"Napište to - bude to na závěrečné zkoušce, " řekl žádný šéf.
Vytváření poznámek je nepředvídatelnou výzvou přechodu ze školy na pracoviště - jsme ve zcela novém prostředí, se zcela odlišnými důvody pro psaní poznámek a různými potřebami, jak budeme později používat naše poznámky, ale většina z nás spoléhají na metody, které jsme použili v naší třídě dějepisu na střední škole.
A i když je vzácné, že někdo ztratí práci za to, že si něco neudělá, může malý, pokračující účinek špatných poznámek (nebo přeskakování poznámek) skutečně poškodit vaši kariéru. Kolikrát jste musel e-mailem svému šéfovi, kolegovi nebo klientovi položit otázku ohledně něčeho, o čem mluvila na schůzce, protože jste to zapomněli? To bolí tento vztah - nemluvě o produktivitě každého. (Vedlejší poznámka: Zde je několik dalších věcí, které šéfové opravdu nemají rádi.)
Na druhou stranu, psaní poznámek je neuvěřitelný způsob, jak projevit úctu lidem. To ukazuje, že posloucháte a že si myslíte, že to, co říkají, je důležité. Vaše poznámky slouží také jako vodítko pro lepší práci; můžete snadno odkázat na důležité informace, které potřebujete k úspěchu, kdykoli je potřebujete, bez prodlení.
A tajný bonus, psaní poznámek vás ve skutečnosti dělá chytřejšími. Když máte na jednom místě sbírku důkladných, promyšlených poznámek (které se ve skutečnosti vracíte znovu), začnete vidět souvislosti mezi věcmi, které byste jinak neviděli, a máte informace, které ostatní lidé nezachovávají. Takto získáte skvělé nápady, vytvoříte nové kontakty a stanete se druhem inovátora a vůdce, který ve vašem týmu skutečně děje věci.
Celkově vzato, psaní poznámek je opravdu důvtipný, ale výkonný způsob, jak se stát úspěšnějším - ale jen velmi málo z nás má nějaké pokyny, jak převést náš styl psaní poznámek do práce. Proto se dnes chci s vámi podělit o průvodce rychlým začátkem pořizování úžasných poznámek ve vašem profesním životě.
1. Vědět, kdy dělat poznámky v práci
Ne každá situace v práci vyžaduje zapisování poznámek, ale určitě existují chvíle, kdy bych velmi doporučil vytáhnout pero a papír. Obecně platí, že moje rada je vždy se mýlit na straně psaní poznámek a jen rozhodnout později, zda je musíte zachovat, ale zde jsou některé z klíčových časů, kdy budete chtít zapsat některé věci dolů:
Individuální schůzky
Ať už jste šéf nebo zaměstnanec, psaní poznámek ukazuje, že berete čas vážně. Je také vhodný čas si poznamenat osobní údaje, jako je jméno manžela vašeho nadřízeného, což je dobré mít na paměti, aby vám pomohl vytvořit smysluplnější vztah s lidmi v práci.
Velké konverzace
Je snadné se tak zabalit do toho, co se děje během velkého brainstormingu nebo řešení problémů, že ve skutečnosti nic nezachováte, když vyjdete z místnosti. Snažte se dělat si poznámky, i když se jich hodně účastníte, abyste zajistili, že budete držet kritických informací.
Setkání klientů
Přinést notebook je vždy dobrý nápad, takže můžete zaznamenat každý detail, který klient nebo zákazník potřebuje. Je lepší mít příliš mnoho informací a sbírat je později, než vynechat něco opravdu důležitého.
Setkání s vašimi mentory nebo kontakty
Mělo by být zaznamenáno i jednoduché setkání s kávou. Ukažte to osobě, které si ceníte svého času a odborných znalostí; plus, pokud se jedná o vzácné setkání, budete se chtít ujistit, že si pamatujete všechno, protože s touto osobou nemusíte mít čas brzy znovu. Pomocí poznámek můžete také smysluplně sledovat další kroky - například poslat cenný odkaz nebo článek týkající se něčeho, o čem jste na schůzce diskutovali.
2. Najděte styl psaní, který máte rádi
Neexistují žádná pravidla, pokud jde o to, jak si pořizovat poznámky. Neexistuje důkaz, že nějaký styl funguje lépe než jiný styl - nejlepší druhy poznámek jsou ty, které vám později dávají smysl, ať už vypadají jakkoli.
Zde je několik nejpopulárnějších stylů psaní poznámek, které můžete vyzkoušet a najít, co pro vás funguje.
Seznamy
Toto je nejtradičnější způsob psaní poznámek. Začněte v horní části stránky hlavním tématem schůzky a poté pokračujte v seznamu dolů s hlavami, jakmile se objeví jiná témata.
Během schůzky ponechte meziprostor mezi hlavami, protože schůzka se může kroužit zpět k tématu (nebo můžete mít otázky nebo nové nápady, které chcete zaznamenat), a budete chtít mít prostor pro přidání informací, aniž by byl váš seznam nedbalý nebo matoucí.
