Ať už se snažíte zapůsobit na svého nového šéfa nebo střílíte na povýšení, může být těžké říci ne další práci. Koneckonců chcete, aby všichni viděli váš pracovitý přístup, který přijímá výzvy, a to za cokoli. Bohužel, každý nový projekt, s nímž souhlasíte, přijde s blížícím se termínem - a než to víte, můžete si stěží udržet hlavu nad vodou.
Když máte pocit, že se projekty začínají proklouzávat trhlinami nebo prostě nemůžete dát to nejlepší, protože jste příliš rozptýlení, věnujte nějakou dobu řešení této situace, než váš seznam úkolů získá to nejlepší z vás. Zde je několik způsobů, jak řešit ohromnou pracovní zátěž a dostat se zpět na trať.
1. Vytvořte plán
Udržujte hlavní rozvrh všech svých konečných termínů nastavením kalendáře na iCal nebo Google Calendar nebo pomocí pěkného plánovače (miluji nastavení týdenních notebooků Moleskine). Když vidíte vše na jednom místě, pomůže vám to upřednostnit váš čas, protože budete přesně vědět, co se chystá, dny a týdny předem.
Ale nepřestávejte tam - trik v organizaci vašeho času je rozdělit vaše projekty na mini-cíle, kterých bude snazší dosáhnout. Malé, dosažitelné cíle vám pomohou překonat těžké projekty a zůstat na cestě.
Například plánování velké pracovní události vyžaduje, abyste koordinovali několik skupin uvnitř i vně kanceláře. Namísto stanovení jednoho velkého termínu v den události jej naplánujte na menší úkoly během týdnů vedoucích k události, jako je ujistit se, že váš kuchař má své menu, dokončuje správný počet účastníků a kontroluje a tiskává podklady. Splnění těchto mini-cílů podél cesty zajistí, že na poslední chvíli nezbude nic.
2. Zůstaňte v pohotovosti
Nastavení hlavního plánu je jen polovina bitvy - druhá polovina je skutečně používá. Pokud nemáte ve zvyku kontrolovat svůj kalendář každý den, možná budete potřebovat trochu zatlačit správným směrem, takže poté, co jste si sami stanovili lhůty, nastavte také upozornění. Vyskakovací okno v počítači nebo telefonu může být rychlou připomínkou toho, co se právě děje (podívejte se na aplikace jako 2Do, Wunderlist a Todoist), nebo pokud používáte papírový plánovač, vytvořte vizuální výstrahy pomocí funkce Post-Its, která vám připomene o tom, co se děje během následujícího týdne.
Tato upozornění mohou zahrnovat kontrolní body pro velké termíny (např. V polovině doby splatnosti vašeho projektu můžete nastavit alarm, abyste se ujistili, že požádáte svého nadřízeného, aby zkontroloval návrh vaší zprávy), nebo jen obecná každodenní připomenutí (například nastavení upozornění na pondělí a středu, abyste si mohli být jisti, že jste na dobré cestě před vyčerpáním času na konci pracovního týdne).
3. Uspořádejte to
Když pracujete na několika projektech současně, vaše doručená pošta může rychle explodovat do ohromného množství informací. A když nemůžete zastavit tok příchozích e-mailů, můžete své úkoly uspořádat a oddělit.
Zkuste do složky Doručená pošta přidat složky a barevné kódování, abyste v případě potřeby našli důležité informace. Například vytvořte samostatnou složku pro každé konkrétní zadání, na kterém pracujete, což vám umožní snadno vyhledávat konverzace nebo soubory, které potřebujete.
Chcete-li jít o krok dále, můžete dokonce nastavit v aplikaci Outlook pravidlo odesílání e-mailu z určitých adres nebo s určitými frázemi v předmětu do zadaných složek, které jste vytvořili. Gmail nastaví totéž, pokud nastavíte filtr. Každá z těchto metod vám umožňuje předem třídit doručenou poštu, takže nemusíte trávit drahocenný čas prosíváním nepořádku!
4. Získejte malé věci z cesty
Máte na starosti opakující se zprávy nebo tabulky, které musí vyjít týdně nebo měsíčně? Chcete-li si ušetřit čas a energii (a uvolnit cenný prostor ve svém již přeplněném seznamu úkolů), vytvořte šablonu pro každou sestavu, namísto toho, abyste začínali od nuly.
Dostáváte neustále e-maily s podobnými dotazy? Vytvářejte v Gmailu předpřipravené odpovědi nebo si ponechte na svém počítači dokument Word s odpověďmi na běžné problémy (např. Jak používat váš server FTP, koho kontaktovat pro zákaznický servis nebo data pro nadcházející obchodní výstavy). Díky něčemu, co můžete snadno vyjmout a vložit, bude odpovídání běžného e-mailu méně časově náročné.
Dělat malé věci včas a dělat to co nejefektivnější, vám dává více prostoru pro práci na složitých projektech.
5. Udržujte aktuální
Odložte pár minut před odjezdem večer, abyste se ohlédli zpět na svůj rozvrh a aktualizovali jej podle svého denního postupu (i když právě tento týden je velká pomoc!). Nedokončili jste úplně úkol? Přesuňte jej do následujícího dne nebo do dalšího časového úseku, který jste naplánovali pro daný konkrétní projekt. Pomáhá také naplánovat každý den volný čas (nebo dokonce jen jednou týdně), což vám umožní být flexibilnější, pokud nesplníte mini-cíl a potřebujete změnit rozvrh.
Dávat pozor na to, co děláte každý den, vám může nejen pomoci cítit se ohromeni, ale také vám může posoudit, kolik času skutečně potřebujete pro daný projekt nebo úkol. A s vědomím, že přesně identifikujete, kolik můžete v budoucnu vzít!
6. Diskuse o sdílení
Pokud si začnete uvědomovat, že některé z vašich mini-cílů se nedělají, protože není dostatek času, protože jiné projekty mají prioritu nebo protože nové povinnosti stále přistávají na vašem stole, možná je čas si promluvit s vašimi supervizor o přerozdělení části vaší práce.
To je další důvod, proč je podrobný plán vašich projektů naplánován na den a týden, je rozhodující: Pokud máte jasnou představu o tom, co je třeba udělat a v jakém časovém rámci, váš šéf snadno uvidí, co je na vaší desce. Poté můžete společně určit, co je nejdůležitější, abyste zůstali ve svém seznamu okamžitých úkolů a co lze odstrčit nebo přenést na někoho jiného.
Ano, může být obtížné se pustit, ale vždy je důležitější sdílet pracovní zátěž se zbytkem vašeho týmu a dodržovat vaše termíny, než se pokusit prokázat, že to zvládnete všechno a ne úplně se tam dostat.
Nakonec, když se začnete cítit, jako byste to ztratili, zhluboka se nadechněte. Pamatujte, že kontrola spočívá v tom, jak se udržet v pořádku a být upřímný v tom, co zvládnete.
