Příliš mnoho klientů ke mně přichází ve fázi jejich kariéry.
Vezměte si například Tricia, která ke mně přišla s odrazem její práce a její neschopnosti to zvládnout. Pracovala dlouhé hodiny - většina z nich strávila sezením a setkáním se stovkami e-mailů - poté se vrhla na poslední chvíli, aby dokončila marketingové kampaně, které se vždy zdály být ohnivými cvičeními.
„Stále zapnutá“ mentalita se k ní dostala. A byla připravena přestat.
Okamžitě jsem viděl, že Tricia postrádá nejdůležitější pracovní dovednosti, které podle mého názoru musí mít každý zaměstnanec: stanovení priorit a řízení. To znamená schopnost jasně identifikovat nejdůležitější priority a soustředit na ně většinu své energie a času.
Bohužel, i když často hovoříme o správě času a produktivitě v kanceláři, umění prioritizace se často ztrácí. Výsledkem je, že mnoho lidí skončí jako Tricia: vyčerpaní, frustrovaní a vyhořelí.
Pokud se cítíte ohromeni nadměrnými hodinami a neustále se měníte na dos, zde je několik výpovědných znamení, že budete možná muset lépe spravovat své priority - a několik jednoduchých způsobů, jak se vrátit zpět na trať.
Podepsat # 1: Věříte, že je vše důležité
Pokud se podíváte na svůj seznam úkolů a vidíte vše stejně důležité, je snadné být ohromen objemem úkolů, nikoli kvalitou vaší práce. Ale zvažte toto: Paretův princip naznačuje, že 20% vašich úkolů vytváří 80% vašich výsledků - a to znamená, že malá část vaší každodenní práce si zaslouží většinu vaší pozornosti.
V případě Tricia přijímala každou pozvánku na schůzku, kterou obdržela. To však neznamenalo, že schůzky stály za čas, nebo jí pomohly dosáhnout některého z jejích primárních cílů.
Řešení: Vyjasněte si své cíle a cíle
Spolupracujte se svým manažerem a získejte křišťálově jasnou představu o tom, jak přesně bude váš výkon hodnocen (např. Budete přezkoumány na základě částky dolaru, kterou jste přinesli, nebo úrovně spokojenosti vašich klientů?). Až budete mít lepší přehled o svých výstupech, můžete je rozdělit na týdenní cíle.
Například, pokud je vaším konečným cílem generovat nové příjmy, pak byste se měli primárně zaměřit na navazování kontaktů s potenciálními zákazníky na veletrhu a budování vztahů s potenciálními zákazníky - ne trávit hodiny každý týden tím, že plánujete další veletrh.
Když se každý den rozhodujete o práci, zeptejte se sami sebe: „Jak mě to přiblíží k mým cílům?“ Pokud tomu tak není, odložte to a pokračujte.
Podepsat # 2: Jste spotřebováni spíše než aktivity
Začali jste někdy seznamem na začátku dne, cítili jste se celý den zaneprázdněni, ale cítili jste, že se vám nic nedělo? Frustrující, že? Tricia byla určitě zaneprázdněna, ale moc toho nedosáhla.
Ve skutečnosti jste pravděpodobně udělali mnoho věcí s nízkou prioritou - například klikání na nedůležité e-maily, posezení v neefektivních schůzkách nebo provádění malých úkolů, které neposunou vaši důležitou práci vpřed. Možná jste strávili den na projektech pomáhajících svému šéfovi nebo spolupracovníkům, ale nedělali jste svou práci.
Řešení: Vytvořte denní plán a držte se ho
Vytvořte denní plán, který začíná plánováním vaší nejdůležitější práce. Tyto prioritní činnosti získají první prasklinu ve vašem kalendáři, než si vůbec pomyslíte na nic jiného.
Nejpravděpodobněji splníte určité úkoly, když jim určíte konkrétní datum a časový závazek. Pokud je e-mail neustálým rozptylováním, vypněte jej a každý den jej kontrolujte pouze dvakrát nebo třikrát. (Když jste se do práce zapracovali a nechali jste se číst e-mailem rozptýlit, trvá to, než se vaše zaměření zotaví, celých 64 sekund. Přemýšlejte o tom: Ztrácíte více než minutu cenného času za každý e-mail, který jste si přečetli v uprostřed důležité práce!)
Podepsat # 3: Když se dostanete k důležitému dílu, budete rozptylováni
Uslyšíte nepřetržité „ding“ příchozích e-mailů, textů a okamžitých zpráv a cítíte se nuceni nahlédnout. Neustále vás rozptyluje siréna volání sociálních médií. Otálení vás chrání před startem a perfekcionismus vás chrání před dokončením. A mylně si myslíte, že vícenásobným úkolem získáte více práce za stejné množství času. Zní povědomě?
Multitasking je do jisté míry nevyhnutelný, ale pamatujte: I když jste schopni zúžit svou práci na nejdůležitější úkoly, nebudete schopni dosáhnout žádného pokroku, pokud se nebudete moci soustředit dostatečně dlouho na jejich dokončení.
Řešení: Rozviňte svou schopnost zaostřit
Jakmile budete mít jasno v prioritní práci, kterou je třeba udělat, naučte se, jak se zaměřit na tyto úkoly a zůstat na nich. Vyzkoušejte tyto go-to strategie:
1. Chunk Your Work: Pomocí techniky Pomodoro naplánujte 25minutové časové úseky pro práci na prioritních úkolech. Nehledejte, dokud neuplyne čas, a pak si udělejte krátkou přestávku. Opakujte čtyřikrát a poté si udělejte delší přestávku.
2. Dávková práce: Seskupte podobné úkoly do bloků času v kalendáři, abyste se mohli soustředit na jednu věc a provést ji. Činnosti, jako je zpracování e-mailu, vracení telefonních hovorů nebo prohlížení dokumentů, lze seskupovat a provádět v dávkách.
3. Zastavte vícenásobné úkoly: Nakonec bude každý úkol trvat déle - a tím se zhorší kvalita vaší práce.
Při procházení dne provádějte časté kontroly reality: Zastavte každou hodinu a rychle se zeptejte: Přispěla poslední hodina k mým nejdůležitějším cílům? Pokud tomu tak není, slibte, že zlepšíte dalších 60 minut a začněte znovu. Pokud každou hodinu kontrolujete realitu, nikdy vám nedovolí dostat celý den pryč.
Nakonec sledujte svůj úspěch. Konec každý den s přehledem toho, čeho jste dosáhli a jak vás posunul k vašim nejdůležitějším výstupům. To usnadňuje nechat ostatní - nepodstatné - věci jít.
Až budete připraveni převzít kontrolu nad svým pracovním životem, nezapomeňte, že nejde o správu času nebo produktivitu. Nejde o to, aby se to všechno podařilo - je to o to, aby byla vykonána nejdůležitější práce. Rád bych bral na vědomí radu Briana Tracyho: „Není to čas, který trávíte prací celkově, ale množství času, který trávíte prací na úkolech s vysokou prioritou.“
