Jak najít e-mail, který hledáte

S rostoucím objemem e-mailu, který odesíláme a přijímáme, přichází nový problém: nalezení konkrétní zprávy - nebo konkrétní informace - ve vašem obrovském archivu.

Naštěstí můžete pomocí několika předvídaných klávesových zkratek a pokročilého vyhledávání know-how získat potřebné informace z e-mailu snadněji než kdykoli předtím.

Trik 1: Napište nyní a najděte později

Jednou z věcí, které udělám před odesláním e-mailu, je čtení, aby bylo možné jej prohledávat. Přemýšlím o tom, co bych hledal, abych tento e-mail našel později, a pak se ujistěte, že tato slova jsou v e-mailu.

Ve většině případů nic neměním, ale jednou za čas jsem zjistil, že jsem napsal „partnerství, o kterém jsme dnes ráno diskutovali“, namísto „partnerství, které jsme dnes ráno probrali“ nebo „Poznámky ze setkání s Jack “místo„ Poznámky ze setkání s Jackem Smithem z Amazonu. “Když budu hledat toto vlákno v budoucnu, vím, že prohledám„ Mashable “nebo„ Jack Smith Amazon “, a bez těchto rychlých oprav bych to neudělal našli něco.

Trik 2: Použití štítků a složek

Pokud jste uživatelem Gmailu, můžete použít štítky - nebo si můžete vybrat, že vše archivujete pouze do jednoho velkého e-mailu. Zjistil jsem, že nejlepším důvodem k použití štítků je vyhledávání.

Například: Můj spoluzakladatel Kathryn a já dostáváme e-mailem o městě Chicago poměrně často. Některé e-maily souvisejí s naší expanzí prodeje do města a jiné zcela nesouvisejí (například se zde koná konference nebo kandidát, který tam sídlí). Možnost vyhledávat výraz „Kathryn Chicago“ v rámci štítku „Prodej“ mi pomůže najít to, co hledám, mnohem rychleji než hledání stejných dotazů ve všech e-mailech.

Totéž platí pro složky v jiných e-mailových klientech, jako je Outlook. Možnost vyhledávat v omezenější sadě e-mailů usnadňuje nalezení toho, co hledáte.

Trik 3: Poznejte své příkazy k vyhledávání e-mailů

Nakonec znáte možnosti vyhledávání. Rozdíl mezi vyhledáváním e-mailů, které obsahují „Kathryn“ kdekoli v těle, oproti e-mailům zaslaným Kathryn, zaslaným Kathryn nebo s „Kathryn“ v řádku předmětu, je docela významný. V Gmailu jsou to hlavní vyhledávací příkazy, které je třeba znát:

Hledání e-mailů od nebo od konkrétní osoby: do: XYZ a z: XYZ
Pro tip: Pro oba tyto příkazy si můžete vybrat mezi e-mailovou adresou, křestním jménem nebo příjmením, např. Z: [email protected], od: jane, od: smith. Pokud má někdo více e-mailových adres, uvedení jména nebo příjmení přinese výsledky ze všech.
Hledání e-mailu s konkrétními slovy v předmětu: předmět: XYZ
Tip pro tip: Pokud chcete hledat frázi, nezapomeňte ji uvést v uvozovkách. Předmět: NYC travel bude hledat e-maily s „NYC“ v předmětu a „travel“ někde v těle - místo toho potřebujete předmět „NYC travel“.
Hledání e-mailu s přílohou: má: příloha.
Tip pro tip: Můžete také vyhledat konkrétní typy souborů pomocí souboru filename: doc, filename: ppt atd.
Hledání e-mailu se specifickým štítkem: label: XYZ
Tip pro profesionály: Pokud kliknete na štítek v Gmailu, přidá jej již do vyhledávacího pole, takže jej můžete použít jako výchozí bod pro vyhledávání.
Chcete-li zúžit vyhledávání na e-maily, které jsou přečteny nebo nepřečteny: is: unread nebo is: read