Pokud jste někdy vedli schůzku, pravděpodobně jste také zažili pokusit se stáhnout relaci, která se rychle obrátila na chaotické.
Možná máte co do činění s mimořádně výmluvnou partou - nebo s tou osobou, která vypadá, že má pozornost čtyřletého dítěte. Snad každý má skvělý nápad, o který se má podělit - nebo možná bylo královské dítě konečně pojmenováno a je to všechno, o čem může mluvit kdokoli.
Ať už je důvod jakýkoli, schůzky mohou a mohou spirály vymknout kontrole. Ale pokud máte na starosti shromáždění, chcete vypadat na vrcholu věcí a vyhýbat se plýtvání času časem neefektivními schůzkami.
Udržování skupiny na trati lze snáze říci, než udělat, ale s nějakým chytrým plánováním a několika denními strategiemi budete na cestě k cílenějším týmovým schůzkám.
Začněte s plánem
Prvním krokem při zavádění kontroly je příprava programu. A tím myslím dobrý, staromódní, zadaný program, který může být poslán účastníkům předem (a pak na schůzce zobrazen nebo rozdán jako přátelská připomínka). Může se zdát příliš zřejmé zapsat vše, ale věřte mi, že pár podrobností na papíře vám pomůže udržet vás - a všechny ostatní - zaměřené na to, o čem setkání skutečně je.
Při sestavování plánu přemýšlejte o konečném cíli, kterého chcete na schůzce dosáhnout (např. Je to brainstorming, nebo potřebujete dokončit některé klíčové akční položky?). Poté se snažte dozvědět se, co je třeba projednat, aby bylo tohoto cíle dosaženo, na jaké otázky je třeba odpovědět a jaké odpovědnosti je třeba přiřadit. Ujistěte se, že některý z těchto volných konců má místo na programu, takže každý ví, co může očekávat, než dorazí.
Kromě těchto bodů programu také přemýšlejte o lidech, kteří se budou účastnit. Kolik lidí tam bude? Znají se navzájem? Jaké jsou jejich osobnosti? Co je obvykle rozptyluje? To vám pomůže rozhodnout se, zda je třeba na začátku relace postavit nějaký čas navíc. Pokud například víte, že se vaši účastníci schůzky budou chtít zapojit do osobních rozhovorů dříve, než začnou, naplánujte si pár minut času na to, aby každý z nich vypustil chatování, než se pustíte do práce.
Usnadněte zaostření
Dalším krokem je vytvoření prostoru pro setkání, který odrazuje od rozptýlení a přerušení. Začněte s fyzickým prostorem a ujistěte se, že místnost je uzavřena před vnějším hlukem a konverzacemi a bez vizuálních rozptylů, jako je smyčka videa nebo materiály na stole. A těsně před zahájením schůzky položte telefon pryč a zavřete notebook - je to pro ostatní jemné znamení, že by měli dělat totéž.
Poté nastavte úroveň produktivity. Ujistěte se, že je program k dispozici - buď tištěnými kopiemi, nebo jeho vytažením na obrazovku - a ujistěte se, že znovu stanovíte cíle schůzky, zatímco vás všechny přivítáme (např. „Dnes jsme tady, abychom dokončili podrobnosti pro fundraisingovou akci. “). Nezapomeňte také lidem připomenout, kdy má být schůzka zabalena. Jednoduše řeknu: „Vím, že všichni musíme toho hodně udělat, a tak to zkusme udržet do 30 minut, “ připomene lidem, že chcete efektivní setkání stejně jako oni.
Pokud máte více logistických poznámek, máte-li další materiály ke schůzkám, předejte je místo toho na začátku relace. Slyšel jsem, že jiní naznačují, že tento přístup je rušivý, ale zjistil jsem, že většina lidí bude číst dopředu a vykolejit schůzky, pokud budou mít příležitost vidět, co se chystá.
Vrací skupinu zpět
Jasná agenda a čistý prostor pro schůzky jdou dlouhou cestou v udržování věcí na dobré cestě, ale bez ohledu na to, jak pečlivě plánujete schůzku, může k rozptýlení dojít. Zde přichází do hry umění přechodu. Než se chystáte na schůzku, ujistěte se, že jste vyzbrojeni několika zdvořilými, přesto účinnými způsoby, jak přesměrovat konverzaci zpět tam, kam chcete. Zde je několik mých oblíbených:
Zabalit
Stejně jako dobrý esej (ano, všichni si na ně vzpomínáme), měli byste své setkání zabalit stručným shrnutím. Jasně uveďte, co bylo provedeno a jakékoli následné úkoly, další kroky nebo odpovědnosti. To nemusí být podrobně popsané - ve skutečnosti by to nemělo trvat déle než minutu nebo dvě -, ale pomůže vám to uklonit se na schůzce a říct něco jako: „Děkuji všem. Při dokončování logistiky událostí jsme udělali velký pokrok. Emily bude kontaktovat koordinátora události s těmito údaji a já vám pošleme e-mailový seznam konečných úkolů všech. “
Přiznejme si to, když dáte spoustu lidí do malé místnosti, může být obtížné vytvořit a udržet kontrolu. Jít na vaši příští schůzku s plánem, programem a některými klíčovými liniemi, které přivedou každého zpět na trať, může znamenat rozdíl.
Řekni nám! Jak udržujete kontrolu nad svými schůzkami?
