Nejlepší šéfové mají politiku otevřených dveří - ne? Co to však v praxi znamená? Znamená to být dobrým manažerem, že váš tým může přijít, sednout si a „vybrat si mozek“, kdykoli chtějí?
Nezní to moc efektivně - a to proto, že to tak není. Dostupnost vyžaduje spoustu času a energie, dva z vašich nejcennějších a omezených zdrojů. Je důležité uznat, zda cena / přínos plynoucí z toho, že se vašim zaměstnancům tolik vyplatí, stojí za to. Je možné, že je vaše nadměrná účast nejen frustruje, ale také vám brání mít čas přemýšlet kreativně a řešit úkoly mimo dohled nad ostatními.
Naštěstí dnes můžete začít implementovat čtyři kroky k nápravě této situace a obnovení stylu správy zpět:
Krok 1: Zero in on the Issue
Je snadné říci: „můj tým mě potřebuje, “ a zapojit se do práce každého. Je těžší ustoupit a prozkoumat, zda si můžete dovolit trochu ustoupit.
Sebevědomí začíná samodiagnostikou. Chcete-li zjistit, zda jste příliš k dispozici, položte si následující otázky:
- Rozptýlí se vaši zaměstnanci, když vstoupíte do místnosti pro přestávky?
- Myslíte si, že pravidelně pracujete pozdě a o víkendech, abyste svou práci dokončili?
- Přijíždíte ráno a najdete řadu zaměstnanců čekajících na vaše dveře?
Pokud jste na některou (nebo všechny) tyto otázky odpověděli ano, jste příliš k dispozici.
Krok 2: Změňte své návyky
Nyní, když víte, že vy i vaši zaměstnanci byste mohli mít prospěch z menší angažovanosti, stanovte hranice tím, že vytvoříte časy, když budete ve své kanceláři se zavřenými dveřmi. (Pracujete v otevřeném nastavení? Blokujte čas ve svém kalendáři jako DND a vytvořte stejný efekt.)
Ale nekončí to. Spolu s plánováním času na práci u stolu dávejte svým zaměstnancům stejnou zdvořilost. Je pravda, že chcete zůstat ve spojení s vašimi zaměstnanci, abyste maximalizovali příležitosti pro uznání dobře odvedené práce, poskytnutí kritické zpětné vazby a identifikaci oblastí zájmu - ale nemusíte být v jejich tvářích 24/7.
Jednou rychlou opravou je zahájení plánování týdenních schůzek jeden na jednoho s každou vaší přímou zprávou. Ujistěte se, že je čas zkontrolovat jakékoli jiné než naléhavé problémy a položit jakékoli otázky - ať už se jedná o aktuální projekt nebo nadcházející firemní iniciativu. Během této doby nezapomeňte dát této osobě úplnou a nerozdělenou pozornost. Když strávíte 15 až 30 minut diskusí o práci, dostanete se mnohem dále, než odpovídat na jednorázové otázky po celý den, když budete spěchat z jedné věci do druhé.
Krok 3: Zůstaňte na tématu
Když už mluvíme o pozornosti, příliš mnoho manažerů, kteří překonali svou dostupnost, kompenzuje nedostatečným nasloucháním nebo plnou pozorností. (Pokud je jejich zaměstnanci vždy hledají, kdykoli jindy budou odpovídat na e-maily?). Omezte tyto nadměrné konzervace jasným vysvětlením, jaká jsou (a nejsou) vhodná témata pro váš tým.
Například jsem jednou měl výkonného asistenta, který si zvykl na to, že se mnou několikrát po celý den sdílím hluboce osobní, nepracovní záležitosti. Po několika dnech tohoto chování jsem provedl dvě změny. Nejprve jsem uspořádal toto týdenní setkání jeden na jednoho, abych projel její projekty, a požádal jsem, aby přinesla vše, co souvisí s její prací (to nebylo naléhavé). Zadruhé jsem ji požádal, aby na těchto setkáních soustředila své obavy a omezila je na témata související s kancelářími. Fungovalo to. Přestala ke mně přicházet s osobními problémy a my jsme si vytvořili silnější pracovní vztah.
Teď to neznamená, že se nikdy nemůžete zbavit tématu. Nejste robot a ani váš tým, a měli byste s nimi rozvíjet vztahy mimo jejich seznam úkolů. Nastavením jasných hranic v pravý čas na to, abyste hovořili o svých vztazích, jejich datování, frontách Netflix a jejich víkendových plánech, můžete ušetřit spoustu přerušení. Je to tak jednoduché, jako říkat od 9:00 do poledne, pracuji na dodržování termínů projektu, takže se prosím obraťte, pouze pokud je to opravdu důležité.
Krok 4: Učiňte malé kroky, abyste zmocnili (a rekvalifikovali) své zaměstnance
Už dlouho jste byli na starosti, řekli jste svým zaměstnancům, že se mohou během pracovního dne kdykoli objevit, a poslat vám e-mail kdykoli v době mimo pracovní dobu. Máte pravdu, že si nemůžete jen poslat e-mail, který říká: „Od nynějška prosím přijďte ke mně pouze s naléhavými otázkami a nechte mě samého, abych pracoval zbytek času.“
Místo toho podporujte změnu bit-by-bit. Když k vám váš tým přijde s otázkou, místo okamžité odpovědi se zeptejte, co by udělal. Pokud k vám někdo přijde v čase, který byste si dali do kalendáře jako „DND“, zeptejte se, zda potřebuje okamžitou pomoc nebo se může vrátit později.
Když se konverzace obrátila k osobním, buďte přímí o své potřebě dodržet termín nebo se zabývat jiným problémem. Pokud však chcete v konverzaci pokračovat, nezapomeňte si nastavit čas na to, abyste o tom promluvili, nejlépe v nepracovním prostředí, jako je káva nebo oběd.
Politika otevřených dveří a aktivní naslouchání jsou vynikající strategie řízení. Avšak i nejlepší postupy přijaté do extrému vytvářejí neefektivnost a neúčinnost. Někde ve vesmíru šéfa existuje rovnováha mezi správným zapojením a nadměrností. Ale vědět, že je v pořádku a produktivnější udělat si čas na zavření dveří - doslova a obrazně - je skvělý začátek.
