Dobrovolníci dostávají hodně pozornosti na svou dobrou práci po celém světě, ale za účelem vytvoření tohoto optimálního dobrovolnického zážitku se hodně děje v zákulisí. Ať už jste placeným zaměstnancem, který je pověřen řízením dobrovolníků nebo projektovým manažerem pro organizaci v oboru, musíte se orientovat v různých osobnostech, dovednostech a očekáváních, abyste mohli práci dokončit.
Vedení dobrovolníků se příliš neliší od řízení zaměstnanců v kanceláři, s výjimkou jednoho velkého rozdílu - dobrovolníci jsou obecně neplatení a někdy dokonce za tuto práci platí. A v mnoha situacích jsou očekávání vysoká a nejsou vždy jasné výsledky. Jak tedy zajistíte, aby dobrovolníci co nejlépe vytěžili ze svých zkušeností a udělali práci? Zde je několik strategií, kterými jsem se ujistil, že manažeři i dobrovolníci mají skvělou zkušenost.
Buďte realističtí ohledně načasování
Debata stále probíhá o nejefektivnějším a nejvlivnějším množství času pro dobrovolníky na zapojení do projektu. Někteří říkají, že 3-6 týdnů je dostačujících, a jiní tvrdí, že 6 měsíců až rok je nejlepší doba k zajištění růstu dobrovolníků a dopadu na zemi. Před přijetím dobrovolníků na palubu tedy zvažte, co je nejlepší pro vaši organizaci, a sdělte, jaké je pro vaši organizaci realistické množství času.
Vážně zvážíte náklady a přínosy dobrovolníků „otočných dveří“, kteří jsou na den či dva právě v. Pokud opravdu nepotřebujete práci nebo financování, nebo pokud skutečně nepřinesou prostředky vaší organizaci, styl dobrovolnictví „hit and run“ znamená, že vaše organizace často dává více, než by měla dobrovolníkům vyhovět. To není vždy dobré pro dlouhodobé cíle organizace a rozhodně podporuje skepticismus v místních komunitách.
Orientace na nové prostředí
Když dobrovolníci dorazí, první věcí, kterou byste měli udělat, je uspořádat orientaci, jak na vaši organizaci, tak na kulturu, ve které budete pracovat. (Byli byste překvapeni, kolik lidí dorazí bez základních znalostí v zemi.) Mnoho organizací tento krok přeskočí, ale orientace jsou kritické - slouží jako základ pro dobrovolníky a pomáhají jim pochopit každodenní operace, týmové cíle a co je očekával od nich.
V rámci tohoto procesu může být dobré mít vstupní pohovor s každým dobrovolníkem, který zjišťuje jejich úroveň dovedností a jak může být nejúčinnější. Toto je také čas na vyjasnění vašich zásad jako organizace a klíčových podrobností, jako je vaše politika důvěrnosti a odpovědného používání sociálních médií. (Pro dobrovolníky je skvělé používat sociální média ke zvyšování povědomí, ale je důležité zajistit, aby informace, které dobrovolníci zveřejní online, neohrozily vaši organizaci ani místní komunity.)
Komplexní orientace vám také pomůže vytvořit kulturu otevřené komunikace od okamžiku příjezdu, aby vaši dobrovolníci věděli, že jste tam, abyste naslouchali, pokud mají nějaký problém nebo potřebují objasnění. Chcete-li tuto kulturu udržet, zkuste zřídit týdenní dobrovolnická setkání, která budou hovořit o očekáváních a problémech, nebo využijte čas na jídlo, abyste zkontrolovali teplotu, v níž jsou všichni.
Spravujte jejich očekávání
Když jsem pracoval v Kambodži, řídil jsem skupinu dobrovolníků, kteří mi v polovině výzkumné cesty řekli: „Chceme vybudovat knihovnu.“ To byla zvláštní žádost, protože vesnice požádala o zemědělské nástroje, ne o čtení materiálů. Byl to dobře promyšlený návrh, ale kdo by se vlastně o tuto knihovnu staral, když jsme odcházeli - kdo by si s nízkou mírou gramotnosti skutečně přečetl knihy? Nemluvě o tom, že to nebyl náš účel na zemi, ani komunita nechtěla knihovnu.
