Začátkem tohoto roku jsem se rozhodl nechat za sebou své Inbox Zero dny a rozhodl jsem se zůstat klidný, chladný a shromažďovat, když se hromadí e-maily. Snažil jsem se být tím člověkem, který by mohl říci: „Ach, jen 433 zpráv, které projde v pondělí ráno? To rozhodně nezničí můj víkend a nezpůsobí, abych ztratil spánek. “
Šest minut po usnesení jsem zjistil, že se intenzivně dívám na malé „jedno“ oznámení na doručené poště v mém telefonu a rychle jsem se rozhodl, že ve skutečnosti by bylo pro mé celkové zdraví a úroveň stresu lepší, kdybych se stal příští rok touto osobou. Netřeba dodávat, že jsem vždy ve své doručené poště a snažím se najít efektivnější způsoby, jak se s tím vypořádat.
Vyzkoušel jsem hacky, aplikace, filtry, složky, seance, konzervované odpovědi - opravdu, žádný kámen nebyl ponechán bez obrátky. Ale to, co jsem shledal jako jeden z nejlepších triků ze všech, je to, co může kdokoli snadno udělat: Vytvořte konkrétní řádky pro každý e-mail, který odešlete.
(Tuto další větu si můžete přečíst infomerním hlasem.) Protože kolikrát jste ve své doručené poště hledali e-mail, o kterém víte, že existuje, zdá se, že nikde není? A pak, právě v této fázi, když se ptáte svého počítače, „zblázním se, nebo se mě snažíte zničit?“ - najdete to! A předmět je něco divoce neurčitého, jako „Ahoj“ nebo „Nadcházející projekt“ nebo „Na zítra.“
Dobrá zpráva, můžete zabránit tomu, aby se to už nikdy neopakovalo, pouze vytvořením tematických řádků, které jsou plné detailů. Například „Nadcházející projekt“ se stane „Aktualizace projektu výzkumu dat za srpen.“ A „Pro zítra“ se změní na „Poznámky k prodejnímu jednání 7./25.“ A „Ahoj“ se stane „Dlouho bez předchozího hovoru pracovník! Chlapec jsme se na náš starý šéf spolu nesmáli - hej, budeš mou referencí pro práci? “(Protože„ ahoj “e-maily jsou pouze sekundárním„ pouhým přihlašováním “e-mailů, když jde o lidi, kteří od tebe chtějí něco. .)
Vím, že jsme všichni tak zaneprázdněni a tato dodatečná písmena se mohou cítit velmi zdaňovaná na našich prstech a na našich nabitých programech, ale mohu téměř zaručit, že vás to zastaví od toho, abyste museli hrát „skrýt a hledat doručenou poštu“ těsně před důležitým klientské setkání znovu.
Jo, a je to lepší! Můžete to také udělat pro e-maily, které vám lidé zasílají, s nesmyslnými řádky předmětu. Než odpovíte, jednoduše tento předmět vyladíte a najednou se tato zpráva při hledání najde mnohem snazší.
Hledáte další bonusy? Dobře, jak je to: Tím, že přijdete s konkrétními řádky, rychle eliminujete nutnost třídit 26 e-mailů, které všechny mají stejný předmět, ale velmi odlišné zprávy. Protože se ukázalo, že nejste jediný člověk, který odesílá „Aktualizace“.
V neposlední řadě je pro mě nejlepší, že nyní, když se na mém telefonu objeví e-mail a nejsem v kanceláři, mohu obvykle velmi rychle zjistit, zda je to naléhavé nebo zda může počkat. Musím to ještě zkontrolovat? Samozřejmě! Ale teď počkám nejdříve pár minut, protože jsem tak klidný, chladný a takto shromážděný.
Chceš to zkusit? Tweet mě a dejte mi vědět!
