Máte někdy pocit, že křičíte do černé díry, když pošlete e-mail nebo necháte někoho hlasovou schránku? Vyžádali jste svůj požadavek do vesmíru - a pak seděli u stolu se zkříženými prsty a doufali, že přijde včasná odpověď.
Díky své práci ve světě PR jsem to všechno viděl, pokud jde o nezodpovězené zprávy. Spravoval jsem korespondenci s klienty CEO (aka trvale zaneprázdněnými), vedoucími pracovníky a právními týmy klientů mých klientů (aka ti, kteří si myslí, že nejsem důležitý), a médii (aka těmi, kteří ne chtějí jednat s PR lidmi). A po cestě jsem se toho hodně naučil, jak získat odpovědi, když je potřebujete.
Bez ohledu na příčinu zpoždění, zde je několik tipů, jak přimět ty zaneprázdněné (a ano, nepříjemné) pomalé respondenty, aby věnovali pozornost.
Proveďte připojení
V první řadě, když se spojíte s jinou osobou, musíte mu dát důvod, aby vám pomohl.
Začněte tím, že se vyhnete chybám, které okamžitě odpojí přijímač. Dobré hláskování jeho jména je dobrým příkladem: vím, že je to základní, ale nemohu vám říct, kolik e-mailů mám pro Ashely nebo Ashleighovou - a když to udělám, zjistím, že jsem okamžitě naštvaný a je méně pravděpodobné, že budu rychle reagovat. Snažte se také nezní jako prodejní hřiště (například: „Rád bych s vámi mluvil o…“) - s tím se nikdo nechce zabývat.
Místo toho uchopte pozornost svého kontaktu tím, že pro něj uděláte vše podstatné. Rád říkám všechno možné „vám“ - například, místo toho, abych řekl: „Potřebuji, abyste se podíval na tyto formuláře, “ řekl: „Váš klient potřebuje schválení těchto formulářů.“ Je to jednoduchý, ale účinný trik.
Můžete také oslovit lidi hraním s jejich osobností nebo horkými tlačítky. Například někdo, kdo má trochu ega, bude pravděpodobně nejlépe reagovat na uznání toho, jak důležitý je (např. „Uvědomuji si důležitost vašeho času, takže navrhuji, abychom dostali 10minutovou výzvu k diskusi případová studie. “).
Usnadněte rychlou odpověď
I když má váš kontakt zájem o pomoc, někdo, kdo je zaneprázdněn, nebude mít čas na plevel prostřednictvím spleteného e-mailu nebo na poslech dlouhé hlasité hlasové schránky. Nezapomeňte tedy zefektivnit vaši zprávu a usnadnit mu rychlou reakci pomocí následující taktiky.
Máte informativní řádek předmětu
Použijte svůj předmět k okamžitému určení vašich potřeb a pomozte příjemci upřednostnit vaši žádost. Počínaje něco jako „Pro kontrolu“, „Vyžaduje zpětnou vazbu“ nebo „Prosím odpovězte do úterý“, je rychlý způsob, jak vyjasnit vaše očekávání od začátku.
Získejte rovnou k věci
Nestrávíte ve své zprávě mnoho času s nerelevantními informacemi nebo dobrotami. Buďte zdvořilí, rychle: „Doufám, že se dnes ráno k vám chová dobře, “ a pak se pusťte do úvodu a důvodu spokojenosti přijímače. Zachovejte to také jednoduše (např. „Váš klient X a já spolupracujeme na Y a byli jsme informováni, že jste pro Z nejlepší kontakt)“.
Stanovte termíny přiřazení
Chcete-li zabránit tomu, aby byl váš e-mail nebo hlasová schránka vložena do hromady „kdykoli se k tomu dostanu“, zeptejte se konkrétních otázek nebo dejte položky akce a poskytněte časovou osu, kdy byste chtěli odpovědět. U některých projektů a klientů jsem našel úspěch s uvedením: „Poskytněte prosím zpětnou vazbu do pátku. V té době budu aktualizovat a posílat tento dokument ostatním týmům ke kontrole. “Je to pěkný způsob, jak naznačit:„ Pokud se k tomu nedostanete včas, ztratili jste v této věci své slovo. . “
Poskytněte doporučení
Pokud hledáte odpověď na otázku nebo řešení problému, vždy uveďte několik různých možností a doporučení. Tímto způsobem musí osoba, se kterou kontaktujete, myslet na ni méně a může rychle reagovat: „Ano, vaše doporučení je v pořádku, “ nebo „Pojďme s možností č. 1“.
Sledujte inteligentně
Takže jste příjemci usnadnili odpověď a stále nedostáváte odpověď. Co teď? Je čas na následnou kontrolu. V této fázi může být obtížné vyvážit pomoc a nepříjemnost, ale je to možné sledováním správné komunikační cesty.
Po úvodní e-mailové zprávě můžete rychle sledovat, která má smysl podle vašeho termínu. Tento e-mail by měl obsahovat váš původní e-mail s krátkou větou v horní části, která připomene váš kontakt s původní žádostí a termínem. Nezapomeňte znovu připojit všechny potřebné materiály.
Druhý e-mail a stále nedostáváte odpověď? Čas na telefonní hovor. (Vyčkejte nejméně 24 hodin po odeslání následného e-mailu, pokud něco nepotřebujete dříve.) Ať už osobu dáte na telefon nebo opustíte hlasovou schránku, buďte struční. Připomeňte mu původní e-mail, kdo jste a co potřebujete.
Bez ohledu na to, jak sledujete, vždy odcházejte s dalším krokem, který je ve vašich rukou - „Zítra se znovu dozvídám“ nebo „Pokud se od vás do konce dne neslyším, budu začlenění zbytku zpětné vazby týmu a odeslání klientovi. “
Nezapomeňte sledovat všechny pokusy o kontaktování osoby. Odkaz na ně může pomoci ukázat vaši naléhavost a může se ukázat jako užitečný, pokud jste nuceni provést zálohu, aby vám pomohli ven.
Vytáhněte velké zbraně
V této poznámce, pokud jste se pokusili s někým kontaktovat několikrát bez úspěchu, zkuste zkopírovat další strany podle vašich požadavků. Odpovězte na svůj původní e-mail (znovu) a přidejte text „Jen jsem se chtěl přihlásit do níže uvedeného e-mailu. Měli jste šanci…? “A zkopírovali svého šéfa, klienta nebo kohokoli jiného, koho si myslíte, že ho podnítí. Není to moje nejoblíbenější věc, kterou můžete dělat, a vy můžete trochu podráždit přijímač, ale určitě vás to dostane do špetky.
Poslední možností je najít další kontakt, který může odpovědět na vaši otázku nebo tlačit původní příjemce, aby odpověděl. Může se jednat o interní kontakt, s nímž máte dobrý vztah, nebo někoho, kdo má větší moc. Upozornění: Když se natáhnete v této situaci, nikdy nechcete obviňovat původní kontakt. Namísto toho to zařiďte jako „Potřebuji, aby se to pohnulo ASAP - můžete mi pomoci?“
Kdo věděl, že e-mail nebo hlasová schránka může být tak komplikovaná? Bez ohledu na to, v jakém odvětví jste, korespondence s ostatními je téměř vždy nutností a bohužel vždy budou existovat pomalé pokusy. Ale s těmito tipy byste měli být schopni získat odpovědi, které potřebujete včas (nebo alespoň v určitém okamžiku). Teď se tam dostat a získat nějaké odpovědi!
