Jak všichni pravděpodobně víte už nyní, jsem obrovský e-mail geek. Ať už chcete vědět, jak zorganizovat vaši doručenou poštu, vyčistit ji přes víkend nebo provést jarní úklid, jsem vaše holka. Ale je tu ještě jedna věc, o které jsme ještě nemluvili: Jak se vypořádat s jednotlivými e-maily, jak přicházejí.
Tady je lopatka. Nejlepší způsob, jak převzít kontrolu nad vaší doručenou poštou, je učinit rozhodnutí o tom, co dělat s každým e-mailem, když jej poprvé uvidíte, místo toho, aby se na něj jen podíval a slíbil, že se s ním bude později vypořádat. To má dvě výhody: Zajistí to, že vaše doručená pošta se v první řadě nezmění na nepřehlednou nepořádek, a ušetří vám čas tím, že se nebudete muset dívat na stejný e-mail více než jednou.
Zní to tvrdě, ale není to - vyžaduje to jen nějaké plánování a několik jednoduchých otázek. Začněme.
Vyberte si čas
Nejprve, pokud vaše práce nevyžaduje, abyste okamžitě reagovali na e-maily, doporučuji projít celou svou novou poštu každý den v několika nastavených časech. Tentokrát se může lišit každý den, musí to být úmyslné: Například dnes odložím 9-10 hodin, abych prošel svou doručenou poštu, a pak se na to znovu podívám od 4-5. Mezitím vyhledám důležité e-maily, ale zbytek ignoruji.
Vím, že je to obtížné (a ano, bylo mi známo, že kliknu na GIF, který obchází!), Ale pokud se budete držet tohoto rozvrhu, zjistíte, že procházení doručenou poštou je mnohem méně ohromující. Nemluvě o tom, že budete mít velké kusy času, abyste se skutečně dostali ke skutečné práci.
Zeptejte se sami sebe
Dalším krokem je procházení doručené pošty, čtení jednotlivých e-mailů jeden po druhém a položení si tohoto rychlého seznamu otázek pro každou zprávu:
1. Musel jsem dostat tento e-mail?
Vím, že to zní jako zlomený záznam, ale pokaždé byste se měli zeptat sami sebe. Je dobré připomenout odhlášení, odfiltrování a odstranění ze seznamů a zpravodajů, které nepotřebujete. Zkrácení e-mailu je v mé knize vždy vítězstvím.
2. Musím na to vůbec odpovědět?
Překvapivě odpověď není vždy ano. Pokud se jedná o informační e-mail nebo skupinový e-mail, který nevyžaduje vaši odpověď, přečtěte si ji, poznamenejte si užitečné informace a poté je archivujte nebo uložte.
3. Jsem tím správným člověkem, který se s tím vypořádá, nebo bych jej měl odevzdat?
Podobně si uvědomte, že nemusíte nést břemeno dělat vše, co se od vás požaduje. Víš, co tím myslím: Ty čísla, které jsi použil, když najal juniorského analytika, ale že tvůj šéf vás místo toho pořád žádá, cestovní rozvrh, který by měl skutečně projít jiným oddělením, číslo, které se od tebe požaduje, i když to není v popisu vaší práce. Předejte tyto periferní úkoly správnému člověku a nejenže vyčistíte svou doručenou poštu, ale ponecháte si více času na provedení své hlavní práce.
4. Potřebuji informace od někoho jiného, abych odpověděl?
Pokud je zde odpověď ano, požádejte tuto osobu o informace nyní, abyste mohli e-mail přesunout z vaší desky. Možná budete chtít odpovědět, abyste odesílateli věděli, že na něm pracujete, a poznamenejte si, aby se za pár dní ohlásil s osobou, na kterou čekáte. Mezitím odešlete e-mail nebo použijte Boomerang a v pravý čas jej vložte zpět do své doručené pošty.
5. Mohu odpovědět na e-mail hned teď - za méně než 5 minut?
To je místo, kde většina lidí zakopne. Mnoho e-mailů nevyžaduje od vás ani od nikoho další informace a lze na ně rychle odpovědět. Pokud tomu tak je, odpovězte na e-mail okamžitě; ušetří vám to čas opakovaného čtení, zpracování a přemýšlení o tom podruhé. Bonus: Čím dříve odpovíte na e-mail, tím přijatelnější je super krátká odpověď.
6. Je to naléhavé?
Naléhavost je bohužel mimo vaše ruce, takže pokud je e-mail naléhavý, rozhodněte se, zda se s ním chcete právě teď vypořádat, nebo se o to postarejte, až budete hotovi s odstraňováním doručené pošty. Zastávám se za to druhé, protože si trochu přerušíte krok, pokud přepnete z strávení několika minut na každý e-mail na kopání do jediného čísla.
Zbavte se zbytku - za vašich podmínek
A co zbytek? Pokud e-mail potřebuje více než pětiminutovou odpověď a není naléhavý, rozhodněte se, kdy je nejlepší čas na to, abyste se s tím vypořádali.
Obvykle řeším e-maily, které vyžadují dlouhou písemnou odpověď na konci mého doručené pošty. Nebo, pokud mám rušný den, Boomerang je na den, kdy si myslím, že budu mít více času. Pro zprávy, které vyžadují více práce (sestavení makety, provedení nějakého čísla Excelu), vložím tyto úkoly do svého seznamu úkolů a naplánuji je na svůj časový rozvrh na e-mailový blok.
Tip pro tip: Chcete-li, aby tento proces proběhl ještě rychleji, nastavte svůj e-mail tak, že jakmile jednou vyřešíte jeden e-mail a odešlete jej nebo jej odstraníte, budete přesměrováni přímo na další v doručené poště místo zpět na seznam e-mailů. (V případě Gmailu to můžete udělat pomocí možnosti Automaticky rozšířit v Google Labs.) Tím zajistíte, že budete procházet všechny své e-maily místo toho, abyste trávili čas rozhodováním o tom, které zprávě věnovat pozornost dalším!
