Vzpomínám si na čas, kdy jsem musel jít do kanceláře svého šéfa a říci jí, že jsem zapálil tiskárnu a že blikal vzkaz, který četl: „Spalování inkoustu.“
Naštěstí to byla jen lest, takže zaměstnanci ji mohli zpívat „Všechno nejlepší k narozeninám“, ale poněkud úžasnou součástí příběhu byla její reakce. Neudělala nic jiného než požádat mě, abych opustil její schůzku. Teprve tehdy, když jsem se podruhé vrátil v režimu plné falešné paniky, konečně sestoupila do pokojové místnosti, aby viděla celý personál stojící kolem talíře s košíčky.
Když jsem se jí zeptal, proč zpočátku nesedla - myslím, že oheň je docela vážný, že? - řekla: „Myslel jsem, že se stane jedna ze dvou věcí: Buď to vyřešíš, nebo kouř poplach by zmizel a všichni jsme se museli evakuovat. Ale dokud se to nestalo, měla jsem v úmyslu dokončit schůzku. “To znamená, že sestoupila podruhé, protože jsem našla něco, co si zasloužilo její pozornost - myšlenka, že bych hodil záchvat do společné oblasti.
Poučte se z mé zkušenosti: Pokud máte špatné zprávy a skutečně potřebujete pozornost svého šéfa, měli byste vždy vzít v úvahu tři věci.
1. Vyberte si svůj okamžik
Během setkání jsme vykreslili překvapení mého šéfa, protože všichni byli na tom a bylo to pro nás perfektní načasování. Ale my jsme špatně posoudili věrnost mého šéfa k jejím závazkům. Nejprve je tedy důležité, abyste našli čas, který bude pro vašeho nadřízeného nejvhodnější (protože ano, může se lišit od okamžiku, kdy by pro vás pracoval) a otázku naléhavosti nezvažujte z hlediska výhod, ale od jejích .
Řekněme například, že server havarujete. Možná si budete myslet, že tuto sekundu musíte svému šéfovi sdělit správně - ale mohlo by být lepší zavolat technickou podporu a zjistit, zda existuje snadná oprava? Nebo možná máte ošklivou schůzku s významným klientem. Možná budete chtít nějaký čas zpracovat a znovu nacvičit s kolegou, ale pokud existuje šance, že klient zavolá vašeho nadřízeného ASAP, měli byste pravděpodobně zprávu rozbít, než dojde k nepříjemným překvapením.
Pokud potřebujete mluvit se svým šéfem okamžitě - zejména z osobních důvodů -, vynechejte svou cestu a vyjádřete, že se jedná o zvláštní okolnosti. Začněte konverzaci slovy: „Vím, že to nemusí být ten nejlepší čas, ale mám něco vážného, o čem musím mluvit.“
2. Moudře zvolte svá slova (a tón)
Nyní, když jste našli ten pravý čas, musíte svou zprávu vyladit. Vždy nejdříve vyprávějte konec příběhu: „Snažil jsem se skrz prezentaci, kterou jsem dal dnes odpoledne, a mohl jsem říct, že náš klient nebyl potěšen.“ Poté se omluvte (pokud je to vhodné) a popište problémy, o kterých si myslíte, že přispěly k snafu. Dokončete navrhováním navrhovaných kroků postupu nebo požádáním o radu.
Pamatujte, že způsob, jakým doručujete těžké zprávy, povede reakci vašeho šéfa. Je to v pořádku, pokud váš tón odráží závažnost dané situace, protože lidé oceňují upřímnost. Odolávejte však pokušení zveličovat problém, který jste byli schopni dostat pod kontrolu (bez ohledu na to, kolik úsilí to trvalo). Například: „Uvědomil jsem si, že v databázi je závada a ráno jsme ji opravovali, “ stačí. Čím více jste změřeni v tom, jak vyjadřujete své zprávy, tím lépe se vám objeví.
Pokud je situace vážná a má osobní povahu - např. Odcházíte nebo musíte z osobních důvodů okamžitě odejít - zahájte schůzku přístupem méně je více. Během konverzace můžete vždy poskytnout více informací.
3. Rozložte další kroky
Když je problém po ruce, konverzace mohou jít jedním ze dvou způsobů: Mohou být zaměřeny na problém nebo na řešení. A když nemůžete ovládat, jak váš šéf řídí své otázky - např. „Jak se to stalo?“ Versus „Co si myslíte, že bychom s tím měli udělat?“ - můžete si vybrat, jak strukturujete své odpovědi.
Poté, co jste se seznámili s tím, co šlo dolů, zařaďte rychlostní stupně a řekněte: „Tady je to, co si představuji pro další kroky.“ Pokud vás váš šéf stále přitahuje zpět k problému, použijte věty pro předvídání, jako například: „To je přesně to, proč si myslím měli bychom podniknout následující kroky, aby se to už neopakovalo. “
Těžké situace mohou (obvykle) být změkčeny, když máte plán na to, co se bude dít dál. Pokud neznáte další kroky, alespoň umíte určit, jakou podporu potřebujete nyní nebo v budoucnu - protože konec konců, oba chcete úspěšný výsledek.
Řešení špatných zpráv je dost tvrdé - a sdílení s vaším šéfem může být naprosto bolestivé. Tyto tipy však slouží k produktivní konverzaci a minimalizujete další škody.
