LinkedIn minulý rok zveřejnil průzkum, který ukazuje, že naše profesionální seznamy úkolů potřebují člověka. Ukázalo se, že nejsme tak dobří v „dělání“ věcí, které si říkáme, že musíme udělat. Skoro 90% odborníků připustilo, že do konce průměrného pracovního dne nejsou schopny splnit všechny úkoly na svém seznamu úkolů.
Takže pokud jste nemocní z řešení stejných zastaralých úkolů každý den, je čas to změnit. Zde je pět triků, jak zvýšit vaši produktivitu a pomoci vám ve skutečnosti, abyste si ji prošli seznamem.
1. Uchovávejte jeden seznam úkolů pro práci
Buďme upřímní: Pokud jste chtěli získat úplný přehled o všem, co jste pro práci právě teď měli udělat, je pravděpodobné, že to na jednom seznamu nenajdete. Místo toho zde máte několik příspěvků, uložený koncept ve vašem e-mailu, stickies nebo textové soubory v počítači a možná i aplikaci nebo dvě v telefonu.
A i když je obecně dobrým zvykem oddělit práci a hru, je nutné mít pro své pracovní úkoly jediné místo. Vyberte si způsob výběru a začněte konsolidovat. Může to být kdekoli: ručně psaný seznam uvnitř důvěryhodného plánovače, dokument, který uchováváte na ploše, nebo aplikace v telefonu .
Ujistěte se však, že můžete do svého seznamu přidat odkudkoli - což znamená, že pokud používáte stolní aplikaci, budete chtít nastavit systém pro zachycení úkolů vzniklých mimo počítač, například přiřazení, která získáte zatímco na schůzce. Osobně si je ráda zapíšu do poznámek a poté, co je přenesu do hlavního seznamu, je vymažu nebo hodím.
2. Postupujte podle pravidla 1-3-5
Nyní, když máte úplný seznam všeho, co musíte pro práci udělat, byste měli definovat denní seznam úkolů. V kterýkoli daný den předpokládejme, že dokážete splnit pouze jednu velkou věc, tři střední věci a pět malých věcí. (Poznámka: Pokud trávíte většinu dne na schůzkách, možná bude třeba to trochu revidovat.) Než odejdete z práce, věnujte několik minut definování vašich 1-3-5 na další den, takže jste připraveni zasáhnout ráno běžící na zem. Pokud je vaše pozice taková, kde každý den přináší spoustu neočekávaných úkolů, zkuste nechat jeden střední a dva malé úkoly prázdné, aby se připravil na poslední chvíli požadavky vašeho šéfa.
Ano, vím, že může být obtížné zúžit seznam úkolů na 1-3-5 - ale je důležité stanovit priority. Ať se vám to líbí nebo ne, máte jen tolik hodin denně a uděláte jen konečný počet věcí. Přinutit se vybrat seznam 1-3-5 znamená, že to, co uděláte, bude to, co jste se rozhodli udělat - spíše než to, co se právě stalo.
Plánování dopředu, jako je toto, také znamená, že budete moci vést více informovaných rozhovorů se svým nadřízeným, když na vás upustí něco nového, co je třeba udělat hned - stejně jako nástroje pro změnu priority vaší další práce. Například, když vám do klína spadne překvapivá prezentace, zkuste: „Jasně, můžu to dostat do 15:00, ale zprávy Q1 nebudou připraveny až do zítřka, protože jsem na tom dnes naplánoval práci . “
Podívejte se na náš 1-3-5 seznam úkolů!
3. Dokončete jeden významný úkol před obědem (pokud je to možné, váš nejoblíbenější)
Přiznám se, že tohle je pro mě těžké, ale funguje to. Vezměte si jeden z vašich velkých nebo středních úkolů a vyřešte to s první věcí ráno, před e-mailem, i když můžete. Není lepší pocit, než před obědem složit těžký úkol. Autor Brian Tracy to nazývá „jíst svou žabu“, upravený podle slavného citátu Marka Twaina: „Jíst živou žabu první věc ráno a nic horšího se vám nestane po zbytek dne.“
Můj spoluzakladatel Kathryn často definoval své „žáby“ večer, aby se připravil na další den; s tím je připravena se s nimi vypořádat ráno, a to jí brání v tom, aby na mnoho dní tlačila méně příjemné úkoly.
4. Použijte svůj kalendář jako seznam úkolů
Pokud zjistíte, že vždy přeceňujete, kolik toho za den můžete udělat, efektivním přístupem je umístit úkol do kalendáře, stejně jako schůzku. Spíše než načrtnutí svého denního úkolu do seznamu je naplánujte a nechte každý dost času. Odeslání vašich potvrzovacích informací W2 HR může trvat 15 minut, zatímco příprava strategie Q1 pro váš tým může vyžadovat několik hodin. Důležité je být realistický.
Když vyzkoušíte tento přístup, ujistěte se, že jste v kalendáři zablokovali čas na dohnání e-mailů, brainstormingu nebo jiných důležitých úkolů, které však nejsou zaměřeny na doručení. Například zkuste zablokovat hodinu ráno a hodinu odpoledne, abyste mohli pracovat ve vaší doručené poště - a pak nemusíte trávit čas mezi pokusem o zpracování e-mailů v okamžiku, kdy přijdou, kdy byste opravdu chtěli pracovat. na něco jiného.
5. Snížit schůzky a prodloužit tak produktivitu
A konečně, pokud zjistíte, že opravdu nemůžete udělat, co si myslíte, že byste měli být schopni za den, navzdory všem výše uvedeným radám - zvážit, zda byste mohli trpět setkáním.
Jak jednou řekl ekonom John Kenneth Galbraith, „schůzky jsou nezbytné, pokud nechcete nic dělat.“ Ve skutečnosti několik průzkumů provedených na toto téma dospělo k podobným závěrům, že někde mezi čtvrtinou a polovinou času stráveného na schůzkách je plýtvání, nemluvě, nemůžete opravdu udělat svůj druhý úkol, když sedíte. dolů mluvit s někým jiným.
Řešení: Omezte své schůzky. Před naplánováním schůzky se zamyslete nad tím, zda by to mohlo být vyřešeno nejprve e-mailem nebo telefonním hovorem, nebo na několik minut vyskočit do něčí kanceláře. Je-li požadována schůzka, uveďte seznam hlavních bodů agendy, abyste určili potřebné účastníky a co nejkratší dobu, kterou můžete naplánovat. A ano, je naprosto v pořádku naplánovat 20minutové setkání, není třeba zaokrouhlit na 30! Pokud musíte mít schůzky, zkuste je seskupit dohromady a nechat po celý den velká nepřerušovaná období, aby se skutečná práce dokončila.
Ano, reorganizace a plánování dopředu jsou obě investice předem - ale jen pomyslete na to, jak jste šťastní, když skutečně překročíte celý seznam úkolů za celý den. Usnadněte si organizování, získejte všechny své úkoly na jednom místě, minimalizujte rozptýlení a začněte tento (jednodenní) seznam!
