Většina z nás tam byla: Musíte dokončit osm milionů věcí, ale zdá se, že se nic nestalo. Seznam úkolů sestavujete za seznamem úkolů a máte pocit, že do seznamu přidáváte více položek, než odepisujete. Znamená to, že jste v řízení času prostě hrozný, nebo je to něco jiného?
Tady je děsivá (ale kupodivu uklidňující) skutečnost: Neuvěřitelných 89% lidí nedokončí své seznamy úkolů pravidelně. Takže nebojte se, nejste sami!
Dalším důvodem k obavám: Existují jednoduché strategie, které můžete použít k tomu, abyste si udělali více a spravovali svůj seznam úkolů. Zde je přehled našich nejlepších tipů pro seznam úkolů - protože je čas stát se jedním z těch 11%, kteří skutečně dokončili to, co si stanovili.
1. Berte vážně pravidlo 1-3-5
V průběhu dne je snadné zachytit všechny malé věci, které přicházejí. Jistě, opravdu jste chtěli dokončit tuto gigantickou zprávu výboru, která na vás váží týdny, ale stačí vyplnit svůj seznam úkolů dalšími 17 věcmi, které vyžadují vaši okamžitou pozornost.
Nebo ano?
Zde se hodí pravidlo 1-3-5: Mapováním jedné velké věci, tří středních věcí a pěti menších věcí, které chcete v daný den udělat (a ano, to je obecně počet úkolů, které můžete rozumně udělat za den), budete okamžitě vědět, kde leží vaše priority (a co může čekat). A pokud je určování priorit ve skutečnosti vaším největším problémem, pokud jde o produktivitu, pomůže vám to se v tom lépe.
Pokud pracujete v práci, ve které se věci skutečně objevují a je třeba se s nimi vypořádat, nechte každý den své jedno médium a jeden nebo dva malé sloty otevřeny, abyste vyplnili nejdůležitější okamžité potřeby.
Abychom to ještě více usnadnili, vytvořili jsme pro vás velmi jednoduchou (a hezkou) tabulku k mapování vašich 1-3-5 položek, které si můžete stáhnout zde.
2. Použijte metodu Eisenhower
Alex Honeysett dělá velké zhroucení Eisenhowerovy metody, ale podstatou je, že musíte začít chápat dvě věci o každé z vašich úkolů: Jak důležité je a jak naléhavé je? Velkou lekcí je, že to, co je důležité, není vždy naléhavé a naopak.
Myšlenka na stanovení priorit úkolů může být skličující (zejména pokud nevíte, kde by měly vaše priority ležet), takže tento systém vytvoří velmi jednoduchou mřížku, na níž bude založen váš seznam úkolů. Podívejte se na věci, které jsou naléhavé a důležité, a udělejte to první. Neztrácejte čas rozladěním nad věcmi, které se zdají být naléhavé, a neblokujte konkrétní kousky času ve vašem rozvrhu pro ty, které jsou důležité, ale v tuto chvíli není třeba je dělat. A co určíte, není naléhavé nebo důležité? Udělejte vše pro to, abyste to dostali ze svého příliš plného seznamu úkolů.
3. Zavázat se pouze k jedné aplikaci Seznam úkolů
Moje dobrá kamarádka mi kdysi stěžovala na to, jak se nikdy nedokázala přiblížit k dokončení seznamu úkolů, a jakmile otevřela svůj počítač, viděla jsem proč: Měla devět různých produktivity nebo seznam úkolů aplikace probíhající současně na ploše!
Mnoho lidí si udělá chybu, že si myslí, že termín „čím více veselejší“ se vztahuje na aplikace (zejména ty produktivity), ale pro drtivou většinu lidí to tak není. Strávíte polovinu svého denního chatování se vším a neexistuje způsob, jak byste se mohli naučit informace o jednotlivých aplikacích.
Místo toho si chvilku prostudujte možnosti aplikace pro zvýšení produktivity (zde je dobrý seznam, jak začít) a vyberte pouze jednu, k níž se zavazujete. Stáhněte si ji, přečtěte si informace o funkcích a celý měsíc věnujte používání pouze této aplikace pro potřeby seznamu úkolů. Budete šokováni tím, o kolik víc budete moci udělat, když se nebudete neustále potýkat s tolika různými věcmi.
4. Být konkrétní o tom, co každá položka seznamu úkolů obsahuje
Neměli byste dávat stejnou váhu vyplnění zprávy, která vám zabere pět hodin, než napíšete a pošlete e-mail, který potřebuje jen dvě minuty času. Místo toho rozdělte kroky, které každá položka seznamu úkolů obsahuje, dokud všichni nezačnou přibližně ve stejnou dobu a úsilí (jeden odborník navrhuje, aby každý úkol neměl trvat déle než 10 minut), a přemýšlejte o nich jako o svém vlastním úkolu. seznam položek.
Tím, že skutečně vizualizujete, kolik práce všeho zabere, je snazší naplánovat odpovídajícím způsobem zbytek vašeho seznamu úkolů a denní rozvrh. I když stačí říci „napsat zprávu výboru“, může to vypadat snadně. Vykreslení šesti kroků, které s tím budete dělat, vám umožní zablokovat správné množství času a přesunout další položky seznamu úkolů na pozdější datum, bude-li to třeba .
5. Vytvořte seznam „Hotovo“
Mám přítele, který se drží klasického seznamu úkolů s papírem a perem, a jedním z důvodů, proč se jí tolik líbí, je to, že miluje vzhled, kdy se po dlouhém dni položky zkřížily na list papíru. Tam je pocit úspěchu tam, že neexistuje s mnoha aplikací seznamu úkolů.
Vytvoření seznamu „Hotovo“ (více o tom zde) vám nejenže dává stejný pocit úspěchu, když se můžete ohlédnout zpět na všechno, co jste ten den udělali, ale pokud se podíváte na seznam a uvědomíte si, že opravdu nic nedosáhlo, je to také skvělé buzení, že musíte přeorientovat a přehodnotit, co trávíte svůj den.
Při pokusech o nový trik produktivity mějte na paměti, že to vyžaduje čas na přizpůsobení, takže pokud se zdá, že věci po jednom dni nefungují, nevzdávejte se. Udělejte jakýkoli nový trik seznamu úkolů alespoň měsíc. Budete produktivním strojem v žádném okamžiku!
