Jako člen Gen Y již (doufejme) znáte nejdůležitější pravidla e-mailové etikety: Mějte to krátké a sladké a do e-mailu nedávejte nic, co byste nechtěli předat své babičce, svému šéfovi, nebo váš významný jiný.
Ale někdy nejpevnější část o psaní e-mailu vůbec není obsah - je to, jak jej začít a ukončit. Obzvláště na pracovišti to není vždy tak jednoduché, jako když začínáte „Vážený Joe“ a odhlásíte se „Díky, Kelly.“
Takže když připravujete zprávu vedoucímu najímání, výkonnému pracovníkovi nebo dokonce svému šéfovi, zde je návod, jak zajistit, aby se vaše nejlepší kybernetická noha posunula vpřed - od začátku do konce.
1. E-mail od koho?
První věc na prvním místě: Je čas ukončit svůj e-mailový účet „[email protected]“. Opravdu. Není to roztomilé nebo kreativní, je neprofesionální. Pokud používáte e-mailový účet z jakéhokoli jiného důvodu, než je chatování s přáteli z vysoké školy, použijte adresu, která obsahuje vaše první a poslední iniciály nebo jméno, a ponechte jej na tomto místě. Při používání čísel 0 nebo 1 ve své e-mailové adrese také buďte opatrní; může být obtížné je rozeznat na rozdíl od velkých písmen O nebo malých písmen L.
2. Vyvarujte se pozdravu Gaffes
Výběr prvního slova e-mailu je snadný - „milý“ nebo „ahoj“, oba fungují téměř v každé situaci. Ale po tom to může být složitější. Při běžné komunikaci na pracovišti je oslovení osoby podle jejího křestního jména obvykle v pořádku a používání titulů může způsobit, že vypadáte příliš formálně, dusně nebo mladistvě.
Existují však výjimky: někteří vedoucí na vyšší úrovni upřednostňují „pana“ nebo „paní“, takže stojí za to udržet si ucho, abyste slyšeli, jak se na něj ostatní lidé normálně obracejí. A je to bezpečná sázka, když se poprvé setkáváte s lékařem nebo profesorem, že by raději byli osloveni jako Dr.
Při odesílání e-mailů pro hledání zaměstnání je nejlepší použít tituly. Pokud ale neznáte pohlaví osoby, se kterou jste kontaktováni, nemyslete si - jděte pouze s křestním jménem. Ano, Christina „Chris“ Brown vám může odpustit, že jí zavoláte, pane, ale poslední věcí, kterou chcete udělat, je rozpaky, než se dostanete do srdce e-mailu.
A konečně, pokud nemáte konkrétní jméno pro příjemce (např. Posíláte dotaz na zaměstnání na centrální adresu HR), postačí jednoduché „ahoj“.
3. Zavřete se svolením
Možná máte oblíbenou uzavírací linku e-mailu, ale při odhlášení byste měli vždy zvážit svůj vztah s korespondentem a důvod e-mailu. Zde je rychlý náhled na některé běžně používané taglines a zprávu, kterou sdělují:
S pozdravem: Toto je univerzální závěrečný sentiment a 100% vhodný ve většině situací, ale může to být vnímáno jako trochu upchatý nebo off-putting pro korespondenci s někým, koho dobře znáte.
S pozdravem: Tato věta je profesionální, ale s trochou tepla. Je běžné u firemních e-mailů, které jsou méně formální, například mezi spolupracovníky, kteří spolupracují poněkud často. To lze dále zkrátit na „Pozdravy“, když někdo e-mailuje známému.
Nejlepší: Toto odhlášení je široce diskutováno a je vnímáno jako vše od upřímného k drobnému, v závislosti na filtru příjemce. Je to prostě zkrácená verze „S pozdravem“ a může vyvolat pozitivní pocity. Může to však být také nesprávně vyloženo jako neautentické, pokud nemáte předchozí osobní vztah s osobou, které zasíláte e-mailem.
S úctou: Jedná se o formální odeslání, které je vhodné při zasílání e-mailem generálnímu řediteli, předsedovi představenstva nebo výkonnému řediteli společnosti.
Dobře: To je určitě sociální závěr, ne profesionální. Posílá zprávu o přívětivosti a opravdovém zájmu - ale s úrovní důvěrnosti, která je nejlépe udržovat mimo profesionální korespondenci.
Teplé pozdravy: Toto je formálnější verze „laskavě“, ale stále se nejlépe hodí pro sociální e-maily.
Váš opravdu: Často považovaný za trochu upchaný pro e-mail, toto uzavření lze nejlépe využít pro formálnější korespondenci, jako je tištěný dopis.
4. Využijte svůj podpis
Ujistěte se, že na řádku podpisu jsou uvedeny základní údaje: vaše celé jméno, titul, název společnosti a kontaktní informace, včetně telefonních čísel a e-mailu. Logo společnosti může být také esteticky příjemným doplňkem.
Při odesílání e-mailů souvisejících s hledáním práce použijte své jméno a kontaktní informace. Přemýšlejte však o tom, jaké kontaktní údaje poskytnete - pokud nechcete, aby potenciální zaměstnavatelé volali na linku, kterou recepční někdy zvedne, pak toto číslo nevydávejte. A pokud používáte Facebook, Twitter a LinkedIn profesionálně, je dobré tyto informace také zahrnout.
V rámci podpisu se někdy zobrazí e-maily včetně uvozovek nebo vtipných stranou - ale pokračujte opatrně, než si pomyslíte, že vaše aktualizace potřebuje tento druh. Firemní e-maily musí obsahovat pouze to: business. Váš podpis není místem, kde by bylo možné ovlivnit vaše osobní přesvědčení nebo zájmy.
Když vyrazíte na e-mail, ujistěte se, že věnujete stejnou pozornost svému otevíracímu a uzavíracímu řádku jako zbytek svého obsahu. Nedovolte, aby se obaly, kterým se lze vyhnout, obtěžovaly nebo rozptylovaly, než se dostane k nejdůležitější části vašeho e-mailu - ke zprávě.
