Už jste někdy pocítili ten potápivý pocit, když se vrátíte do svého e-mailu po několika dnech (nebo dokonce hodinách) strávených pryč, a vidíte, že objem nezodpovězených zpráv již dosáhl nezvládnutelných rozměrů?
Nepříjemná doručená pošta se může cítit jako ohromující díra, ze které se nikdy nevykopete. Ale nemusí to tak být! Pomocí několika jednoduchých kroků můžete uspořádat doručenou poštu, převzít kontrolu nad příchozí poštou a výrazně snížit emailovou úzkost.
Vymaž to
Vím, že se to mnohým bude zdát skličující, ale důrazně doporučujeme používat vaši doručenou poštu pouze pro to, pro co je určeno: nová pošta. Připomeňme šnekovou poštu jako analogii. Pokud na kuchyňský stůl vložíte každé přijaté balení nebo dopis, aniž byste je vyplnili nebo vyhodili, vaše kuchyně by se brzy stala nezvládnutelnou hromadou papírů. Vaše doručená pošta funguje stejným způsobem - je nejúčinnější, když ji vymažete.
Začněte tím, že odstraníte všechny e-maily, které obdržíte, k nimž už nikdy nebudete mít přístup (jako je oznámení o tomto týdenním prodeji letů do Maui - bohužel ne letos). Buďte však ohleduplní a neodstraňujte položky, které byste mohli chtít, aby byl zaznamenán řádek (například potvrzení z nákupu Amazonu).
Potom zkuste e-maily, které chcete uložit, uložit do příslušných složek nebo (pro uživatele Gmailu) je archivovat. Mým cílem je vždy vidět všechny e-maily ve své doručené poště, aniž bych musel rolovat dolů nebo kliknout na „stránku 2.“ Zjistil jsem, že jsem méně stresovaný, když se mohu rychle podívat na vše, co potřebuji, abych se vypořádal, vše na jedné stránce. A buďme upřímní: pokud je e-mail na stránce 2, pravděpodobně se s tím stejně nebudeme zabývat.
Odhlásit odběr
Největší ucpávač poštovní schránky je to, co získáte opakovaně. A není to jen e-zpravodaje - Facebook, Twitter a devět stránek s denními nabídkami, které si nyní objednáte, také vyplní vaši doručenou poštu aktualizacemi.
Až příště vyhodíte půl tuctu e-mailů, aniž byste je museli otevírat, uvědomte si, co odstraňujete. Pokud vyhodíte e-maily ze stejného zdroje třikrát bez jejich otevření, je čas odhlásit se. Vaše doručená pošta vám poděkuje.
Konsolidovat, konsolidovat, konsolidovat
Lidé se stále více potýkají s více doručenými. Vaše pracovní adresa, vaše .edu adresa, profesionální znějící křestní jmé[email protected], možná ani ten starý účet Hotmail, který vaši přátelé ze střední školy zřejmě nemohou odstranit z jejich adresářů.
Ve většině případů budete muset své osobní a pracovní e-maily uchovávat odděleně, ale pokud máte flexibilitu, konsolidace více e-mailových adres vám poskytne méně míst pro přihlášení a správu. Jednou z možností je přerušení vašich starších adres, ale můžete se také rozhodnout, že jednu e-mailovou adresu přeposíláte na jinou - takže budete pokrytí bez ohledu na to, kam vám lidé posílají poštu, ale stále budete moci uchovávat vše, co je uloženo na stejném místě.
Nechte svou doručenou poštu dělat práci
Jednou z mých oblíbených funkcí Gmailu je automatický filtr: Naučíte se doručenou poštu, abyste věděli, kam poslat e-mail a jak jej označit. Všechno od mé matky se zaeviduje jako „rodina“ a věci zaslané do seznamu e-mailů mojí kolegy ze školy se také označí. Tak, když hledám něco později, je vždy snadné najít.
Můžete také použít Gmail, aby některé e-maily automaticky přeskakovaly vaši doručenou poštu. Pokud například platíte za své kabelové účty automaticky, jako já, můžete jej automaticky archivovat a přidat štítek „Finanční“. Nemusíte to nikdy vidět, ale pokud to potřebujete, víte, kde najít to.
Plán na „Později“
Znáte ty e-maily, o kterých víte, že se k nim nedostanete až později, ale obáváte se, že zapomenete? Nyní je k dispozici plugin s názvem Boomerang (v současné době k dispozici pro Gmail a Outlook), který je ideální pro jejich řešení. Můžete naplánovat e-mail tak, aby zmizel a vrátil se později - až budete připraveni se s ním vypořádat - nechte svou doručenou poštu jasnější.
Boomerang má také další bonusy (pěkně měnící život). Umožňuje naplánovat odesílání e-mailů později a také vám umožňuje nastavit opakující se e-maily. Můžete také nechat Boomerang, aby vám připomněl, pokud se k vám někdo nevrátí. Když například v pondělí pošlu Julii e-mailem o zprávě, kterou potřebuji v pátek, mohu požádat Boomerang, aby zajistil, aby se tento e-mailový řetězec vrátil na vrchol své doručené pošty ve čtvrtek v 10:30 ráno, pokud ještě neodpověděla. A pokud odpoví, Boomerang ví, že e-mail ve čtvrtek nevrátí. Skvělé, že?
Jste připraveni začít? Vydělejte si tento týden nějaký čas na přepracování vaší schránky. Může to trvat několik hodin, ale slibuji, že čas (a stres), který ušetříte v dlouhodobém horizontu, zajistí, že se vaše úsilí vyplatí.
