Rychlá otázka: Jste nadšeni, když se v kalendáři objeví pozvánka na schůzku? Hádám, že odpověď zní ne. A přesto častá - někdy i denně - setkání jsou součástí kultury v mnoha společnostech.
Myslím si, že schůzky zaměstnanců jsou většinou ztráta času. Jistě, chápu, že příležitostné setkávání všech rukou je nutné. Ve většině případů však existují i další, účinnější způsoby, jak udržet každého ve vaší společnosti nebo ve vašem oddělení v co nejkratší době, co se děje v kanceláři.
Zde jsou čtyři věci, které byste měli zvážit, až budete příště přemýšlet o plánování schůzky.
1. Přerušení jsou zabijáci produktivity (a potenciálně zisk)
Když jsem udělal nějakou matematiku a uvědomil jsem si, že hodinová schůzka se 17 lidmi (velikost personálu v ShortStack, včetně našich vzdálených zaměstnanců, kteří se k nám připojili prostřednictvím Google+ Hangoutů), je opravdu 17hodinovou schůzkou, okamžitě jsem navrhl omezte naše setkání zaměstnanců na každý druhý týden.
Pokud chcete motivaci ke snížení času, který vy a vaši zaměstnanci strávíte na schůzkách, podívejte se na MeetingCalc. Když připojíte průměrný plat vašeho týmu, plus počet účastníků schůzky a poté uvidíte náklady na strávený čas, je velká šance, že také provedete nějaké změny. Zvažte, že hodinová schůzka se 17 zaměstnanci, kteří v průměru činí 40 000 $ ročně, stojí 232, 88 $. Pokud se setkáváte denně nebo dokonce jen několikrát týdně, cena se rychle zvyšuje.
2. Okamžité zprávy jsou účinným způsobem, jak získat co nejvíce zpráv - rychleji
Ve službě ShortStack používáme aplikaci pro zasílání zpráv nazvanou Slack. Každý má svůj vlastní účet, který lze použít pro soukromou komunikaci mezi zaměstnanci, a pak existují kanály, které zahrnují všechny členy určitých oddělení.
Máme například „obecný“ kanál, kde se objevují zprávy, které se dotýkají každého; „vývojový“ kanál, kde členové týmu dev, který zahrnuje některé vzdálené pracovníky, sdílejí aktualizace o technických změnách a „podpůrný“ kanál pro chatování o problémech se službami zákazníkům.
A často používáme Slack místo schůzek. Například jsme nedávno přepracovali náš blog a byl to docela velký projekt. Některé firmy mohou mít pocit, že je třeba uspořádat schůzku, aby bylo možné učinit takovéto oznámení. Byl to však skvělý čas pro použití naší „obecné“ chatovací místnosti. Vydali jsme na vědomí, že nový blog byl spuštěn a navrhli, aby si ho všichni zkontrolovali. Kdyby to byla větší změna, řekněme, změna platformy, která vyžadovala demo, měli bychom mít rychlé setkání zaměstnanců. Ale protože to bylo něco, co si celý tým mohl vyzkoušet ve svůj vlastní čas, rozhodli jsme se držet se chatovací místnosti.
(Ach, a máme také „náhodný“ kanál, kde sdílíme věci, které nemají nic společného s prací: videa s hloupými lidmi, triky, důležité zprávy o stavu manželství Jay Z a Beyoncé a samozřejmě kočičí memy .)
3. Existují další způsoby, jak splnit
Několik členů vývojového týmu ShortStack se chodí společně každé odpoledne kolem 15:00. Ano, technicky se scházejí, diskutují o průběhu různých projektů, na nichž pracují, ale je to jiné, než je typické kancelářské setkání. Vím, že cvičení proudí krví a nutí mě přemýšlet lépe, takže plně podporuji tyto odpolední procházky a rozhovory.
Navíc není neobvyklé, že vývojový tým pracuje na projektech, které se netýkají zbytku kanceláře. Jejich odpolední procházky jsou tím nejlepším časem, kdy si mohou o těchto projektech povídat a mají vlastní „schůzku zaměstnanců“, aniž by vyčerpali veškerý čas ostatních zaměstnanců na něčem, co by je nemělo ovlivnit ani zapojit.
Četl jsem také výzkum, který ukazuje, že procházkové schůzky zvyšují kreativní myšlení, něco, co by každý mohl použít o něco více. A četl jsem, že chůze ve skupině způsobuje, že se lidé cítí více spolupracující, protože se všichni pohybují stejným směrem, doslova, na rozdíl od sedění kolem stolu. (Více o výhodách procházek, zde.)
4. Každé setkání by mělo být plánováno s ohledem na produktivitu
Je čas a místo pro větší setkání zaměstnanců. Ale až přijde ten čas, měli byste se ujistit, že vytěžíte maximum z nejmenšího množství času tím, že budete mít program a možná dokonce jasně stanovené cíle. Ve společnosti ShortStack posílá náš kancelářský asistent několik dní před našimi schůzky, které se konají každý týden, e-mail s žádostí o body programu. Pak máme jednu osobu z každého oddělení, která podává rychlou - asi tři minuty - informace o tom, co se děje v obsahu / PR, prodeji, zákaznické podpoře, vývoji a dalších odděleních. To je, když také poskytuji aktualizaci „stavu firmy“ a předkládám své vlastní široké požadavky. Ve většině týdnů trvá setkání našich zaměstnanců přibližně 40 minut, max.
Tato setkání se konala každý týden a trvala déle, protože každý člověk dal svou vlastní aktualizaci. Protože jsme snížili frekvenci a délku, všiml jsem si také, že mezi menšími skupinami máme více improvizovaných schůzek. Zdá se, že se zaměstnanci cítí více zmocněni k tomu, aby se zabývali důležitými a aktuálními věcmi, a poté sdíleli aktualizace na větším setkání.
Jsem zvědavý, co si všichni myslíte o schůzkách? Ano nebo ne? Produktivní nebo ztráta času? Pokud nejste fanouškem, co místo toho děláte?
