Je možné mít seznam úkolů, který vás povzbudí, pomůže vám upřednostnit váš den, a motivuje vás, abyste se pohybovali vpřed, dokonce i po těch nevyhnutelných rozptýleních nebo neúspěchech. Přesto se tolik lidí, kteří vypírají seznamy, do 18 hodin nedokáže všechno zkontrolovat.
A to hlavně proto, že své seznamy nevyrábějí správně. Ve skutečnosti mnoho lidí obvykle zabíjí svou vlastní produktivitu.
Pokud jste vinni některým z následujících, možná s vámi mluvím.
1. Vybíráte si čas pro energetické upíry
I když jste tuto frázi ještě nikdy neslyšeli, víte, kdo jsou tito lidé: Mají vaši energii tím, že se zaměřují výhradně na sebe a ne na dobro týmu. Váš čas a priority se ani nezaregistrují na svém radaru. A z nějakého důvodu vám tato osoba neustále zasílá e-maily, aby vám pomohla s něčím, častěji než ne, s časově náročným něčím, co skončí na vašem seznamu úkolů (přesto, že pro vás není přínosem).
Řešení
Snadný. Pokud to není naléhavá záležitost, která mění společnost, můžete se zdvořile oddělit jednoduchým: „Teď jsem v těsném termínu a tento týden bohužel nemůžu pomoci.“ Pokud osoba přetrvává, pokračujte otázkou, která ukazuje proč to nepatří na váš talíř: „V současné době pracuji. Je-li to naléhavé, mohu se obrátit na svého manažera a zeptat se ho, jak by chtěl, abych stanovil priority. “
2. Seznamujete položky, které jsou nejasné
Jednoduše řečeno, žádná položka na vašem seznamu, kterou nelze uvést jako akci, by tam neměla být. To zahrnuje jak úkoly, které jsou nejasné (reagovat na projekt), nebo vícestupňové (spuštění nové řádky). Buď se snažíte vzpomenout si na jaký projekt, na který jste chtěli reagovat, nebo vás ohromí šance na spuštění linky odpoledne.
Řešení
Místo toho použijte jasné věty pro položky na vašem seznamu, vždy používejte více podrobností, než si myslíte, že potřebujete. Protože ve 16:00 mohou být vaše myšlenky o 9:00 vzdálenou pamětí. A pokud jde o ty větší předměty, rozdělte je na menší kroky. Ve skutečnosti by položka na vašem seznamu mohla být „Koncept časové osy pro spuštění nové produktové řady“. Tato časová osa se pak stane menšími akčními položkami, které můžete do svého seznamu vložit každý týden.
3. Načítáte svůj seznam s příliš mnoha položkami
Pokud je váš seznam idealističtější, než co můžete realisticky dosáhnout, připravujete se na neúspěch a zabraňujete tomu, abyste získali ten konečný pocit úspěchu. Navíc, když píšete příliš mnoho věcí, je pravděpodobnější, že je to příliš skličující. Nebudete vědět, kde začít, a zvýšíte pravděpodobnost otálení.
Řešení
Belle Beth Cooper, autor obsahu v Bufferu, sdílel následující tipy s Jeffem Hadenem společnosti Inc., Jak přepracovat svůj seznam úkolů:
Jak zjistíte, co je nejdůležitější? Jsou to obvykle ty aktivity, které jsou měřitelné, a také ty, které jsou generativní, což znamená, že když jsou dokončeny, přesouvají celý projekt, tým nebo společnost k dosažení cílů.
4. Zapomínáte naplánovat přestávky
Jistě, v ideálním světě byste mohli přijít do kanceláře v 9 hodin ráno a pracovat nonstop až do 18 hodin. Ale to není ideální svět a vy se budete rušit, budete mít hlad a necháte si sedět mravence na celé hodiny.
Řešení
To by mohlo zahrnovat procházku (můj osobní oblíbený), popadnutí něco k jídlu nebo pití, nebo návštěva užitečného nebo inspirujícího webu. Potřebujete nápady? Tento seznam zdůrazňuje 55 užitečných a inspirativních webů, které jsou ideální pro rychlou pracovní přestávku.
5. Nepřipouštíte si žádnou mezipaměť pro přerušení
Snažili jste se pochopit své priority a napsat je. Ale pak se rozptýlíte. E-mail, váš spolupracovník, nejnovější zprávy - seznam pokračuje. Takže přes všechny vaše tvrdé práce a barevné odkazy, jste mimo stopu, že první naléhavá zpráva přichází do vaší doručené pošty.
Řešení
Nechte každý den v plánu několik mezer, kde nic nenaplánujete. To vám poskytne rezervy pro práci v těchto nečekaných okamžicích. Nejhorší scénář? Nic naléhavého se neobjeví a svůj den dokončíte brzy.
Kromě toho můžete také proaktivovat mnoho přerušení: aktivujte svůj stav na všech interních chatech, nastavte telefon tak, aby šel přímo do hlasové schránky, a upravte nastavení e-mailu, abyste byli upozorněni pouze v případě, že vás upozorní konkrétní lidé . (Postupujte takto: Gmail a Outlook.)
Neexistuje žádný správný způsob, jak vytvořit seznam úkolů, ale způsob, jakým k nim přistupujete, může váš den udělat nebo přerušit. Takže bez ohledu na to, co používáte - aplikace, počítač, staromódní pero a papír - vyhněte se těmto pěti zabijákům produktivity a včas získáte ty správné věci.
