Když jsem poprvé řídil ostatní, vzpomínám si, jak jsem trpělivě stál, zatímco se analytička v mém týmu pokoušela najít dokument, který jsem potřeboval na svém počítači. Když - o pět minut později - řekla, že ji nemůže najít a pošle mi e-mailem, jakmile najde soubor, zanechalo na mě opravdu špatný dojem (a přimělo mě přemýšlet, jaké další koule by mohla hodit) ).
Vezměte si to ode mě: I když pojmenování a organizace souborů a složek nemusí být nejsmyslnějším tématem, které jsem se zabýval (říká žena, která vám přinesla rozpočet a tipy pro Excel), slibuji vám, je to důležité. Nejen, že zefektivní online úložný systém usnadní váš život a ušetří vám spoustu času, ale také to, aby se vášmu šéfovi a kolegům zobrazoval organizovanější a navíc nad svým obsahem. Zde jsou vaše pokyny k životu.
1. Váš desktop je váš virtuální stůl
Víte, jak vám lidé říkají, abyste udrželi váš stůl dostatečně jasný, aby si váš šéf nemyslel, že jste blázen? To platí také pro stolní počítač. Je to místo, kam umístit soubory, na kterých pracujete tento týden, nikoli místo, kam byste měli přetahovat každou přílohu, kterou jste kdy obdrželi.
Doporučuji rozdělit plochu na co nejméně složek. Máte jeden pro každý velký projekt, na kterém právě pracujete, a také hlavní pracovní složku, kde můžete snadno přistupovat ke všem ostatním. Pokud jste tak ještě neučinili, nastavte plochu na mřížku (aby se vaše ikony nikdy nepřekrývaly) a objevte velkou radost z klávesových zkratek.
Pokud potřebujete další pomoc s přenesením struktury na domovskou obrazovku, zkuste aplikace organizující pracovní plochu, jako je Clean nebo DragThing na počítačích Mac nebo Fences na počítačích PC.
2. Složky by měly mít strategii
Všiml jsem si, že většina lidí buď přes složku, nebo pod složku, ale jen málokdo to má v pořádku. Jak vědět, kam spadáš? Podívejte se na některé z vašich nejčastějších nebo naposledy použitých složek a spočítejte v nich dokumenty. Pokud existují desítky a desítky souborů, pravděpodobně byste použili trochu více struktury; zatímco pokud máte pouze jeden dokument v části Pracovní soubory> Klient A> 2012> Listopad> Zpráva o prodeji , jste určitě chronickým nadsložkou.
Zde je několik pravidel, které se snažím dodržovat:
3. Názvy souborů mají účel
Když pojmenujete soubor, vyberte frázi, která něco znamená. Pokud dostanu přílohu s názvem DSC1045.jpg nebo Draft Idea.doc , nemám snadný způsob, jak zjistit, co to je - nebo co je důležitější, hledat ji později. Dobrý test: Představte si, že soubor najdete na ploše po několika měsících. Mohli byste snadno říct, co to je? Pokud ne, přejmenujte.
U dokumentů, které pravidelně vytváříte, jako jsou poznámky pro měsíční schůzky správní rady, může být snazší rozlišit dokumenty podle data schůzky než podle tématu. Nikdy nepoužívejte Měsíc-Den-Rok, protože se bude třídit nejprve podle měsíce, poté podle dne a poté roku. Místo toho použijte rok-měsíc-datum (s číslem měsíce), abyste je mohli chronologicky snadno třídit. Například: Použijte 2012-10-27 Board Presentation.pdf místo Oct27-12 Board Presentation.pdf nebo 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Při procházení a vyhledávání později vám ušetří spoustu času.
4. Řízení verzí, řízení verzí, řízení verzí
Pokud si pamatujete něco o pojmenování souborů, nechte to být kontrola verzí. Tohle je snadné. Při prvním vytvoření dokumentu by měl skončit na v1. Například bych pojmenoval návrh: ClientA Draft_v1.ppt . Pokaždé, když uložíte změny a odešlete je klientům nebo kolegům, aktualizujte je na verzi 2, 3, 4 atd. Jakmile je dokument hotový, budete chtít uložit ClientA Draft_vf.ppt nebo ClientA Draft_final.ppt pro snadnější přístup později. Protože není nic horšího, než se ptát, jestli existuje verze 14, nebo zda verze 13 byla skutečně poslední.
