Nemusím nutně považovat sebe za velký multitasker. Ve skutečnosti se mi zdá docela obtížné dělat více než jednu věc najednou. Řekněme, že poklepáváním hlavy a mátým žaludkem není můj trik s party.
Projektový násypník? To je reputace, kterou určitě převezmu. Načrtnu článek, odpovím na náhodný e-mail a pak začnu na projektu - to vše předtím, než zamířím zpět do mé schránky, abych odpověděl na další zprávu. Neřeším systematicky jednu věc najednou. Místo toho se přesouvám z úkolu do úkolu, abych se držel dál od svého zdánlivě nekončícího seznamu úkolů.
Nedávno jsem si však uvědomil něco, co mě přinutilo změnit své metody. Ano, moje pracovní dny byly šíleně zaneprázdněny. Ale nutně se necítili produktivně . Chodil jsem na večer s velkými, blížícími se projekty, které stále visely na mém seznamu. Věděl jsem, že jsem posledních osm hodin horečně psal na svém počítači. Jak se mi to nepodařilo udělat? Kam šel můj čas?
Právě z tohoto důvodu jsem se rozhodl vyzkoušet metodu nazvanou „dávkování“. Je to legrační slovo, ale neuvěřitelně jednoduchý koncept. V podstatě to znamená, že seskupíte podobné úkoly dohromady a potom se o ně postaráte jedním tahem. Tato metoda údajně zvyšuje vaši produktivitu tím, že vám pomůže vyhnout se zběsilému přepínání rychlostních stupňů, ke kterému vždy dochází, když přecházíte z projektu na projekt. Místo toho se můžete soustředit na jednotlivé úkoly, omezovat rozptýlení a podmanit si je strategicky.
Netřeba dodávat, že to znělo jako taktika, která byla navržena právě pro mě. Takže jsem tento systém vyzkoušel na jeden solidní týden, abych zjistil, zda to bylo něco, co ve skutečnosti pomohlo dát mé produktivitě a koncentraci tolik potřebný kop do kalhot. Zajímá vás, co jsem si myslel? Pojďme se držet tématu „seskupování podobných věcí“ a podívejme se na některé klady a zápory.
Klady
Opravdu jsem ztrácel méně času
Zatímco se mi technika Pomodoro trochu podařilo ovlivnit, stále se považuji za skeptického, pokud jde o hacky s jinou produktivitou, které slibují maximalizaci mého pracovního času. Takže jsem o tomto experimentu váhal. Pokud bych něco předpokládal, předpokládal bych, že ztrácím jen drahocenný čas a snažím se přijít na to, jak to udělat efektivně.
Nakonec mě ale překvapilo, kolik času mě tato taktika ve skutečnosti zachránila. Zaprvé, řešení podobných úkolů ve stejném kusu času mi pomohlo cítit se mnohem méně frazzlovaných a zdůrazňovaných. Navíc nedokážu adekvátně vysvětlit, kolik minut jsem ušetřil tím, že jsem nemusel neustále otevírat a zavírat spoustu různých dokumentů a karet prohlížeče. Místo toho bych přistoupil k tomu, co jsem potřeboval, nechal jsem se postarat o všechny ty relevantní úkoly a pak přešel celý blok věcí z mého seznamu. Byl to opravdu chytrý způsob práce!
Velké projekty mě méně zastrašovaly
Všichni jsme obeznámeni s těmi velkými projekty a úkoly, které na našich seznamech úkolů najdou trvalý domov, hlavně proto, že jsme příliš ohromeni a zastrašováni, abychom na ně mohli začít.
Ale pomocí této techniky dávkování jsem se rozhodl rozdělit větší úkoly na menší akční položky. Například bych předtím napsal na můj seznam „Napište článek pro The Muse“. Abych však mohl věci efektivněji seskupovat, rozdělil jsem toto zadání do několika menších kroků, jako je shromáždění mého výzkumu, nastínení mého díla, vypracování a editace a následné odeslání.
