Občas dostanu jeden z těch e-mailů, které mě nutí říci: „Huh?“ Moje tvář se zkřivila výrazem velkého zmatku a nejsem si zcela jistá, na co reagovat. Z délky nebo obsahu e-mailu mohu říci, že je potřeba odpověď, ale něco o této zprávě způsobilo, že dokonce i zahájení reakce na odpověď bylo obrovské bolesti hlavy.
V těch dnech, kdy se potýkáte s podobným hlavolamem, je zde moje rada: Nezapojujte nesmyslný e-mail a místo toho ho hodte zpět na soud jiné osoby.
Abych vám pomohl, sestavil jsem své navrhované odpovědi na čtyři nejčastější typy matoucích e-mailů, které dostávám.
1. Rambling Non-Ask
Tento typ e-mailu je nejhorším pachatelem. Obvykle docela dlouhý, se spoustou podrobností, je e-mail s nepochopitelným podrážděním často nestrukturovaný - a není jasné, co vlastně odesílatel skutečně zajímá. Znovu si ji přečtete (poté, co jste si dali kávu znovu), a uvědomíte si, že to není váš fuzzy mozek - je to nějaká fuzzy komunikace.
Tvoje odpověď
3. Seznam prádelen
Tento typ e-mailu často zahrnuje bláznivý seznam odrážek, akčních položek, otázek a komentářů - a bude vyžadovat spoustu času nejen na to, abych se mohl projít, ale odpovědět. Váš přístup by se měl mírně lišit v závislosti na tom, zda má odesílatel oprávnění přidělit práci, či nikoli, ale v každém případě jej požádejte, aby práci upřednostnil a rozdělil.
Vaše odpověď (pokud je to někdo, kdo vám může přiřadit práci)
Vaše odpověď (pokud je to někdo, kdo by vám neměl přiřadit práci)
4. Studený e-mail pro radu
Tento typ e-mailu je ten, na který často chcete odpovědět, protože chcete pomoci ostatním, kteří žádají o pomoc, ale někteří lidé lépe žádají o radu než ostatní. Když téměř neznámý e-mail s žádostí o něco mlhavého nebo, ještě horšího, odpoví na více otázek než na univerzitní aplikaci, zvažte, zda ho nechte přeformulovat.
Tvoje odpověď
Stručně řečeno, nenechte někoho jiného neschopnost komunikovat jeho potřeby jasně nechat více práce (nebo stresu) dopadnout na váš talíř. S trochou jemnosti můžete přesunout břemeno porozumění a upřednostnit e-maily zpět na soud odesílatele, zkrátit dobu odezvy a ušetřit vám při tom velké bolesti hlavy!
