Vzhledem k tomu, že e-mail je ve většině kanceláří primární formou komunikace, ne vždy volíme svá psaná slova tak moudře, jak bychom měli. Obzvláště, když se snažíme rychle projít zabalenou doručenou poštou nebo odpovídat na zprávy mezi schůzkami na našich telefonech, je snadné být nepříjemný, drsný nebo prostě hrubý, aniž bychom si to uvědomovali. Rychlým e-mailem můžete napsat pouze pár slov (nebo vynechat) z přátelské zprávy na úplnou katastrofu.
Je čas na zásah e-mailem. Zde je několik nejběžnějších chyb na pracovišti, které nevědomky vytváříme - a některé strategie rychlých oprav, jimž se v budoucnu vyhneme.
1.
Obdrželi jste někdy e-mailovou zprávu pouze s předmětem? Viděl jsi, že jsi na telefonu - zavolej mi, až dostaneš šanci nebo Kde je tvá zpráva na konci měsíce? Jo - a pravděpodobně jste to shledali obtěžující, nepříjemné nebo obojí. Pamatujte, že ať jste přidruženým pracovníkem nebo manažerem, e-maily a zasílání textových zpráv nejsou totéž - a nikdy nebudou. A e-mail s předmětem psaným jako text bude vždy posílat stejnou zprávu: Nestojíte za můj čas.
Rychlá oprava: Všichni máme bláznivé dny v kanceláři, když se stačí dotknout základny s kolegou nebo přímou zprávou bez psaní románu. Takže ne. Použijte ve své zprávě jedno- nebo dvouslovný předmět, jako je schůzka nebo měsíc, s rychlou linkou nebo dvěma:
Tento přístup bude vždy a navždy stát za dalších 15 sekund vašeho času.
2.
Pokud máte důležitý projekt nebo zprávu, o které diskutujete e-mailem, můžete hláskovat úplná slova ve všech hlavních městech ( POTŘEBUJEM vaše odhlášení do konce DNES ) a zvýraznění, tučně nebo podtržení plných vět může narazit při rozhovoru. svým kolegům.
Jednou jsem pracoval s někým, kdo mi posílal e-maily s POTŘEBNÝM POTVRZENÍM v červené barvě a se všemi hlavicemi v jejích zprávách, nebo s plnými odstavci zvýrazněnými žlutě. Snažila se být informativní a upozornit na důležité podrobnosti - ale její přístup se ukázal jako příliš drsný.
Rychlá oprava: Použijte tučně nebo kurzívou nadpisy nebo odrážky k vyvolání důležitých projektů nebo bodů, které děláte - a ponechte formátování na pár slov, ne celých odstavců. Pokud se obáváte, že čtenář může prohledat e-mail a vynechat naléhavé položky, ujistěte se, že používáte informativní předmět e-mailu, například Projekty, které mají být schváleny na konci dne. Nakonec se ujistěte, že vaše e-maily jsou rychlé a stručné, což zvýší pravděpodobnost, že příjemce obdrží všechny potřebné informace.
3.
Když kolegovi posíláte e-mailem s užitečným nápovědou nebo detailem, který byl v předchozí zprávě přehlédnut, zasáhnete „odpovědět všem“ mohou přispět přátelským vstupem nebo radou jako blahosklonný nebo konkurenční, zejména když je nadřízen manažer dané osoby. (Kopírování něčího šéfa na e-mail s opravou je v zásadě to samé, jako když dává její konstruktivní kritiku, zatímco její šéf stojí přímo tam - to ocení přesně nikdo.)
Rychlá oprava: Pokud máte návrh pro odesílatele, pošlete jí e-mail přímo, ideálně na jiné vlákno, takže nehrozí, že náhodně zasáhne „odpověď všem“. Ještě lépe, zvedněte telefon! Rychlý telefonní hovor usnadňuje vyjasnění podrobností - bez rizika, že se někdo dotkne.
4.
Vím, že když jste spěchali na čas a poháněli se v doručené poště, mohlo by to vypadat jako zbytečný krok k napsání Děkuji, Vaše jméno , zejména když je tam váš e-mailový podpis. No, stejně to udělej. Ukončení e-mailu bez vašeho jména se podobá odchodu z konverzace bez rozloučení. Díky tomu budete vypadat spěšně a nedbalě a je to neslušné.
Rychlá oprava: Přidejte poděkování a své jméno k vašemu značkovému podpisu a nastavte jej tak, aby automaticky vyplňoval váš e-mail, když zasáhnete odesílání. Přátelské, profesionální odhlášení se bude provádět pokaždé - aniž byste museli něco dělat.
5.
Posílání e-mailů, které byste nechtěli, aby váš manažer viděl, vás může v případě předání e-mailu stát profesionálním svazkem. A ano, to by mělo být samozřejmé, ale stále se to pořád děje. Můj přítel pracoval se ženou, která si na ni stěžovala v e-mailovém řetězci, a hádejte co? Ten e-mail nakonec skončil v její doručené poště.
Pamatujte také, že e-mail společnosti je majetkem společnosti a považuje se za spravedlivou hru, pokud se lidské zdroje rozhodnou, že potřebují přístup k vašemu účtu. Kandidátská rada kolegovi, stížnosti na spolupracovníky nebo podrobnosti o víkendových plánech by nikdy neměly opustit vaši schránku.
Rychlá oprava: Buďte dokonalým profesionálem a předstírejte, že váš šéf je na každém e-mailu, který odešlete, předveden. Konec příběhu.
