Přiznám to - mám rád, když jsou schůzky zrušeny. Když se toto upozornění objeví na mém počítači a řekne mi, že mám zpět svou hodinu, cítím se volně. Váha byla zvednuta a cítím se pod kontrolou nad svým rozvrhem. (Erm, ne, nemám problémy s ovládáním, proč se ptáš?)
Ale také chápu důležitost schůzek, když jsou hotová správně. Některé věci lze lépe dosáhnout, když můžete mluvit s lidmi v reálném čase a neztratit se ve stopě e-mailů a chatových zpráv.
Jak již bylo řečeno, někdy je stále nutné jeden tlačit dozadu. Zde je několik příkladů, kdy máte prozatím oprávnění odstranit jeden z kalendáře (pokud jste tím, kdo to naplánoval, to je).
1. Nejste úplně připraveni
Pustil jsi míč. Možná jste zapomněli, že se schůzka blíží, nebo jste opomíjeli čas, který jste si vyhradili na přípravu. Ať tak či onak, nejste prostě připraveni vést diskusi plně a produktivně.
Pokud se stále setkáte, bude pravděpodobně chybět směr a nechat každého přemýšlet o tom, co je s sebou (pokud existuje). A dobře, to je jen ztráta času každého, že?
Ale slyšte toto: Nechcete, aby vaše volací karta byla „šupinatá a nespolehlivá“. (Alespoň si nemyslím, že ano.)
Takže ano, je to v pořádku, pokud k tomu dochází vždy tak často. Život se stává - ale nedovolte, aby se stal zvykem. Místo toho si udělejte za úkol zůstat na úkolu, být odpovědný a respektovat čas ostatních lidí.
A buďte opatrní ohledně typů schůzek, které přeplánujete. Pokud například neustále odkládáte své osobní údaje se svým šéfem nebo s přímou zprávou, pravděpodobně skončí tím, že budete důvěru v tento důležitý vztah přerušit.
2. Nemáte všechny informace
V kalendáři jste tento čas zablokovali několik měsíců. Strávili jste několik hodin shromažďováním všeho, co potřebujete, a vypracovali jste podrobný, ale realistický program. Ale navzdory veškeré přípravné práci, kterou jste odvedli, vám stále chybí některé zásadní informace.
Klient nepodepsal smlouvu, váš šéf neschválil rozpočet projektu, přestavujete web, ale marketing se nerozhodl o tématu - ať už je to cokoli, bez těchto nuggetů znalostí budete jen točí vaše kola v bahně a nikam se nedostane.
Takže odložte schůzku, dokud nedostanete potřebné informace.
3. Něco se stane
Byla získána společnost, pro kterou jsem pracoval, a vedení nám přineslo zprávy na konci dne, kdy se většina lidí připravovala k odchodu.
To znamenalo, že další den byl plný nejistoty. Nikdo se nechtěl setkat, aby hovořil o podrobnostech o konkrétním projektu. Chtěli odpovědi na otázky typu: „Budu mít stále práci?“
Lidé potřebují čas na zpracování, když dojde ke změnám velkých společností, ať už jde o oznámení, že dojde k propouštění nebo zprávy o reorganizaci společnosti.
A samozřejmě potřebují také čas a prostor, když něco velkého houpe svět, jako je přírodní katastrofa nebo teroristický útok. V důsledku toho je třeba někdy odkládat menší každodenní položky. Jakmile se všichni budou cítit stabilnější a připraveni se soustředit, budete mít dost času na jejich řešení. Setkání může počkat.
Schůzky nejsou moje nejoblíbenější a nejsem sám. Žádám vás - prosím, buďte záměrní, když plánujete a pokračujte s jedním.
Pokud potřebujete zrušit nebo přeplánovat, udělejte to opatrně. Když stisknete tlačítko Odstranit, poskytněte účastníkům vysvětlení. Nemusí to být nic poetického, jen krátký a milý důvod:
nebo
Sečteno a podtrženo: Pokud do kalendáře vložíte něco, měli byste se co nejlépe držet.
Pokud se však objeví jedna z těchto situací, pak se všemi prostředky odložte. Setkání, kde se nedá nic dosáhnout - buď proto, že něco většího je rozptýlení, nebo proto, že nemáte všechny kousky do hádanky - obvykle stejně nestojí.