Můžete také vytvořit záhlaví pro věci, jako jsou akční položky, úkoly, rozhodnutí a jakékoli důležité prostředky nebo nástroje, které musíte držet, takže můžete mít skutečně použitelný seznam, na který se později můžete odvolat.
Myšlenkové mapy
Pokud jste vizuální myslitel, zkuste myšlenkovou mapu. Začněte tím, že napíšete téma schůzky do středu stránky. Odtud kreslete větve ke každému diskutovanému klíčovému tématu.
Můžete například napsat „Spuštění Kickstarteru“ do středu své stránky a poté nakreslit větve pro témata jako „press outreach“ a „launch day timeline“. Pokračujte v kreslení větví pro podtémy (stále podrobnější) a na na konci budete mít vizuální reprezentaci nejdůležitějších bodů schůzky.
Trail of Dreadcrumbs
Toto je nejintenzivnější forma psaní poznámek, ale je to neuvěřitelně efektivní. Když použijete tuto strategii, dělejte si poznámky, jako byste je chtěli dát někomu, kdo tam nebyl na schůzce.
Jakmile se objeví, zapište si každé téma a poté zaznamenejte každý vznesený bod týkající se daného tématu. Nemusíte psát každé slovo, které je řečeno; používat krátké fráze a věnovat zvláštní pozornost věcem, jako jsou konkrétní nástroje nebo zdroje.
To je skvělá strategie pro lidi, kteří se během setkání nervózní, protože vaše ruce jsou zaneprázdněny. Dokud z času na čas uděláte oční kontakt, nikdo vám nebude vadit, abyste si vzali takové důkladné poznámky.
3. Uspořádejte si poznámky, abyste je mohli později znovu (a stát se úžasnými)
Jedním z největších bojů, které mají lidé při psaní poznámek, je udržování jejich poznámek uspořádaných tak, aby se později mohly cenným způsobem vrátit zpět. Samotné psaní poznámek nestačí ke zlepšení retence nebo porozumění - musíte si své poznámky znovu doplnit a informace ve vaší mysli utvrdit, aby byly cenné.
To znamená, že pokud jsou vaše poznámky všude na místě nebo úplně zmatené, nemusíte je vůbec brát. Zde jsou některé z nejlepších způsobů, jak udržovat své poznámky v pořádku a aby čas, který s nimi strávíte, byl opravdu cenný pro posun vaší kariéry vpřed.
Poznámky si vždy mějte na stejném místě
Nejjednodušší způsob, jak uspořádat své poznámky, je udržet je na jednom místě. Už nemusíte psát nějaké věci do dokumentu Google a mít na stole náhodnou hromadu lepivých poznámek. I když je pro to mnoho možností, papír je ideální, abyste mezi sebou a osobou, se kterou se setkáváte, neudržovali obrazovku. Navíc, vlastně psaní věcí rukou vám pomůže s udržením.
Investujte tedy do notebooku - jednoho, který máte rádi, který budete mít všude s sebou, a který má všestrannost, kterou potřebujete pro mnoho situací, do kterých budete muset zapisovat poznámky.
Zachovat stejný formát
Výše jsme přešli přes tři z nejlepších stylů psaní poznámek, které dobře fungují pro profesionální prostředí. Najděte styl, který vám vyhovuje, a držte se ho; díky tomu bude mnohem snazší přeskakování poznámek.
Ať už si vyberete jakýkoli styl, zapište důležité informace do horní části každé stránky - datum, účastníci schůzky a téma schůzky na každou stránku poznámek, které se vztahují k dané schůzce - takže je snadné je sledovat.
Udělejte si týdenní schůzku a projděte si své poznámky
Je těžké najít čas na revizi vašich poznámek, i když chcete, s neustálým proudem věcí, které vyžadují vaši pozornost a mají každý týden vyšší prioritu. Proto si v kalendáři nastavte opakovanou schůzku, abyste si jednou týdně procházeli poznámky. Dokonce i 15 minut je dost času na to, abyste se podívali na to, co jste zaznamenali.
Když si projdete své poznámky, zapište si jakékoli dotazy nebo jakékoli otevřené problémy, které je stále třeba vyřešit. Je také vhodný čas na přípravu na nadcházející schůzky, které máte. Napište si otázky, které chcete zajistit, aby vám byly zodpovězeny, nebo jakékoli důležité informace, o kterých si myslíte, že budete mít po ruce.
Jak mnohem více byste mohli dosáhnout, kdybyste vždy měli správnou odpověď na dosah ruky? Soulad je klíčem k úspěchu; čím více malých, dobrých návyků (jako je velké psaní poznámek), které můžete rozvíjet, tím více budete moci růst každý den. Tento týden zkuste dělat poznámky na každém setkání a zjistit, zda je snazší mít dobré nápady rychle nebo udělat víc.