Dobrovolníci mohou přijít se spoustou očekávání: že vaše organizace by měla běžet hladce, že by měla běžet jako západní organizace, nebo že by měla dělat něco více či jiného. Abyste předešli konfliktům, které mohou vyplynout z těchto očekávání, musíte mít jasno v tom, co můžete a co nemůžete poskytnout, jaké jsou vaše cíle a které nejsou, a jaké prostředky budete mít a nebudete mít přístup. Čím více dobrovolníků pochopí vaši organizaci, tím více budou na palubě s vašimi projekty a cíli.
V souladu s podobnými zásadami je zásadní řídit očekávání vašich dobrovolníků ohledně výsledku jejich cesty: Dělají něco skvělého, ale přes noc nezmění svět. Někdy se čerství dobrovolníci odradí a frustrují, když nevidí okamžitou změnu, a mohou být rychle obviňováni z hostitelské organizace nebo z dobrovolnického manažera. Nastavením očekávání dopředu jim můžete pomoci pochopit, že tato práce vyžaduje čas a že jsou součástí mnohem většího cíle nebo hnutí tím, že přispívají svým časem.
Vytvořte systém hodnocení a odpovědnosti
Přestože jsou dobrovolnické pozice neplacené, jsou často odrazovým můstkem k další neziskové práci, takže je důležité zajistit, aby se dobrovolníci během procesu učili a rostli. Podobně, i když nespravujete placené zaměstnance, musíte si udělat práci, takže musíte nastavit systém, který zajistí dobrovolníkům dokončení projektu, který si stanovili.
Stejně jako v kanceláři byste si měli stanovit cílové cíle a termíny, mít navazující schůzky a mít v polovině období kontroly. Můžete také zvážit, zda dobrovolníci podepíší kodex chování nebo dokument zdůrazňující jejich odhodlání (symboličtější než legální), takže jim můžete připomenout, co se chystají udělat při svém příjezdu.
Pokud máte potíže s dobrovolníky, promluvte si s nimi přímo jako s zaměstnancem, a pokud nedojde ke změně, promluvte s jejich sponzorskou organizací (obvykle se jedná o školu nebo společnost s umístěním). Pokud to nefunguje a oni ztrácí čas a zdroje, porušili politiku nebo jednoduše netáhnou svou váhu, pak je můžete vyhodit. To je pro mnoho manažerů obtížné (protože celá myšlenka dobrovolnictví je o tom, že je nezištná), ale jsou chvíle, kdy dobrovolník způsobí více škody než užitku a nikomu to neprospívá.
Buďte čestní o následných opatřeních
Mezi slzami a objetí dobrovolníci často říkají „slibuji, že se vrátím, nikdy na tebe nezapomenu, “ místní komunitě a personálu. Ale jakkoli jsou dojatí zkušeností, nemusí mít prostředky ani čas se vrátit, až se vrátí domů. To je v pořádku, ale povzbuďte je, aby byli realističtí ohledně toho, co mohou udělat, až se dostanou domů - ať už je to organizace malého fundraiseru, přednášení několika povzbuzení, aby povzbudili ostatní dobrovolníky nebo vůbec nic. Může být dobré vypracovat akční plán s časovou osou před odjezdem, takže oba víte, co lze očekávat, a můžete na něj navázat. To znamená, že můžete dobrovolníky povzbudit, aby zůstali zapojeni a připojeni udržováním služby listerv, skupiny Facebook nebo Twitteru.
A jako vedlejší poznámku se ujistěte, že jste upřímní, pokud jde o následná opatření, která můžete udělat pro své dobrovolníky. Je skvělé být referencí nebo psát doporučující dopisy pro své dobrovolníky, pokud je to možné, ale pokud váš čas neumožňuje doporučit všem (nebo pokud vám to není příjemné), buďte upřímní a dejte jim vědět.
Poskytnutí skvělých zkušeností dobrovolníkům vyžaduje hodně plánování, následných opatření a komunikace. Buďte praktičtí, připravení a čestní a vaše dobrovolnická základna i organizace mohou těžit z dobrého.
