Když to uděláte správně, virtuální videokonference - konkrétně Google Hangouts - mohou spojit vzdálené týmy, ujistit se, že jsou všichni na stejné stránce, a umožnit každému, aby se zapojili bez tlumené atmosféry konferenčních místností (kteří nemají rádi chlazení na gauči na schůzku?).
Ale když se udělá špatně? Google Hangouts může být obrovská ztráta času, nemluvě o mimořádně rušivých a trapných (15sekundové pauzy nejsou nikdy zábavné).
Chcete mít efektivní a úspěšný Hangout Google, který neznepokojuje každého? Zde je několik klíčových věcí, které byste měli mít na paměti.
1. Naplánujte stejně jako na jakékoli jiné schůzce
Obecně to, že nemusíte být fyzicky v kanceláři na schůzce, neznamená, že můžete uvolnit přípravy. Koneckonců stále chcete, aby vaše schůzka probíhala co nejrychleji (a bolestně).
Význam: Vytvořte herní plán. Pokud Hangout pořádáte, posílejte předem všem předem krátkou agendu, aby věděli, co mohou očekávat a co se mají připravit. Pokud schůzku nevedete, navrhněte takové osobě, aby poslala krátký e-mail s hlavními body rozhovoru. Jednou jsem seděl na virtuální schůzce, kde osoba, která ji provozovala, zapomněla říct dalšímu pracovníkovi, aby předem našel konkrétní (a životně důležitý) dokument, takže ten člověk strávil během schůzky 20 minut hledáním své doručené pošty. Cue zbytek z nás trapně sedí u našich počítačů nevěděl, co dělat.
Tomuto zbytečnému času se však můžete snadno vyhnout tím, že se ujistíte, že každý ví, co by s sebou měli „přinést“, a je připraven se zúčastnit, jakmile se přihlásí.
Trocha pro tip: Využijte funkci chatu Google Hangoutu na pravé straně obrazovky a rychle zapište program, na který se mohou všichni odvolat. Nemusí to být podrobné, ale může působit jako narážka, aby všichni byli na správné cestě a soustředěni.
2. Diskutujte o formátu předem
Google Hangouts může být mnohem nepříjemnější než osobní setkání. Když vy a partie lidí fyzicky sedíte v místnosti, je snadné vyzvednout si body, abyste zjistili, kdo bude dál mluvit nebo jaký je celkový pocit setkání. Ale když sedíte na obrazovce počítače, nevidíte nic kromě tváře člověka? Je to trochu těžší.
Opět platí, že mnoho nepříjemnosti lze snížit, pokud každý předem zná formát schůzky. Bude jeden člověk mluvit mnohem víc než všichni ostatní? Požádejte ostatní členy schůzky, aby se zúčastnili hangoutu s vypnutými mikrofony. Je relace kulatým stolem? Dejte lidem vědět, v jakém pořadí budou požádáni o předložení, abyste nemuseli jednat s každým, kdo mluví o sobě nebo s dlouhými, nepohodlnými slovy „Takže - kdo chce jít dál?“ Pauzy. (To jsou nejhorší.)
3. Využijte aplikace Google Hangout
Mnoho lidí si neuvědomuje, že pár ikon může být zachránce na schůzce, zejména pokud se snažíte, aby to šlo co nejrychleji.
Vidíte tu malou ikonu mikrofonu? To je tlačítko ztlumení. Používejte jej, pokud je vaše okolí hlučné nebo pokud něco píšete, zatímco ostatní mluví. Je to skvělá zdvořilost pro ostatní lidi na vašem Hangoutu.
Pokud se účastníte schůzky, na které se všichni současně pokoušíte prohlédnout dokument nebo webovou stránku, použijte možnost snímání obrazovky Google Hangoutu. Zúčastnil jsem se příliš mnoha Hangoutů Google, kde se celá řada lidí snaží podívat se na stejnou webovou stránku na svých počítačích (a tedy vlastně hangoutu vlastně nevěnuje pozornost), a v těchto situacích je to dar z nebes.
Google má také spoustu dalších aplikací speciálně pro Hangout, takže se ujistěte, že se podíváte a uvidíte, co by pro váš tým mohlo fungovat nejlépe. Z virtuální tabule mohou vaši spolupracovníci čerpat z brainstormingu do podivné malé aplikace, která každému dává kníry a vtipné klobouky, najdete vše, co potřebujete, aby byl váš Hangout produktivnější a zábavnější.
Celkově mohou být setkání Google Hangoutu stejně účinné (ne-li více) než osobní setkání; prostě si předem trochu procvičí a naplánují. Ale pokud můžete přimět každého, aby vstoupil na stejnou stránku, bude to hladká, nemotorná plachtění.