Udělal jsem to pro všechny články nebo větší projekty, které jsem v ten den pracoval. Poté bych provedl výzkum pro všechny , než přejdu k dalšímu kroku - místo abych se snažil řešit jeden celý článek najednou.
To znamenalo, že jsem vlastně dělal pokrok v těch věcech, které mám obvykle tendenci odstrčit. Celý proces se však cítil mnohem lépe zvládnutelný.
Udělal jsem méně chyb
Přiznejme si to - neustále přeskakování po celý pracovní den může být rušivé a dezorientující. Nikdo samozřejmě není dokonalý. Zjistil jsem však, že tento nesouvislý přístup k mé práci vyústil v příliš mnoho chyb a přehlédnutí, včetně překlepů v článcích a e-mailech zaslaných špatným lidem.
Při dávkování jsem zjistil, že dělám z těchto nánosů méně. Nejsem vědec, ale budu pokračovat a připočítám si skutečnost, že jsem byl schopen věnovat veškeré své zaměření úkolu, který je přede mnou. Moje myšlenky nebyly tak rozptýlené, což znamenalo, že jsem byl schopen aktivně zachytit všechny ty malé chyby a chyby.
Nevýhody
Můj seznam úkolů trval déle na vytvoření
V zájmu vyváženosti a čestnosti se nebudu snažit předstírat, že tato technika produktivity byla zcela bez jakýchkoli nevýhod. Největší, s níž jsem se znovu a znovu setkal, bylo to, že můj seznam úkolů mi zabral mnohem déle, než jsem se ráno mohl dát dohromady.
Jsem vizuální člověk. Takže jsem věděl, že pokud se budu držet této metody dávkování, můj seznam bude muset být strukturován stejným způsobem - jinak bych prostě skončil poskakováním znovu. Rychle jsem se však dozvěděl, že snaha být strategická zahrnuje nějaké vážné myšlenky a revize.
Nakonec jsem to obvykle takto:
- Zapisoval jsem všechny věci, které jsem chtěl ten den splnit, do jednoho obřího seznamu.
- Chytil bych své zvýrazňovače, abych obarvil kód a seskupil podobné položky dohromady.
- Poté, co jsem zíral na ten klikatý a zvýrazněný nepořádek, který by mě tlačil rovnou přes okraj, napsal jsem zcela nový seznam - dávám pozor na seskupení položek na základě mého barevného kódování.
Jak jsem si jistý, že to dokážete odhadnout, znamenalo to, že každý den mě připravuje na práci téměř dvakrát tak dlouho. Ale upřímně si myslím, že těch pár minut navíc skončilo, že to za to stojí!
Nebylo to vždy udržitelné
Během vašeho pracovního dne se objevují náhodná setkání a mimořádné události - věci, které jste ani neplánovali postarat se o to, aby se náhle skončily priority. Všichni víme, jak to jde.
Ačkoli tato metoda funguje velmi dobře v těch dnech, kdy všechno jde podle plánu, není vždy zvládnutelné, když najednou máte neočekávané setkání nebo pracovní krizi. A i když samozřejmě musíte provést nějaké úpravy a postarat se o to, co je třeba udělat, určitě může být trochu frustrující a dezorientující nechat klíč hodit do vašich nejlépe položených plánů. Koneckonců, nemůžete opravdu „dávkové“ naléhavé situace.
Takže budu i nadále dávat svůj seznam úkolů?
Stejně jako s čímkoli, s touto metodou přicházejí některé zřetelné výhody a chyby. Ale celkově bych řekl, že je to určitě něco, co budu i nadále provádět. Skutečně to pomohlo zvýšit moji koncentraci a povzbudilo mě, abych si s trochou strategie dobyl svůj seznam úkolů.
Jistě, objevily se některé věci, které jsem nemohl naplánovat. Pokud však budete chtít udržovat trochu flexibility s tímto systémem pro správu času, myslím, že s ním najdete velký úspěch.
Vyzkoušeli jste dávkování? Spojte se se mnou na Twitteru a dejte mi vědět, jak to pro vás fungovalo!
