Vycházeli jste někdy ze schůzky s myšlenkou: „Páni, nikam jsme se nedostali?“
Spojení skupiny může být často nejúčinnějším způsobem, jak postupovat vpřed při velkém rozhodnutí nebo plánu. Funguje to však pouze tehdy, je-li schůzka nastavena správně.
Takže, když je řada na vás, použijte těchto pět kroků k tomu, aby vaše schůzka byla úspěšná - ještě než vstoupíte do dveří.
1. Pozvěte ty správné lidi
Nic nemůže de-železniční setkání, jako mít špatné lidi v místnosti. Pokud je vaším cílem, aby se skupina do konce schůzky rozhodla, u stolu se ujistěte, že každý, kdo má nad tímto rozhodnutím větší podíl nebo právo veta. Diskutujete o nové strategii prodeje produktu? Pravděpodobně budete chtít, aby tam byli vedoucí prodeje a produktový manažer, nebo se nic nerozhodne.
Na druhé straně může mít příliš mnoho „dalších“ lidí - nebo lidí, kteří jsou výrazně starší nebo mladší než všichni ostatní v místnosti -, že mohou dynamiku odhodit. Pokud nepotřebujete hlavu PR, který zachází s výrobními změnami, pak ho nepozvejte. Pokud jsou všichni CFO zastrašováni, nechte ji mimo úvodní brainstormingovou schůzku.
2. Přemýšlejte o zadání domácích úkolů
Chcete, aby lidé začínali od čisté břidlice, nebo by bylo pro každého užitečné vstoupit na schůzku s informacemi o pozadí? Pokud představujete plán, do kterého chcete přispět, posílejte ho předešlou noc (nikoli hodinu předem), takže je pravděpodobné, že alespoň někteří z účastníků budou mít čas to prohlédnout a strávit.
A pokud chcete, aby lidé přinášeli na schůzku nápady - řekněte jim to.
3. Nastavte agendu
Pokud schůzku organizujete, musíte nastavit agendu. Pokud schůzku zahájíte vyprávěním: „Jsme tu, abychom diskutovali o naší strategii sociálních médií. Kdo má nápady? “- no, žádáte chaos.
Místo toho rozdejte - nebo napište na bílou tabuli nebo flipchart - témata, která plánujete na diskuzi skupiny, v pořadí, v jakém je chcete pokrýt. Vaše agenda může být například:
Když všichni znají plán, je pravděpodobnější, že zůstanou na téma. Navíc vám program dává strukturu, na kterou se můžete vrátit: pokud se diskuse dostane mimo téma nebo stánky, můžete všem v místnosti připomenout, o čem byste měli diskutovat.
4. Řekněte lidem cíle
Cíle nejsou stejné jako agenda. Agenda je to, o čem budete mluvit. Cíle jsou to, čeho chcete dosáhnout, nebo cíle schůzky: rozhodnutí, která je třeba učinit u stolu, další kroky, na kterých je třeba se dohodnout.
Například cíle výše uvedené hypotetické schůzky mohou být:
5. Žádná překvapení: „Předejte“ své velké nápady
Pokud předkládáte velký plán nebo doporučení, je vždy na vaší výhodě vědět, jak lidé v místnosti budou reagovat. Kdo vás pravděpodobně podpoří? Kdo vás pravděpodobně napadne a jaké námitky pravděpodobně vznesou?
Před zasedáním identifikujte klíčové lidi, na jejichž názorech záleží, a sdílejte s nimi svůj plán nebo doporučení jeden na jednoho. Požádejte o vstup. „Prodejte“ svůj nápad před velkým zasedáním. Poznamenejte si jakékoli obavy, které vznesou, a upravte způsob, jakým prezentujete svůj plán, abyste tyto obavy řešili.
VP financí si myslí, že váš startovní plán bude stát příliš mnoho? Nezapomeňte připravit odhad rozpočtu a zjistit náklady na další spuštění, abyste mohli svůj navrhovaný rozpočet uvést v perspektivu. Tímto způsobem konverzace nebude rušena, když řekne, že váš plán zní „draho.“
Na druhou stranu, pokud každý miluje součást sociálního média vašeho plánu - skvělé. Neztrácejte 20 minut zdůvodněním toho, proč jsou sociální média důležitá, jen skočte do podrobností svého skutečného plánu, nebo zaměřte pozornost skupiny na jiné oblasti, ve kterých musíte učinit rozhodnutí.
Pokud se organizujete sami dopředu, spojte správnou skupinu a vyhýbejte se překvapením, budete se připravovat, abyste využili maximum času skupiny. Navíc jistě zapůsobíte na každého v místnosti svou připraveností a dostanete šanci zářit jako vůdce.
