Dovolte mi začít tím, že připustím něco trapného. Když jsem před dvěma lety slyšel mezi seniorským týmem mé společnosti zmínit „štíhlé“ a „standup“, myslel jsem, že se chystáme zahájit novou iniciativu lidských zdrojů v oblasti zdraví zaměstnanců a držení těla.
Mýlil jsem se v tom. (Moji spolupracovníci mě nad tím donekonečna troll, když uvidí tento článek.)
To, co moje společnost skutečně implementovala, byla nová rutina denních 15 minutových schůzek nazvaná „standups“, kde členové týmu stručně informují o následujících otázkách:
- Co jsi včera dokončil?
- Co dnes probíhá?
- Blokuje vám něco v dokončení něčeho?
Každý člen týmu stojí během tohoto setkání, protože se předpokládá, že toto držení těla zajistí lepší zaměření než se posadit. Teoreticky jsou standupy ideální pro produktivitu, protože snižují tuk dlouhých schůzek, kde nikdo nevěnuje pozornost a každý je odváděn ze skutečné práce. A nejde jen o podávání zpráv o stavu. Týmy určují priority a výzvy na začátku dne, aby mohly plánovat odstranění jakýchkoli blokátorů a zajistit, aby cesta pro zbytek dne byla jasná.
Má smysl, že malé společnosti ovlivněné myšlenkou „Lean Startup“ (tl; dr: dělat více s méně) experimentují se standupy. Když jste malí a svižní, nemáte čas na spoustu režijních nákladů. V mé společnosti, Bureau Blank, máme šest klíčových týmů - strategii, design, web, klientské služby, provoz a rozvoj podnikání - a v každém okamžiku pracujeme na až 20 projektech pro 10 a více klientů. Náš tým má také pouhých 10 lidí, takže každý občas nosí několik klobouků. Společnost, jako je ta naše, potřebuje něco, aby všichni byli organizovaní a informováni.
Když pracují
Takže, fungují? Viděl jsem, že standupy jsou opravdu užitečné, když …
Lhůty se blíží
Slyšeli jste někdy toto přísloví: „Když vytvoříte plán, Bůh se směje?“ No, Bůh musí dostat kop z projektových manažerů, kteří se snaží kontrolovat čas pomocí odhadů a termínů. Když nevyhnutelně nastanou ty okamžiky, kdy se ve stejný den srazí dvě kritické lhůty, jsou užitečné výsledky, protože týmy se dívají na kalendář společně, když dávají své aktualizace. Jste schopni vidět milníky, které přicházejí dříve, než dorazí, a můžete naplánovat odpovídající úpravy priorit nebo pracovního zatížení.
Máte rádi seznamy úkolů
Od té doby, co držíme standups, používáme také systémy projektového managementu jako Basecamp a JIRA. Tyto systémy umožňují každému vidět všechny pole (doslova), které je třeba zkontrolovat, než bude web nebo logo doručeno klientovi. Během standupů mohou členové týmu rychle upozornit na úkoly, na nichž pracují, a schůzka je u konce.
Chcete se dozvědět více o tom, co dělá jiný tým
Jednou z výhod bytí v malé společnosti je to, že příležitosti k učení jsou vždy přítomné. Standup každého týmu je zaznamenán v našem systému řízení projektů, takže vždy vidím, jak členové jiného oddělení přispívají k projektu, na kterém pracuji.
Zde je možný scénář: Při vývoji webových stránek bude můj tým pro strategii provádět průzkum odvětví našeho klienta s cílem hledat trendy a všimneme si například, že více neziskových organizací přijímá citlivé weby. Když naši vývojáři začnou stavět web, mohu zkontrolovat jejich postavení a podívat se na kroky, které podnikají, aby zobrazili web na obrazovkách různých velikostí a požádali je, aby se mnou sdíleli informace. Toto je oboustranně výhodné, protože se učím něco nového a projevuji zájem o své spolupracovníky (což je pro jednotlivce i firemní morálku dlouhá cesta).
Na co si dát pozor
Standupy mohou také odhalit výzvy, které by měly vyžadovat akci od týmů a manažerů. Zde je co hledat:
Práce, která není rovnoměrně distribuována ani dokončena
Standups rychle odhalí, kolik práce každý má. Když všichni hlásí, na čem pracují, občas můžete mít členy týmu s úkoly, které, jak se zdá, mizí „probíhá“. Nepropadejte panice ani neskočte na závěry, že váš spolupracovník nezvládá svůj čas dobře. Pamatujte, že „zaneprázdnění“ není cílem standupu, komunikace je. Ať už jste jeho manažer nebo kolega, spolupracujte s ním na porozumění hloubky úkolu. Zjistěte, zda je příliš mnoho na to, aby se s nimi jedna osoba vypořádala sama, nebo zda můžete pomoci rozdělit úkol na menší kroky.
Někdo vypadá, že je na jiné stránce
Standupy jsou také známé jako „scrumy“, což je termín, který vychází z ragbyové formace týmů, které se spojují, aby získaly kontrolu nad míčem. V práci, stejně jako ve sportu, pokud kterýkoli člen týmu není v souladu s cíli nebo tahá za svou váhu, zbytek týmu jej trpí. Pokud experimentujete se standupy, sledujte členy týmu, kteří, jak se zdá, nevěnují pozornost ostatním, nebo dávají vágní informace o tom, na čem pracují. Nemusí to být tak, že jsou odpojeni. Prostě nemusí rozumět kontextu, cílům nebo povinnostem toho, na čem pracují. Udělejte si čas na osobní setkání, abyste mohli přímo řešit problémy.
Není vůbec dost práce
Standups, stejně jako seznamy úkolů, jsou postaveny pro okamžité uspokojení. Když pálíte úkoly a dosahujete pokroku ve své práci, je to úžasné! Pokud však pro vaši společnost nebo váš tým není dostatek práce, může se standup cítit jako zvedání stejné činky každý den v posilovně. Jistě, dodržuješ rutinu, ale nejsi silnější. Nemluvě, jste znudění. Pokud je pracovní zátěž vašeho týmu nízká, standup se může stát nepříjemností, což způsobí ztrátu zájmu členů týmu. Jakmile je zájem o člena týmu pryč, produktivita a závazek vůči společnosti mohou také zmizet.
Pokud narazíte na pomalou dobu práce, zvažte, zda byste měli pozastavit standupy a přidat do mixu další typy aktivit zaměřených na budování týmu.
Standby, jako je software nebo stroje, jsou nástroje. Neřeší problémy sami. Vyžadují však pečlivé rozmístění a pozornost lidského prvku, aby zajistily, že vytváříte prostředí, které je otevřené a vokální, kde týmy spolupracují, aby tuto práci dokončily.
