Lidé se mě neustále ptají, jak dělat věci rychleji, lépe a efektivněji a jaké nástroje, které jim doporučuji, aby jim to pomohly. Ale je tu jedna otázka, kterou dostávám mnohem méně, což je stejně důležité: Jak mohu ušetřit čas - méně?
Věděl, co neudělat a co přestat dělat, může skutečně změnit váš štěstí a produktivitu.
Vyzkoušejte si tento seznam sedmi otázek, abyste se ujistili, že svůj čas dobře investujete.
1. Říkáte ne?
Většina lidí si musí být oblíbená. Výsledkem je, že řekneme ano téměř všem, co se od nás žádá, což znemožňuje dělat všechno dobře a zapsat si čas a produktivitu. Podívejte se na posledních 10 žádostí, které jste obdrželi (ignorujte přiřazení od svého šéfa, na které možná nemáte kontrolu). Pokud jste řekli ano více než polovině, je pravděpodobně čas tlačit se, abyste začali říkat ne (zde je několik způsobů, jak to udělat pěkně).
2. Delegujete dost?
Ať už jste manažer nebo ne, existují příležitosti k delegování na kolegy. Pokud děláte všechno sami a myslíte si, že je to pro mě prostě rychlejší, můžete být delegatofobou. Podívej se dobře na své úkoly za poslední týden - jsou všechny ty popisy vaší práce? Pokud ne, podívejte se na mé tipy pro úspěšnou delegaci, jak začít tlačit některé věci z vaší desky.
3. Je vše na vašem seznamu úkolů nutné?
Nepokládejte nekonečný seznam úkolů, abyste to zvládli, i když je to ve skutečnosti priorita. Pokud jste nedělali úkol v týdnech, nebo je to vždy to, co je posunuto k pozdějšímu datu, může to být známka toho, že to ve skutečnosti není nutné. Použijte svého manažera a kolegy jako znějící desky k pokusu o odstranění nepotřebných položek ze seznamu úkolů, takže můžete věnovat více času položkám s vysokou prioritou, které posunou vaše cíle vpřed. Pro tip: Máte potíže s odstraňováním úkolů v práci? Projděte si každý z nich a napište dopad, jaký bude mít (např. „Příležitost k výdělku“ nebo „růst uživatelů“). Budete překvapeni, kolik položek není v souladu s vaší společností nebo osobními cíli.
4. Jsou všechna opakující se schůzky ve vašem kalendáři nezbytná?
Zrušte všechny, které nemají vliv nebo které by mohly být nahrazeny aktualizací e-mailem. U schůzek, které udržujete, přehodnoťte, zda jejich formát, délka a účastníci přispívají k jejich účinnosti. Jak vysvětluje podnikatel Jim Belosic, šetří to čas i peníze - hodinová schůzka se 17 zaměstnanci, kteří v průměru činí 40 000 $ ročně, stojí 232, 88 $. Yikes.
5. Je pro jednorázové schůzky vaše výchozí délka příliš dlouhá?
Většina lidí používá výchozí 60minutové schůzky, když počáteční konverzace zřídka potřebují tolik času. Zkuste nastavit kalendář na výchozí hodnotu 30 nebo 20 minut. Získáte ten čas zpět a pravděpodobně budete mít mnohem produktivnější schůzky.
6. Potřebujete vůbec schůzku?
Novinky flash: Nemusíte souhlasit s každou schůzkou, kterou jste požádáni o účast. To platí pro lidi, kteří do vašeho kalendáře přidávají schůzky bez dotazu - máte povolení odmítnout vše, co není pro vaši práci kritické. Nastavte horní lištu, která lidem poskytne čas, a zjistíte, že více otázek je vyřešeno prostřednictvím e-mailu nebo často účinněji zvednutím telefonu.
7. Jste slave do vaší doručené pošty?
Když už mluvíme o věcech, které nemusíte dělat: nemusíte odpovídat na všechny e-maily, které přicházejí. Dejte si svolení archivovat irelevantní studené e-maily a e-maily FYI, na kterých jste cc: ed nebo bcc: ed. A když jste u toho, odhlásit se od čehokoliv, co nečtete (ne, nemusíte číst každý e-mailový zpravodaj, k němuž se přihlásíte). Klíčem k tomu, abychom si udělali čas na skutečnou práci, je říct ne e-mailem.
Někdy se produktivita netýká systémů, které jste zavedli, nebo aplikací, které stahujete - jde o dobrý pohled na to, jak trávíte čas a uvolňujete svůj rozvrh od zbytečných úkolů. Více hodin denně? Myslím, že se všichni můžeme shodnout, že je to dobrá věc.
