Bohužel vaše seznamy úkolů nebudou až do dne, kdy zemřete, na nulu. Takže pokud jste si mysleli, že produktivitu nirvanu dosáhnete pouze tehdy, když jsou vaše seznamy prázdné a váš kalendář je otevřené plátno, to se pravděpodobně nestane - alespoň pokud budete mít práci, rodinu, přátele a život řídit.
Pokud jste jako většina lidí, máte dost robustní seznamy věcí, které se mají dělat, spolu s téměř konstantní záplavou nových úkolů a ohromujícím pocitem, že je nyní třeba vše udělat.
Mnoho lidí se snaží vypořádat se s horou osobních úkolů tím, že je třídí podle priority a začíná nahoře. Vypadá to logicky - ale ve skutečnosti to dostali zpět. Ve skutečnosti, než přemýšlíte o prioritách, musíte zvážit tři faktory, protože každý z nich omezuje vaše rozhodnutí o tom, co byste měli (a dokonce můžete) dělat dál.
Takže pokud se cítíte ohromeni a nejste si jisti, kde začít - odložte své seznamy „s nejvyšší prioritou“ stranou, zvažte tyto tři faktory a využijte je, abyste jim pomohli roztřídit své nadbytečné možnosti do lépe zvládnutelné sady volby.
Omezení č. 1: Kontext
Pokud nejste na správném místě, nemáte správný nástroj nebo nemáte před tou správnou osobou, která je povinna jednat, nemůžete tuto akci podniknout. Přemýšlejte o tom - někdy jste byli v práci, na schůzce a najednou si pamatujete, že musíte koupit šampón? Pokud toto setkání neopustíte, v tom okamžiku se „koupit šampon“ neděje. Patří na seznam zvaný „Errands“, když jste venku. (Pokud nejste jako můj manžel, který si myslí, že život šamponu lze navždy prodloužit tak, že do něj střílí vodu a zředí ji, když je téměř prázdná.)
Kontext bude vždy vaším prvním omezením. Určitě můžete změnit svůj kontext, abyste se dostali na správné místo, nástroj nebo osobu, aby podnikli akci, která právě přišla na mysl. Ale pokud tak neučiníte, vaše volby jsou nejprve omezeny tímto faktorem.
Metoda Davida Allena „Získání věcí hotovo“ navrhuje, abyste svůj seznam úkolů primárně třídili podle kontextu, jako je @Computer, @Home nebo @Errands. To šetří čas tím, že vám brání v slogování skrze volby, které ani nemůžete udělat - protože nejste ve správném kontextu.
Omezení č. 2: Dostupný čas
Druhým faktorem, který přichází do hry, je kolik času máte. Pokud máte velký projekt, na kterém budete pracovat, ale musíte se odskočit na další schůzku nebo vyzvednout své děti za 10 minut, pravděpodobně to není dobré využití vaší snahy jej zahájit. Může to trvat tak dlouho, než se dostanete do jeho rytmu, než se budete muset uvolnit.
Pokud je tedy faktor času, hledejte možnosti, které odpovídají vašemu dostupnému času. Možná za těch 10 minut není nejlepší, abyste šli zkontrolovat doručenou poštu a napůl přečíst spoustu e-mailů, které budete stejně muset znovu přečíst. Možná místo toho budete mít větší prospěch z toho, že jdete ven a dýcháte čerstvý vzduch, nebo z tohoto rychlého hovoru, kde víte, že dostanete něčí hlasovou schránku.
Omezení č. 3: Zdroje
Třetím faktorem, který je třeba zvážit, je to, jaká je vaše energie. Nevím o vás, ale v pátek odpoledne po dlouhém rušném pracovním týdnu není čas ponořit se do něčeho, co bude mít hodně duševní šířky pásma. Místo toho dělám rozhodnutí, která odpovídají mé mentální a fyzické energii. Nemluvě, že nejsou časy, kdy se musím „vzbudit“ a dostat se tam, ale rád si uvědomuji, co si vybírám, a porovnám to s tím, když si myslím, že přinesu své nejlepší já, kdykoli Můžu.
Tahání v prioritách
Řekli jsme na začátku, abychom zrušili „prioritu“ - ale teď, tady se to vrací. I když kontext, časová dostupnost a zdroje omezí vaše rozhodnutí o tom, které úkoly byste měli řešit, stále nejsou dostačující, aby vám pomohli při rozhodování, která vám přinese největší hodnotu. Zde svítí priorita - stává se vaší strategií.
Pokud si myslíte, že rozhodnutí na základě priority znamená, že musíte mít svůj život a práci „na to přijít“, usnadní vám to. Musíte jen vědět, k čemu jste se zavázali - úplně. Nejprve zaznamenejte do seznamů vše, co jste se dohodli, mohli, mohli, nebo měli byste, osobně a profesionálně, abyste věřili, že se rozhodujete proti úplnému soupisu toho, co jste se zavázali.
Potom položte tyto dvě jednoduché prioritní otázky:
Často si uvědomíte, že polovina projektů a úkolů, které jste přijali, nemůže být realisticky splněna v době, kdy máte, ani nemá význam jejich převzetí nyní, ani malé riziko parkování v budoucnu. Takové věci jsou pro mě na seznamu „Někdy možná“. Nevzdal jsem se toho nápadu - říkám jen „ne teď“.
Zkuste položit tyto dvě otázky na další e-mail, který obdržíte, a požádejte vás, abyste něco udělali. Nebo další knihu, kterou si řeknete, že byste si měli přečíst. Nebo příští schůzku, na kterou jste vyzváni. Mohlo by vám to jen pomoci probudit vaše volby s větší lehkostí mysli, s vědomím, že můžete udělat jen tolik, a že děláte ty nejlepší volby, které můžete.
