, že máte aktivní zájem na nalezení řešení, které je příjemné a vhodné. Opravdu nikdy není čas, aby „cokoli si myslíte“ bylo čteno jako flexibilní a akceptující prohlášení. To nenaznačuje, že jste ochotni být týmovým hráčem; zní to, jako byste byli nadšeni, že váš nápad nebyl bez pochyb přijat. Nebuď tak spravedlivý člověk.
3. „Prosím poradte“
Je to formální a trochu náročné, když o tom přemýšlíte. Navíc neotevře diskusi; je to ctižádostivé, což znamená, že na to nemáte čas a potřebujete rychle jasné pokyny k dalším krokům. Ale bohužel ne všechno se zapíná na desetník. Někdy, tam a zpět a prostor pro diskusi je nutný pro příjemný konečný výsledek.
Místo toho řekněte: „Dejte mi vědět, pokud máte nějaké myšlenky, jak s tím postupovat“
Přeformulování takové reakce podporuje zapojení a otevřený dialog. V podstatě říkáte, že jste otevřeni názorům druhé osoby na danou záležitost, ale jste také v pořádku, když sami hledáte řešení, pokud je to vhodné.
4. „Doufám, že je to více pro vaše štěstí“
Osoba, která říká, že je dokonale potěšena tím, co to „je“ - a byla. Ale bohužel, setkal se s méně než nadšenou zpětnou vazbou a podle toho se přizpůsobil tak, aby ten, kdo to vyhodnotí, byl šťastný. Skutečností však je, že se nestará, protože pravděpodobně neviděl vůbec žádné úpravy.
Místo toho řekněte: „Zajímám se o vaši zpětnou vazbu k této aktualizaci“
Být otevřený zpětné vazbě, i když máte podezření, že nemusí být 100% pozitivní, je zásadní součástí zlepšování a postupu. Všichni se můžeme občas přizpůsobit na základě konstruktivní kritiky. I když ve skutečnosti o sebe nemáte velký zájem, oblékněte si svůj nejlepší herní obličej a přijměte zpětnou vazbu.
Nikdo z nás není dokonalý nebo vždy přesně neví, co říct, ale někdy je to jednoduché přemýšlet, než promluvíte a zeptáte se sami sebe, zda to, co se chystáte říct, může být vykládáno špatně. Dočasné urážky někoho, kdo se dostane skrz svůj vlastní seznam úkolů, vám v dlouhodobém horizontu nepomůže.
