Jak často se vám nedaří dostat se do svého seznamu úkolů?
A ne, včetně „Zápisu do seznamu úkolů“ jen proto, abyste si sami něco předali, se nepočítá jako výhra.
Samozřejmě, že to není vždy vaše chyba - každý požární cvičení, které se objeví, jen udržuje váš seznam delší a delší.
"Jsme příliš zaneprázdněni tím, že prožíváme naše životy a snažíme se udržet koule ve vzduchu a naše hlavy nad vodou: Existuje lepší způsob, jak toho dosáhnout?" Říká Maura Thomas, zakladatelka RegainYourTime.com a autorka Personal Tajemství produktivity .
Ukázalo se, že existuje - pokud vezmete tip od Dwighta D. Eisenhowera.
Eisenhower Matrix je popularizován Stephenem Coveym, ale na základě principů produktivity bývalého prezidenta vám pomůže roztřídit vaše úkoly podle úrovně jejich důležitosti a naléhavosti, takže se můžete rozhodnout, kam soustředit svou energii.
Rozdělením vašich úkolů do jedné ze čtyř jasně definovaných kategorií vás Eisenhower Matrix nutí vyhodnotit, co je skutečně hodné vašeho času - a co lze zcela delegovat nebo dokonce úplně zkombinovat.
Níže uvádíme příklady druhů činností, které spadají do každé kategorie. Podívejte se, jak byste rozdělili svůj seznam úkolů; pak se řiďte Thomasovou radou, jak se vypořádat s každým typem, abyste mohli dosáhnout více za kratší dobu.
Kategorie 1: Důležité a naléhavé
Váš asistent ji upozorní - a její poslední den je zítra. Rush klient žádost hází klíč v projektu, který šel hladce. Tyto úkoly jsou považovány za krizi nebo mají kritické termíny, které musíte splnit.
Jak se s nimi vypořádat
Protože nemůžete předvídat, kdy se objeví krize, předpokládejte, že se stanou, a ponechte jim prostor ve vašem rozvrhu.
"Většina lidí se přeplánuje, ale pokud se něco pokazí, všechny vaše plány padnou jako domino, " říká Thomas. Řešení? Nevyplňujte více než 60% své produktivní doby.
Například, pokud pracujete od 8:00 do 18:00, ponechte v kalendáři asi čtyři hodiny prázdné, abyste mohli počítat s mimořádnými událostmi. Pokud v ten den neexistují žádné mimořádné události, máte štěstí a můžete se postarat o další úkoly.
Kategorie č. 2: Důležité, ale nikoli naléhavé
Plánování síťového oběda s manažerem najímání. Získání nohy na plánování vaší rodinné dovolené. Brainstorming dlouhodobých cílů pro váš tým. Tyto úkoly ovlivňují vaše velké cíle, ale nemusí nutně mít pálivý termín.
Jak se s nimi vypořádat
Většina z těchto položek budou spíše projekty velké než denní, takže je rozdělte do termínů, které vám pomohou začít, říká Thomas.
U všech položek, které nemůžete rozebrat, určete stanovené množství času, na kterém můžete na nich pracovat, které vám připadá krátké, takže samotný úkol se cítí méně ohromující.
Thomas také navrhuje zahrnout do svého každodenního seznamu úkolů pouze tři důležité, ale nikoli naléhavé úkoly, takže necháte čas na e-maily, schůzky a krize - a pokud je to možné, na nich pracujte v době, kdy se cítíte nejvíce nabití.
Kategorie č. 3: Není důležitá, ale naléhavá
E-maily, telefonní hovory, dotazy od spolupracovníků - to jsou věci, na které musíte okamžitě reagovat, i když vám nepomohou s vašimi většími cíli.
Jak se s nimi vypořádat
"Nejjednodušší způsob, jak ovládat své rozptýlení, je ovládat vaši technologii, " říká Thomas.
Nejprve zkontrolujte svůj e-mail v dávkách pouze několikrát denně - řekněme každé tři hodiny nebo po dokončení důležitějšího úkolu. Chcete-li se ujistit, že se s tím budete držet, ukončete svůj e-mail úplně, abyste se nemuseli pokoušet zkontrolovat upozornění.
Totéž platí pro váš telefon: Ztište jej úplně - pak jej odložte do zásuvky nebo lícem dolů na stůl, aby se upozornění nezobrazovala.
A pokud přijímáte příliš mnoho hovorů nebo dotazů od spolupracovníků mimo dobu, kterou jste pro ně vyčlenili, jednoduše zavřete dveře své kanceláře, nasaďte sluchátka nebo umístěte na své místo nápis „Nerušit“. židle nebo kóje zeď.
Kategorie č. 4: Není důležitá a není naléhavá
Ať už se jedná o protokolování zpráv o výdajích, vytváření smluv nebo archivaci dokumentů, „to jsou úkoly, které nebudou mít na naši práci velký dopad, jakmile je provedeme, přesto neodcházejí, “ říká Thomas.
Jak se s nimi vypořádat
Zadávejte co nejvíce z těchto úkolů tím, že je delegujete na juniorského zaměstnance nebo, v případě osobních prací, virtuálního asistenta, navrhuje Thomas.
I když musíte platit za vnější pomoc, hodiny, které získáte zpět, abyste dosáhli důležitějšího cíle - například konečný pokrok v tomto dalším velkém kariérním postupu - vám mohou v dlouhodobém horizontu pomoci finančně vyrazit dopředu.
Související: 6 lidí, 6 vyvažovacích aktů: Brilantní hack na pracovním životě, který zachrání moje zdraví
